Najważniejsze informacje ze spotkania „Środy z KSeF”
Nadawanie uprawnień oraz wystawianie faktur w KSeF przez JST, GV i rolników ryczałtowych
Celem spotkania było przedstawienie zasad nadawania i zarządzania uprawnieniami w KSeF, ze szczególnym uwzględnieniem:
jednostek samorządu terytorialnego (JST),
grup VAT (GV),
oraz rolników ryczałtowych.
Omówiono też zasady wystawiania faktur w różnych trybach, rola pełnomocników, powiązanie z modułem certyfikatów i uprawnień (MCU) oraz praktyczne przykłady konfiguracji dostępów.
Uprawnienia w KSeF - podstawowe zasady
Uprawnienia są kluczowe dla funkcjonowania w KSeF - umożliwiają wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur.
Podmiot może posiadać różne typy dostępów:
uprawnienie właścicielskie - przysługuje automatycznie podatnikowi (lub JST, GV),
uprawnienia nadane - dla osób lub podmiotów, które działają w jego imieniu,
uprawnienia wynikające z pełnomocnictwa UPL-1, UPL-1P lub ZAW-FA,
uprawnienia techniczne - dla integracji z oprogramowaniem zewnętrznym (API).
Wszystkie te role są widoczne i zarządzane w Modułach Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
Nadawanie uprawnień w MCU
Proces nadawania uprawnień wygląda następująco:
Uwierzytelnienie w KSeF (Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub certyfikat KSeF).
Wejście do MCU i wybór funkcji „Nadanie uprawnienia”.
Wskazanie osoby, której nadawane jest uprawnienie - po numerze PESEL, NIP, lub w szczególnych przypadkach poprzez dane identyfikacyjne (jeśli brak NIP/PESEL).
Określenie zakresu uprawnień:
do wystawiania,
do odbioru,
do podglądu faktur,
do nadawania dalszych uprawnień.
Zatwierdzenie - system generuje potwierdzenie nadania uprawnienia.
Jednostki samorządu terytorialnego (JST)
JST jako podmioty złożone (gmina, powiat, miasto, województwo) mogą:
nadawać uprawnienia swoim jednostkom organizacyjnym (np. szkołom, ośrodkom kultury),
delegować uprawnienia dla pracowników urzędu lub zewnętrznych biur rachunkowych.
Każda jednostka powinna wystawiać faktury we własnym zakresie w KSeF, w strukturze FA(3), z zachowaniem rozdzielności NIP-ów.
Grupy VAT (GV)
Dla grup VAT system KSeF przewiduje odrębny model dostępu:
dostęp właścicielski przysługuje jednostce reprezentującej grupę VAT,
pozostali członkowie mogą otrzymać uprawnienia nadane przez reprezentanta,
system umożliwia rozdzielenie uprawnień do poszczególnych czynności - np. wystawiania, odbierania, raportowania.
Ważne:
każda faktura wystawiana przez grupę VAT musi być oznaczona identyfikatorem grupy (GV NIP),
reprezentant odpowiada za nadawanie i cofanie uprawnień w imieniu całej grupy.
Rolnicy ryczałtowi
Rolnicy ryczałtowi mogą uczestniczyć w KSeF, ale zasady są inne - mogą korzystać z systemu tylko, jeśli:
wyrażą zgodę na wystawianie faktur VAT RR w KSeF przez nabywcę,
posiadają numer NIP.
Wystawianie faktur VAT RR i korekt VAT RR w KSeF:
odbywa się w strukturze FA_RR(1),
wymaga zgody rolnika ryczałtowego (jednorazowej lub stałej),
faktury mogą być wystawiane online lub w trybie offline24,
obowiązek przesłania do KSeF ciąży na nabywcy.
MF podkreśliło, że udział rolników w systemie jest dobrowolny, ale zalecany - dla uproszczenia dokumentacji i lepszej weryfikacji płatności ryczałtowych.
Pełnomocnictwa i dokument ZAW-FA
W przypadku osób działających w imieniu podatnika, JST lub GV, nadanie dostępu do KSeF wymaga:
posiadania pełnomocnictwa UPL-1 lub UPL-1P (dla e-podpisów),
lub złożenia zawiadomienia ZAW-FA w urzędzie skarbowym,
albo przypisania certyfikatu KSeF (typ 1 lub 2) do konkretnej osoby.
ZAW-FA umożliwia nadanie pierwszego uprawnienia osobie, która nie może sama zalogować się do systemu (np. nie posiada Profilu Zaufanego, podpisu z NIP itp.).
Po nadaniu takiego uprawnienia - dalsze można nadawać już bezpośrednio w KSeF (MCU).
Wystawianie faktur przez JST, GV i rolników
Wszystkie te podmioty korzystają z jednej logiki KSeF, z różnicami technicznymi:
JST - wystawiają faktury w FA(3); mogą dodawać załączniki, obsługiwać korekty, i działać w imieniu jednostek podległych.
GV - faktury są wystawiane przez reprezentanta grupy w imieniu całej GV, ale mogą zawierać dane poszczególnych członków. Jedynie reprezentant GV posiada pełne uprawnienie właścicielskie do wystawiania faktur w imieniu grupy.
Rolnicy ryczałtowi - faktury VAT RR wystawia nabywca w KSeF, z zaznaczeniem, że pochodzą od rolnika ryczałtowego.
W każdym przypadku obowiązują zasady:
uwierzytelnienie wystawcy,
struktura logiczna FA(3) lub FA_RR(1),
możliwość pracy w trybie online i offline24,
numer KSeF nadawany po przesłaniu faktury do systemu.
Najczęstsze błędy
Podczas szkolenia zwrócono uwagę na typowe błędy JST:
brak przypisania odpowiednich ról w MCU (np. nadanie tylko „podglądu”, bez „wystawiania”),
brak indywidualnych certyfikatów dla jednostek podległych,
mylenie certyfikatów KSeF z podpisem kwalifikowanym,
próby wystawiania faktur w imieniu rolników bez ich zgody w systemie,
nieprawidłowe daty w polu P_1 (data wystawienia) przy trybie offline.
Dlatego kluczowym jest, aby:
uporządkować strukturę uprawnień przed 1 lutego 2026,
przetestować nadawanie ról i certyfikatów w środowisku testowym,
przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie,
a rolnikom i grupom VAT - wyznaczyć osoby kontaktowe i przygotować procedury nadawania zgód.
Podręcznik KSeF
Podczas spotkania wiele razy został wspomniany podręcznik KSeF, który dodaję na samym końcu notatki - można pobrać. Wszystkie części podręcznika pochodzą i są dostępne na stronie https://ksef.podatki.gov.pl/. Dla Państwa wygody dodajemy je również tutaj 🙂 Temat dzisiejszej Środy z KSeF został opisany w formie dokładnej instrukcji w części IV podręcznika. Co prawda, instrukcja zawiera wiele stron, jednocześnie to sprawia że jest bardzo szczegółowa i dość dobrze na tym etapie wyczerpuje temat.
Wnioski z ostatnich spotkań Środy z KSeF
Podsumowując ostatnie spotkania z cyklu „Środy z KSeF” organizowane przez Ministerstwo Finansów
Warto podkreślić, że te szkolenia są bardzo pomocne - pozwalają lepiej zrozumieć kierunek zmian i przygotować się do nadchodzących obowiązków.
Dla wielu biur rachunkowych i ich klientów to jednak dopiero pierwszy krok. Po stronie Ministerstwa Finansów pojawia się dużo ogólnych informacji o przepisach i procesach, ale w praktyce biura potrzebują konkretnych narzędzi i przykładów, jak wdrożyć te zasady na co dzień.
Jednym z takich rozwiązań jest Scanye, które pełni rolę pośrednika pomiędzy biurem rachunkowym, klientem i KSeF.
Czyli jak wygląda praca z KSeF kiedy biuro korzysta ze Scanye?
1️⃣ Zespół Scanye szkoli Ciebie oraz każdego Twojego klienta. Po szkoleniu Ty i Twoi klienci mają dostęp do wszelkich instrukcji jak i wsparcia na czacie, mailowo lub przez infolinię.
2️⃣ Twój klient łączy się z KSeF jednym kliknięciem. Bez dodatkowych upoważnień, podpisów i wniosków. Integracja odbywa się raz np. przez token lub certyfikat i działa automatycznie w tle.
3️⃣ Faktury trafiają do Scanye automatycznie. Faktury są pobierane automatycznie z KSeF i przypisywane do odpowiednich klientów. Wszystkie dokumenty nieobjęte obowiązkiem elektronicznego obiegu np. paragony, rachunki zagraniczne - też trafiają do tego samego miejsca. Zarówno biuro jak i klient mają dostęp do wszystkich dokumentów w czasie rzeczywistym.
4️⃣ Klient nadaje statusy. Przy każdej fakturze Twój klient może zaznaczyć: Do księgowania, Do wyjaśnienia lub Nie księguj. Ty widzisz wszystko wraz z opisami i pełną historią decyzji. Jeśli uznasz, że danej faktury nie można zaksięgować w koszty, wystarczy że poinformujesz o tym klienta zmieniając status na Odrzucono. Chcesz napisać dodatkowe wyjaśnienie? możesz użyć do tego komentarzy. To nie tylko porządek, ale też dowód należytej staranności w razie kontroli.
5️⃣ Koniec z szukaniem i sprawdzaniem. Masz wgląd w źródło faktury (z KSeF, z własnego importu, przekazane mailem), pełny audyt zmian i przypisane osoby odpowiedzialne.
W ten sposób Scanye pomaga biurom rachunkowym przekuć wiedzę w realne procesy - uporządkować obieg dokumentów, przetestować nowe zasady i przygotować klientów na obowiązkowy KSeF spokojnie, z wyprzedzeniem.
Skąd pobrać szablon procedury KSeF?
Pobierz naszą sprawdzoną procedurę bezpieczeństwa i checklistę, aby w pełni przygotować swoje biuro na nowe przepisy. Link do pobrania ➡️ https://scanye.pl/procedura/