Najważniejsze informacje ze spotkania „Środy z KSeF”
1. Modele uprawnień w KSeF
W Krajowym Systemie e-Faktur istnieje kilka modeli nadawania i zarządzania uprawnieniami:
Model standardowy - podatnik lub podmiot nadaje uprawnienia innym osobom fizycznym lub podmiotom.
ID Wew. (identyfikator wewnętrzny) - przypisanie faktury do jednostki organizacyjnej
Komornik sądowy / organ egzekucyjny - możliwość wystawiania faktur w imieniu dłużnika, bez dostępu do innych uprawnień
Przedstawiciel podatkowy – możliwość nadawania uprawnień zgodnie z przepisami ustawy o VAT.
Samofakturowanie - szczególny tryb, gdy faktury wystawiane są przez nabywcę usług/towarów w innym kraju UE.
Rolnik ryczałtowy – faktury w imieniu rolnika wystawia nabywca
Certyfikowany dostawca usług Peppol – możliwość wystawiania faktur w sieci Peppol
2. Sposoby nadawania uprawnień
Elektronicznie - podstawowy tryb
Nadawanie uprawnień możliwe jest:
w Aplikacji Podatnika KSeF (1.0 – tylko do 31.10.2025 r.),
poprzez API KSeF – integracja z systemami finansowo-księgowymi,
w Modułach Certyfikatów i Uprawnień (MCU) - od 01.11.2025 r. w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 harmonogram dostępności:
od 3.11.2025 - w wersji testowej,
od 15.11.2025 - w wersji demo (przedprodukcyjnej),
od 1.02.2026 - w wersji produkcyjnej.
💡 Od 1.11.2025 w starej aplikacji (KSeF 1.0) nie będzie już możliwości nadawania uprawnień.
ZAW-FA - zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień
Stosowane w przypadku, gdy podatnik nie ma możliwości uwierzytelnienia się w KSeF.
Składane do urzędu skarbowego.
Wskazuje się w nim jedną osobę fizyczną odpowiedzialną za zarządzanie uprawnieniami w KSeF.
Formularz dostępny na podatki.gov.pl.
Projekt nowego rozporządzenia przewiduje nowy wzór formularza (także w wersji elektronicznej).
Możliwość złożenia papierowo lub elektronicznie.
3. Dane wymagane przy nadawaniu uprawnień
W zależności od sytuacji konieczne są różne dane:
Podatnik- numer NIP.
Podmiot, któremu nadano uprawnienie - numer NIP, nazwa, dane powiązane z kwalifikowaną pieczęcią.
Osoba fizyczna - NIP albo PESEL, imię i nazwisko, dane powiązane z podpisem kwalifikowanym; w przypadku braku NIP/PESEL - data urodzenia i dane dokumentu tożsamości.
Kontrahent z UE (samofakturowanie) - numer VAT-UE, nazwa i adres nabywcy, dane powiązane z podpisem lub pieczęcią.
Rolnik ryczałtowy - NIP i nazwa nabywcy wystawiającego fakturę oraz NIP rolnika.
Dostawca usług Peppol - nazwa podmiotu i unikalny identyfikator w sieci Peppol.
Komornik sądowy / organ egzekucyjny - NIP organu, nazwa, dane osoby fizycznej działającej w jego imieniu (imię, nazwisko, dokument tożsamości, podpis kwalifikowany).
4. Metody uwierzytelnienia w KSeF
Aby korzystać z systemu, wymagane jest uwierzytelnienie:
Kwalifikowany podpis elektroniczny - dla osób fizycznych.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna - dla podmiotów (np. spółek).
Podpis zaufany - dla osób fizycznych (dostępny od 01.04.2026 r.).
Token KSeF - unikalny kod przypisany podatnikowi lub podmiotowi.
Certyfikat KSeF - nowa metoda uwierzytelniania (szczegółowo omówiona w module Certyfikatów i Uprawnień).
Przykłady uwierzytelnienia
Osoba fizyczna prowadząca JDG
może uwierzytelnić się podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub tokenem KSeF,
może nadawać dalsze uprawnienia.
Spółka
uwierzytelnienie przez pieczęć elektroniczną lub token KSeF,
jeśli pieczęć nie zawiera numeru NIP, konieczne jest zgłoszenie danych poprzez ZAW-FA.
Osoba fizyczna działająca w imieniu spółki
musi otrzymać uprawnienie od spółki,
jej NIP/PESEL nie jest tożsamy z NIP spółki.
5. Anonimowy dostęp do e-faktur
Dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy bez logowania, jeśli poda się:
numer identyfikujący fakturę w KSeF,
numer faktury nadany przez podatnika,
NIP lub inny identyfikator nabywcy,
imię i nazwisko/nazwę nabywcy,
kwotę należności ogółem.
Tę funkcję udostępnia Aplikacja Podatnika KSeF.
Plan - Jak przygotować swoje Biuro Rachunkowe oraz Klientów na KSeF krok po kroku ze Scanye?
Krok 1: Zrozum zmiany i terminy
Od 1 lutego 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla dużych podatników (sprzedaż >200 mln zł za 2024 r.).
Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF obejmie większość firm.
Faktury będą funkcjonowały w formacie XML z numerem KSeF.
👉 Początek roku jest w księgowości bardzo intensywny. Jednocześnie mając Scanye możesz zacząć przygotowania już teraz, stopniowo wdrażając przedsiębiorców i pracowników do nowego obiegu dokumentów.
Krok 2: Udostępnij Scanye Twoim klientom
Jeśli już teraz przyzwyczają się do dodawania faktur w Scanye, to po wejściu KSeF jedyną nowością będzie kliknięcie „Połącz z KSeF”.
Po wykonaniu tej czynności wszystkie faktury z KSeF będą automatycznie pojawiać się w Scanye, a pozostałe dokumenty klienci nadal będą mogli dodawać tak jak dotychczas. Ponad to:
przyzwyczają się do współpracy online - dokumenty zamiast na mailu czy w segregatorze będą od razu w jednym miejscu,
będą mogli wystawiać faktury bez żadnych dodatkowych kosztów - w Scanye można wystawiać już praktycznie każdy typ faktury, po wejściu KSeF przedsiębiorca będzie mógł wystawiać również faktury ustrukturyzowane z numerem KSeF.
zobaczą prostotę rozwiązania - z ich perspektywy to kilka kliknięć, a dla Ciebie uporządkowany proces.
Krok 3: Przygotuj się na nowy obieg dokumentów (od października)
Po dodaniu dokumentów w Scanye przedsiębiorca będzie oznaczał je statusem:
Do księgowania
Do wyjaśnienia
Nie księguj
Dzięki temu księgowy od razu widzi, które dokumenty mają trafić do kosztów, a które wymagają dodatkowej uwagi - bez konieczności wykonywania dziesiątek telefonów do klientów.
Jeśli Księgowy nie będzie zgadzał się z danym statusem, może go zmienić. Wszystkie zmiany statusów będą dostępne w historii pliku, a każdą zmianę można omówić dzięki możliwości wymiany komentarzy.
👉 W praktyce odpowiedzialność za kwalifikację kosztów leży po stronie przedsiębiorcy, a Scanye daje jasny i szybki sposób komunikacji. Przygotowaliśmy szkolenie z nowego Obiegu dokumentów, możesz obejrzeć je tutaj.
Krok 4: Wdroż procedury i kontrolę jakości
Przygotowaliśmy również procedurę bezpieczeństwa, którą możesz wdrożyć ze swoimi klientami. Jasno określa, kto jest odpowiedzialny za jakie działania i jak wygląda podział obowiązków przy nowym obiegu dokumentów.
Link do pobrania procedury znajdziesz poniżej ⬇️
Krok 5: Przetestuj procesy w środowisku testowym KSeF (po 25 października)
Scanye umożliwi połączenie się z testowym środowiskiem KSeF.
Biura oraz przedsiębiorcy będą mogli sprawdzić, jak działa automatyczne wystawianie i odbieranie faktur.
Dzięki wcześniejszej pracy na dokumentach i statusach, klienci będą już przygotowani do nowych obowiązków.
Krok 6: Wystawianie ustrukturyzowanych faktur w Scanye
Przedsiębiorca będzie mógł wystawić w Scanye fakturę ustrukturyzowaną.
Dokument otrzyma numer KSeF, a w razie błędu będzie możliwość edycji faktury jeszcze przed wysyłką do systemu.
👉 To eliminuje ryzyko pomyłek i przyspiesza proces wystawiania.
Krok 7: Skorzystaj ze szkoleń Scanye
Już teraz - organizujemy szkolenia dla przedsiębiorców z obsługi aplikacji, przygotowujące na nowy obieg dokumentów.
Link do zapisów dla Klientów Biura Rachunkowego [LINK]
Po uruchomieniu testowego KSeF 2.0 (po 25 października) - uruchomimy szkolenia dla Biur Rachunkowych i zespołów księgowych na temat tego jak pracować z nowym Obiegiem dokumentów w Scanye.
👉 Scanye odciąży Twoje biuro z obowiązku wdrażania przedsiębiorców w zmiany związane z KSeF - wyszkolimy Twoich klientów za Ciebie!
Kalendarium KSeF
