Najważniejsze informacje ze spotkania „Środy z KSeF”

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do:

nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
otrzymywania faktur ustrukturyzowanych,
przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur,
przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawianych przez podatnika dla jednego odbiorcy,
weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza Krajowym Systemem e-Faktur.

1 września 2025 - publikacja ustawy w Dzienniku Ustaw (poz. 1203). Wyłączenie środowiska testowego KSeF 1.0.
30 września 2025 - uruchomienie testów otwartego API KSeF 2.0.
15 października 2025 - możliwość integracji przez API KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym (DEMO). Dzięki temu dostawcy systemów finansowo-księgowych (w tym Scanye) będą mogli sprawdzić, jak ich oprogramowanie współpracuje z systemem KSeF 2.0
1 listopada 2025 - uruchomienie Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
3 listopada 2025 - rozpoczęcie testowania Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
15 listopada 2025 - udostępnienie Aplikacji Podatnika w środowisku przedprodukcyjnym.
‼️ 1 lutego 2026 - start produkcyjnej wersji KSeF:
- obowiązek KSeF dla firm z obrotami >200 mln zł w 2024 r.,
- wejście w życie nowej struktury FA(3),
- obowiązek odbioru faktur przez KSeF,
- start trybów awaryjnych (offline24, awaria, totalna awaria).
‼️ 1 kwietnia 2026 - KSeF obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.
Do 31 grudnia 2026 - okres przejściowy, odracza się:
- Wprowadzenie kar za niestosowanie KSeF,
- Obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach za faktury między czynnymi podatnikami VAT,
- Obowiązek wskazywania numeru KSeF w przypadku zapłaty w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP),
‼️ 1 stycznia 2027 - KSeF obejmie przedsiębiorców dotychczas zwolnionych (do 10 tys. zł miesięcznie).

Faktura jest uznana za doręczoną w momencie wpływu do KSeF, a nie odebrania jej przez klienta.
Dostęp do e-Faktur oraz możliwość nadawania uprawnień jest możliwa z poziomu Aplikacji Podatnika KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.
UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) staje się jedynym dowodem dostarczenia faktury. UPO - to urzędowy dokument elektroniczny, który potwierdza, że faktura została skutecznie przyjęta do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Generuje go automatycznie system KSeF w momencie, gdy faktura przechodzi walidację techniczną i formalną.
Brak konieczności duplikatów - w KSeF faktura nie zginie. Faktury będą dostępne online w KSeF dla obu stron transakcji przez 10 lat.
„Anulowanie faktury” w dotychczasowym rozumieniu nie będzie możliwe - każda błędna faktura wymaga korekty.

Faktura ma format XML z numerem KSeF - nie jest już PDF-em w mailu.
Struktura numeru KSeF
W strukturze pojawia się nowy element „Załącznik” - ale uwaga: nie można przesyłać osobnych plików PDF/JPG/XLS, tylko dane wprowadzane do faktury.
Struktura FA(3) obowiązuje od 1 lutego 2026 i zastępuje FA(2).

Profil Zaufany - darmowe narzędzie
Podpis Kwalifikowany zawierający atrybut NIP lub PESEL Narodowe Centrum Certyfikacji (NCCert)
Podpis Kwalifikowany bez atrybutu NIP lub PESEL
Pieczęć Kwalifikowana
Token - (docelowo token w KSeF zostanie zastąpiony Certyfikatem KSeF)
Certyfikat KSeF

Od 1 listopada 2025 działa Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) - obowiązkowy do korzystania z KSeF.
Certyfikaty są też wymagane do pracy w trybie offline24 (wystawianie faktur w razie awarii systemu).

Produkcyjne - To jedyne środowisko, w którym faktury mają skutek prawny – trafiają do obrotu gospodarczego i do urzędu skarbowego.
Przedprodukcyjne (DEMO) - To "poligon doświadczalny" dla dostawców oprogramowania i biur, które chcą przetestować, czy ich program księgowy poprawnie integruje się z KSeF.
Testowe - tylko dla prób, z danymi sztucznymi. Można tam „poćwiczyć” wystawianie faktur, ale te dane są całkowicie fikcyjne i nie mają żadnego zastosowania w praktyce.

Offline24 - dla podatników w razie braku internetu lub problemów z przesłaniem faktury.
- Tryb online
  To standardowy sposób działania - faktura od razu po wystawieniu trafia do KSeF i otrzymuje swój numer identyfikacyjny. Wszystko odbywa się automatycznie.
- Tryb offline
  Uruchamiany jest wyłącznie wtedy, gdy Ministerstwo Finansów oficjalnie poinformuje o niedostępności systemu (planowej lub nagłej). Faktury wystawione w tym czasie zapisuje się lokalnie i przesyła do KSeF po przywróceniu jego pracy.
Awaria KSeF - komunikat Ministerstwa, możliwość wystawiania faktur awaryjnych.
Totalna awaria - skrajne sytuacje (np. zagrożenie kraju), komunikaty w mediach masowych.

Szkolenia Przedsiębiorców naszych - Przedsiębiorcy, których księgowi korzystają ze Scanye, już teraz mogą zapisać się na nasze szkolenia, gdzie krok po kroku pokazujemy, jak dodawać faktury do Scanye, jak je poprawnie wystawiać i organizować w systemie. Po udostępnieniu testowej wersji KSeF przez Ministerstwo Finansów (po 15 października), przeszkolimy Was również z połączenia z KSeF i nowego obiegu dokumentów, dzięki temu zmiany nie będą dla Was wyzwaniem.

👉 Kliknij w poniższy link aby wybrać dogodny termin szkolenia :)

Link do zapisów dla Przedsiębiorców
Nowy obieg dokumentów pod KSeF - wprowadzimy specjalny moduł, w którym jako Przedsiębiorca będziesz mógł oznaczyć swoje faktury:
- do zaksięgowania,
- do wyjaśnienia,
- wyłączone z kosztów.
  
  💡To daje jasną informację i pełne zabezpieczenie w przypadku kontroli.

Procedura bezpieczeństwa do pobrania dla Bura Rachunkowego - przygotowaliśmy wzór procedury, którą możesz wdrożyć w swoim biurze i udostępnić klientom. Dokument jasno wskazuje, kto odpowiada za akceptację faktur, a kto za ich zaksięgowanie. Dzięki temu w przypadku kontroli urząd skarbowy nie będzie mógł przerzucić odpowiedzialności na księgowego.

Pobieram procedurę
Szkolenia dla Księgowych - gdy tylko uruchomimy wersję testową KSeF (po 15 października), przygotujemy dla Państwa praktyczne szkolenia:
- jak połączyć Scanye z KSeF,
- jak zorganizować nowy obieg dokumentów,
- jak odnaleźć się w codziennej współpracy z Przedsiębiorcami w środowisku KSeF.