Wstęp
W Scanye udostępniamy dodatkowe narzędzie, które pozwala przedsiębiorcom na bieżąco monitorować koszty i przychody w firmie - Kontrola kosztów.
Dzięki niemu możesz analizować rentowność poszczególnych projektów czy produktów, a także dokładnie sprawdzać, na czym firma zarabia najwięcej.
Naszym celem jest zapewnienie firmom aktualnego wglądu w wyniki finansowe. Zamiast czekać na podsumowanie miesiąca, przedsiębiorcy mogą na bieżąco śledzić swoje koszty i przychody oraz szybciej podejmować trafne decyzje biznesowe.
W tej instrukcji przedstawimy na konkretnym przykładzie, jak skonfigurować kategorie kosztów i przychodów, aby skutecznie kontrolować finanse firmy oraz uzyskać pełny wgląd w rentowność działalności.
Jeśli nie masz jeszcze włączonej kontroli kosztów na swoim koncie Scanye przejdź do tej szczegółowej instrukcji 👉 [LINK]
Obejrzyj wideo lub przeczytaj instrukcję
Jakie kategorie możesz utworzyć dla Twojej firmy?
Kategorie pomagają uporządkować dokumenty i później analizować koszty, przychody oraz projekty.
Zanim utworzysz pierwszą kategorię, zastanów się, jakie informacje chcesz później zobaczyć w aplikacji. Najczęściej firmy grupują dokumenty według:
rodzaju kosztu (np. paliwo, reklama, artykuły biurowe),
działu lub osoby odpowiedzialnej (np. marketing, sprzedaż, administracja),
projektu (np. Budowa Osiedla Zielonego, Budowa domu jednorodzinnego w Krakowie, Budowa domów szeregowych w Wadowicach),
klienta (np. Klient X, Klient Y, Klient Z).
Grupy kategorii będą służyć do rozdzielenia np. Rodzaj kosztu, MPK, czy podziału na różne projekty. A kategorie będą składowymi danej grupy kategorii.
Przykład dla firmy budowlanej
Grupa kategorii: Rodzaj kosztu
Paliwo
Materiały budowlane
Narzędzia
Wynajem sprzętu
Grupa kategorii: Projekt
Budowa A
Budowa B
Budowa C
Jak skonfigurować kategorie?
Żeby skonfigurować swoje kategorie kliknij w swoją nazwę użytkownika, a następnie Moja firma -> Kategorie.
Kliknij Dodaj grupę kategorii.
Pojawi się okno dodawania grupy kategorii. Posłużymy się przykładem liczenia rentowności projektu dla firmy budowlanej - dlatego grupę kategorii nazwiemy "Projekt budowlany". Będzie on zawierał przychody i koszty - wybieramy i klikamy Zapisz.
Następnie będziemy chcieli dodać do tego kategorie, klikamy w Dodaj kategorię.
Nazywamy kategorię w naszym przykładzie "Budowa 1" możemy dodać działy, które będą mogły kategoryzować koszty w tej kategorii, można też dodać konto księgowe. Klikamy Zapisz.
Analogicznie dodajemy więcej projektów: np. "Budowa 2".
Żeby jeszcze lepiej orientować się w kosztach, stworzymy dodatkowy podział na rodzaj kosztu, żeby wiedzieć np. ile przeznaczamy pieniędzy na konkretne materiały budowlane. W tym celu dodajemy kolejną grupę kategorii: Rodzaj kosztu. Analogicznie jak wyżej klikamy: Dodaj grupę kategorii - wpisujemy "Rodzaj kosztu" wybieramy Koszty i klikamy Zapisz.
Następnie dodajemy kategorie: np. Paliwo, Cegły, Materiały biurowe, Beton.
W firmie budowlanej może przydać się jeszcze rozgraniczenie kosztów generowanych przez dany dział w firmie - analogicznie wykonamy grupę kategorii: MPK oraz kategorie: Dział administracji, Dział budowlany, Dział marketingu.
Gotowe, mamy utworzone nasze grupy kategorii i kategorie, którymi będziemy oznaczać dokumenty w Scanye, oczywiście można takich struktur stworzyć wiele i dopasować je pod swoją działalność.
Jak przypisać kategorie do dokumentów?
Żeby stworzenie struktury kosztów i przychodów było możliwe, zaczniemy od przypisywania kategorii do poszczególnych dokumentów. Umożliwi to późniejsze filtrowanie danych, analizę struktury kosztów oraz szybkie określenie, na jakie cele przeznaczane są środki finansowe. Dodatkowo pozwoli to na wyliczanie i monitorowanie rentowności poszczególnych projektów.
Przechodzimy do zakładki Bufor, kolumna Kategorie i przy wybranym dokumencie klikamy na przycisk Dodaj.
Pojawi się okno faktury i nasze zdefiniowane okna wyboru kategorii. Dana faktura dotyczy Budowy 1 i jest to zakup Betonu, wybieramy więc odpowiednie kategorie. Następnie klikamy Kategoryzuj.
Gotowe, dokument został kategoryzowany, postępujemy analogicznie z innymi dokumentami, wybierając odpowiadające kosztom projekty i rodzaje kosztów.
Teraz możemy przejść do zakładki Zakupy i wyfiltrować interesujące nas koszty. Klikamy w zakładkę Zakupy i upewniamy się, że mamy filtr Kategorie. (Jeśli nie - klikamy na koło zębate i zaznaczamy Kategorie.)
Klikamy w filtr Kategorie i możemy np. wyświetlić wszystkie koszty przypisanie do projektu Budowa 1. Wybieramy Kategorię Budowa 1 i klikamy Zatwierdź.
Wyświetliły nam się wszystkie zakupy przypisane do projektu Budowa 1.
Tak samo możemy postąpić w zakładce Sprzedaż. Wtedy wyświetlą nam się wszystkie faktury sprzedażowe przypisane do projektu Budowa 1.
Lub w zakładce Bufor klikając filtr Kategorie i wybierając kategorię Budowa 1 otrzymamy listę wszystkich dokumentów niezależnie od typu, które mają przypisaną kategorię Budowa 1.
Jak stworzyć strukturę przychodów i kosztów?
Teraz w bardzo szybki sposób możemy te dane pobrać i wyeksportować w pliku CSV do np. Microsoft Excel. Żeby to zrobić z poziomu zakładki Zakupy lub Sprzedaż zaznaczamy wszystkie wyfiltrowane faktury.
A następnie klikamy Pobierz -> Pobierz CSV. (Ważne by był to plik CSV nie KSeF XML czy PDF).
Teraz otwieramy arkusz Microsoft Excel, przez zakładkę Plik -> Importuj przesyłamy pobrany plik CSV.
Gotowe, wszystkie dane z faktur mamy w arkuszu kalkulacyjnym.
