Wstęp
Podczas korzystania z Kontroli kosztów Scanye oprócz przypisywania kategorii i tworzenia struktury przychodów i kosztów, możesz tworzyć wieloetapowe ścieżki akceptacji dokumentów oraz masz dostęp do rozbudowanego modelu uprawnień i dodawania pracowników. Dzięki temu firma może:
przypisywać koszty do konkretnych pracowników,
na bieżąco sprawdzać, które faktury są gotowe do płatności lub przekazania do księgowania,
korzystać z pełnej historii akceptacji każdego dokumentu,
zapewnić pracownikom dostęp wyłącznie do dokumentów, za które są odpowiedzialni.
Poniżej pokażemy jak nadać dostępy poszczególnym pracownikom oraz jak ułożyć ścieżki akceptacji.
Jeśli nie masz jeszcze włączonej kontroli kosztów na swoim koncie Scanye przejdź do tej szczegółowej instrukcji 👉 [LINK]
Obejrzyj wideo lub przeczytaj instrukcję
Jak skonfigurować uprawnienia pracownicze?
Zanim zaczniesz zapraszać pracowników do kontroli kosztów ustal jakie uprawnienia chcesz im nadać. W Scanye mamy trzy poziomy uprawnień:
Pracownik - domyślnie grupa z najwęższymi uprawnieniami. Tej grupie Admin może dowolnie nadawać lub odbierać uprawnienia.
Sekretariat - domyślnie grupa z poszerzonymi uprawnieniami względem Pracowników. Tej grupie Admin może dowolnie nadawać lub odbierać uprawnienia.
Admin - posiada pełną kontrolę nad funkcjami, uprawnieniami, widzi wszystkie dokumenty, jego uprawnienia nie mogą zostać ograniczone.
💡 Czy wiesz że?
Możesz także nadać pracownikom indywidualne uprawnienia lub edytować już nadane więcej na ten temat przeczytasz tutaj [LINK]
Żeby zobaczyć i ustawić Uprawnienia kliknij na swoją nazwę użytkownika i wybierz opcję Moja firma.
Następnie przejdź do karty Uprawnienia.
Zaznaczając lub odznaczając pola wyboru ustaw optymalne ustawienia dla grupy Pracowników i Sekretariatu. Gotowe!
Jak dodać pracownika, by móc przypisać go do ścieżki akceptacji?
Jako administrator konta możesz zapraszać do współpracy w kontroli kosztów swoich pracowników, dzięki temu możesz przypisywać ich do ścieżek akceptacji dokumentów czy nadawać dostępy do przeznaczonych dla ich działu dokumentów.
Żeby dodać pracownika kliknij na swoją nazwę użytkownika, następnie wybierz Moja firma i przejdź na zakładkę Pracownicy.
Następnie kliknij w opcję Dodaj pracownika.
Wpisz dane pracownika, przypisz go do odpowiedniej grupy uprawnień (Pracownik, Sekretariat, Admin), wpisz dział np. Spedycja, Marketing, IT (dzięki przypisaniu do działu pracownik będzie miał dostęp do odpowiednich dokumentów) wpisz służbowy email i kliknij Zapisz.
Do pracownika zostanie wysłane zaproszenie, które musi potwierdzić. Wysyłka zaproszenia zostanie potwierdzona komunikatem: Dodano użytkownika, a nowy pracownik pojawi się na liście ze statusem: Oczekujący.
Po zaakceptowaniu zaproszenia przez pracownika, jego status zmieni się na Aktywny. Gotowe, teraz możesz współpracować z tym pracownikem w kontroli kosztów.
Jak stworzyć ścieżkę akceptacji dokumentu?
W Scanye możesz zarówno jednorazowo przypisać daną osobę do akceptacji faktury/dokumentu, jak i zdefiniować stałą regułę, na przykład - określenie zestawu osób odpowiedzialnych za akceptację faktur od danego kontrahenta.
Żeby stworzyć ścieżkę akceptacji, przejdź do zakładki Bufor i przy fakturze/dokumencie który Cię interesuje w kolumnie Akceptacja wewnętrzna kliknij Przypisz do akceptacji.
Z listy rozwijanej wybierz odpowiednią osobę.
W tym miejscu możesz też dodać warunek Pomiń jeżeli kwota (faktury) jest mniejsza niż wpisana wartość netto.
Analogicznie możesz przypisać kolejnych pracowników w hierarchii. Jeśli do akceptacji faktury lub dokumentu dodajesz więcej niż jedną osobę, proces odbywa się hierarchicznie - dokument trafi do kolejnej osoby dopiero po zatwierdzeniu przez poprzednią.
Teraz jeśli chcesz możesz:
zaznaczyć opcję by system zapamiętał regułę dla danego kontrahenta - dzięki temu przy kolejnych fakturach od tego dostawcy ścieżka akceptacji zostanie automatycznie przypisana do wybranych osób,
i/lub możesz zapamiętać tę regułę by stosować ją przy innych dokumentach - wtedy nadaj jej nazwę. Na przykład: Do systemu trafia faktura z KSeF, której pozycje wskazują na koszty działu marketingu, możesz utworzyć odpowiednią ścieżkę akceptacji i zapisać ją jako „Faktury Marketing”.
jeśli natomiast chcesz, aby przypisanie było jednorazowe - nie zaznaczaj żadnego z pól.
Następnie kliknij Przypisz do akceptacji.
Gotowe. Akcja zostanie potwierdzona komunikatem na górze strony. Pierwsza osoba akceptująca otrzyma powiadomienie o nowym dokumencie do akceptacji i z poziomu zakładki Zadania będzie mogła zaakceptować lub odrzucić dany dokument.
A tak wygląda zakładka Zadania u pracowników.
Po wejściu w dany dokument pracownik może:
dodać kategorie do dokumentu,
dodać opis,
dodać komentarz,
zaakceptować dokument,
odrzucić dokument,
zapamiętać ustawienia dla danego kontrahenta.
Więcej o koncie pracownika możesz przeczytać 👉 tutaj.
💡Gdy dokument przejdzie całą ścieżkę akceptacji - automatycznie oznaczy się jako "Do księgowania" i zostanie przesłany do Scanye dla Księgowego do zakładki Odebrane.
Jak sprawdzę historię akceptacji danego dokumentu?
Możesz w łatwy sposób sprawdzić historię akceptacji każdego dokumentu m. in. kto utworzył dokument, jakie osoby zostały przypisane do akceptacji oraz kto już dokonał akceptacji.
Żeby zobaczyć historię akceptacji w widoku dokumentu kliknij w symbol trzech kropek.
Gotowe, możesz teraz zobaczyć historię akceptacji danej faktury.
