Wstęp

Wtyczka to rozwiązanie w odpowiedzi na potrzeby zgłaszane przez naszych klientów, dzięki niej:

zobaczysz podgląd faktur pobranych ze Scanye bezpośrednio w Optimie,
dodatkowo możesz automatycznie przenosić numer KSeF do programu księgowego,
nie musisz korzystać z modułu pracy rozproszonej,
całość usprawnia pracę i pozwala szybciej weryfikować dokumenty - bez przełączania się między narzędziami.

💡 Poniższa instrukcja przedstawia już konfigurację wtyczki, wcześniejszy etap to poprawna instalacja wtyczki, jeśli jeszcze nie zainstalowałeś/aś wtyczki przejdź do poniższej instrukcji:

Jak zainstalować wtyczkę Scanye [LINK]

Pliki PDF do podglądu są zapisywane w bazie danych

Żeby podgląd faktur działał w Optimie, wtyczka zapisuje plik PDF każdej zaimportowanej faktury w bazie danych, dlatego baza danych z czasem rośnie. Jeden plik PDF to średnio ok. 50 KB*, więc na przykład 100 000 faktur zajmie ok. 5 GB.

*Wyliczenia oparte na wizualizacjach faktur z KSeF. Zdjęcia i skany dokumentów mogą ważyć więcej.

💡 Przy dużej liczbie faktur upewnij się, że na serwerze bazy danych jest wystarczająco dużo wolnego miejsca. W razie wątpliwości skonsultuj się z informatykiem.

Jak uruchomić wtyczkę do Optimy?

Podczas konfiguracji potrzebne będą nazwa serwera i nazwa bazy konfiguracyjnej Optimy. Przygotuj je przed rozpoczęciem.

Gdzie znaleźć nazwę serwera i bazy konfiguracyjnej?

Uruchom Optimę.
W oknie Logowanie przejdź na zakładkę Pozostałe opcje.
Zanotuj wartości z pól:
- Serwer, np. DESKTOP-ABC123\SQLEXPRESS,
- Baza konfiguracyjna, np. CDN_KNF_Konfiguracja.

Jak przejść do konfiguracji wtyczki?

Otwórz wtyczkę Scanye.
Kliknij przycisk Zaloguj w prawym górnym rogu.
Wprowadź dane którymi logujesz się do Twojego konta Scanye.
Po pomyślnym logowaniu pojawi się komunikat z informacją "Zalogowano się pomyślnie". Kliknij przycisk Zarządzaj integracjami.
W zakładce Dostępne integracje na bocznym menu znajdź Twój program księgowy, w tym przypadku jest to ERP Optima, kliknij na logo tego programu.
Wpisz nazwę integracji (np. nazwę firmy) albo zostaw domyślną i kliknij Utwórz.
Otworzy się zakładka Konfiguracja nowej integracji, kliknij przycisk Skonfiguruj bazę danych.

Sprawdzenie nazwy bazy konfiguracyjnej

Wtyczka domyślnie łączy się z bazą konfiguracyjną CDN_KNF_Konfiguracja. Jeśli w Optimie baza konfiguracyjna ma taką nazwę, przejdź do kolejnego etapu -"Konfiguracja bazy danych".

Jeśli nazwa jest inna przeczytaj poniżej jak zmienić nazwę bazy konfiguracyjnej.

Jak zmienić nazwę bazy konfiguracyjnej?

W zakładce Konfiguracja rozwiń sekcję Zaawansowane.
W polu Baza konfiguracyjna Optimy wpisz nazwę zanotowaną w oknie logowania Optimy.
Przewiń w dół i kliknij Zapisz konfigurację.

Konfiguracja bazy danych

Krok 1 z 3 - Wybierz serwer

Wybierz, czy baza danych znajduje się na serwerze lokalnym czy zdalnym.

📌 Co wybrać: serwer lokalny czy zdalny?
Na tym etapie musisz wskazać, gdzie znajduje się baza danych programu Optima:
- Lokalny serwer - wybierz tę opcję, jeśli Optima jest zainstalowana na Twoim komputerze (czyli pracujesz na jednym stanowisku).
- Zdalny serwer - wybierz tę opcję, jeśli program Optima znajduje się na serwerze (np. pracujesz zdalnie lub kilku pracowników ma dostęp do tego samego programu).

💡 Nie jesteś pewien/a co wybrać?
Zapytaj swojego informatyka, czy baza danych Optimy jest lokalna, czy zdalna - to tylko jedno pytanie, a pozwoli Ci dobrze przejść konfigurację.

Zdalny serwer

Kliknij Wprowadź zdalny.
Wpisz adres serwera dokładnie tak, jak jest zapisany w polu Serwer w Optimie.
Kliknij Dalej.

Lokalny serwer

Kliknij Wykryj lokalnie. Wtyczka wyświetli listę serwerów działających na komputerze.
Wybierz serwer o takiej samej nazwie jak w polu Serwer w Optimie.
Kliknij Dalej.

Krok 2 z 3 - Zaloguj się do bazy danych

W kroku drugim wtyczka łączy się z bazą danych programu księgowego.

Jeśli logujesz się do serwera loginem i hasłem, rozwiń Zaawansowane i wpisz je w polach login i hasło.
Kliknij Dalej.

Opcje zaawansowane

Te opcje są potrzebne tylko w określonych sytuacjach.

Używaj uwierzytelniania Windows: zaznacz tylko wtedy, gdy logujesz się do serwera bazy danych kontem Windows. Login i hasło wpisane poniżej nie będą wtedy używane. Jeśli nie wiesz, czy Twoje biuro korzysta z tego sposobu logowania, zostaw tę opcję niezaznaczoną.
Automatycznie połącz z serwerem: wtyczka sama nawiąże bezpieczne połączenie z serwerem. Zaznacz tę opcję, gdy baza danych jest na serwerze zdalnym albo gdy podczas konfiguracji pojawia się błąd połączenia.

Krok 3 z 3 - Przetestuj połączenie

Kliknij Testuj połączenie.
Jeśli test połączenia zakończy się sukcesem, kliknij Zakończ.

Co zrobić, gdy test się nie powiedzie?

Kliknij Wróć i sprawdź nazwę serwera, login i hasło.
Jeśli dane są poprawne, zaznacz opcję Automatycznie połącz z serwerem i przetestuj połączenie ponownie.
Jeśli to nie pomoże, skontaktuj się z informatykiem albo z zespołem Scanye.

3.❗Koniecznie kliknij przycisk Zapisz konfigurację, bez tego dotychczasowe ustawienia nie zostaną zapisane i będzie trzeba przeprowadzić je ponownie.

Import faktur do Optimy

W menu bocznym wtyczki kliknij Integracje i otwórz utworzoną integrację z Optimą.
Na zakładce Pulpit kliknij Biała lista klientów i wybierz klienta, którego faktury chcesz zaimportować.
Kliknij Miesiąc księgowy i ustaw odpowiedni miesiąc.
Kliknij Importuj faktury.

💡 Do Optimy zostaną zaimportowane wszystkie dokumenty, które w Scanye w zakładce "Faktury" są przypisane do wybranego miesiąca księgowego.

Podgląd faktur w Optimie

Sposób 1.

Podgląd faktury ze Scanye otwiera się po otwarciu zaimportowanego dokumentu w Optimie:

W Optimie przejdź do rejestru VAT, zakupów lub sprzedaży.
Otwórz dokument zaimportowany ze Scanye. Podgląd faktury otworzy się automatycznie.

Co zrobić gdy podgląd się nie wyświetla?

W oknie dokumentu kliknij ikonę folderu po prawej stronie. Otworzy się wbudowany podgląd Optimy.

Sposób 2.

Podglądy również mogą zostać uruchomione za pomocą skrótu klawiszowego CTRL+Q - wyświetlą się w oknie zewnętrznym.

Żeby to zrobić:

Lista musi pokazywać kolumny „Numer dokumentu” i „NIP”.

Otwarta firma musi być klientem na koncie Scanye oraz znajdować się w bazie konfiguracyjnej: wtyczka szuka faktury tylko u tego klienta.

Uwaga:

Faktury na osobę fizyczną (bez NIP-u) są nieobsługiwane.
Uruchomienie podglądu poza listą może spowodować wykorzystanie danych z listy rejestru VAT działającej w tle, jeśli została wcześniej otwarta i nie została zamknięta. Co może sprawiać wrażenie, że podgląd działa nie tylko na liście.

Jak dodać kolumnę z numerem NIP?

Wchodzimy w zakładkę Rejestry VAT.
Najeżdżamy na nagłówek tabeli i klikamy prawy przycisk myszy.
Klikamy Wybór kolumn.
Klikamy dwa razy na pozycję NIP.
Gotowe, uzyskujemy taki widok jak poniżej, kolumna z numerem NIP musi być widoczna na ekranie.

Jak wywołać podgląd?

Przechodzimy do Rejestru VAT lub widoku konkretnej faktury z rejestru.
Klikamy na numer danej faktury i mając tam kursor klikamy skrót klawiszowy CTRL+Q.
Po chwili zobaczymy okienko z podglądem faktury.

Jak wyłączyć podglądy faktury?

Podglądy faktury możemy wyłączyć, aby pliki PDF nie zapisywały się w bazie danych ale dokument dalej zostanie zaimportowany w Optimie, tylko bez jego podglądu.