Nie wszystkie dokumenty trafiają do firmy w formie elektronicznej. Dotyczy to między innymi części faktur zagranicznych, paragonów czy innych dokumentów firmowych.

Dlatego w aplikacji Scanye możesz po prostu zrobić zdjęcie dokumentu telefonem i dodać je do systemu. W ten sposób możesz przechowywać w Scanye nie tylko faktury, ale również inne dokumenty związane z działalnością firmy.

Żeby dokument był czytelny i dobrze nadawał się do dalszej pracy, warto pamiętać o kilku prostych zasadach podczas robienia zdjęcia.

Więcej na temat aplikacji mobilnej Scanye przeczytasz tutaj.

Jeśli jeszcze nie masz naszej aplikacji, to koniecznie ją pobierz - Scanye 2.0:

Poniżej znajdziesz kilka dobrych praktyk. Scanye przy odczycie danych z dokumentów korzysta z technologii OCR, w związku z czym rozmazane, ucięte, niewyraźne zdjęcia nie będą odczytane poprawnie.

Nie ma jednak obaw, poniżej znajdziesz kilka dobrych rad odnośnie tego jak zrobić dobre zdjęcie fakturze!

Często przy robieniu zdjęcia zdarza się nam "uciąć" kawałek dokumentu. Przez to może później brakować części numeru faktury czy daty, bo te informacje znajdują się najczęściej blisko krawędzi kartki.

Przy robieniu zdjęć w biegu łatwo o zrobienie nieostrego zdjęcia. Zatrzymaj się na chwilę i upewnij się, że dane na dokumencie są widoczne i czytelne. Dzięki temu unikniesz konieczności wysyłania tego samego dokumentu ponownie.

Jeśli to możliwe, postaraj się, by dokument wypełniał kadr. Jeśli to niemożliwe, postaraj się, by tło było możliwie neutralne – może to być lada, biurko czy siedzenie samochodu. Im mniej elementów w tle, tym łatwiej później pracować z dokumentami.

Dokumenty są znacznie czytelniejsze, jeśli są robione z góry, równolegle względem telefonu. Jeśli to możliwe, połóż fakturę na płaskiej powierzchni i umieść telefon bezpośrednio nad nią.

Aby zapobiec nieplanowanej gimnastyce szyi, upewnij się, że zdjęcie jest wykonane pionowo. Ułatwi to pracę zarówno Tobie jak i Twojemu księgowemu.

Jeśli masz przed sobą wiele dokumentów, zrób zdjęcia tak, aby na każdym widoczny był tylko jeden dokument na raz. Dzięki temu unikniesz bałaganu w archiwum, a księgowości łatwiej będzie pracować z uporządkowanymi dokumentami.

Zwróć uwagę czy faktura jest wystarczająco dobrze oświetlona, oraz nie padają na nią cienie, które mogą utrudnić odczytywanie dokumentu. Jeśli faktura jest na cienkim papierze, podłóż pod nią białą kartkę lub inną jednolitą podkładkę, by była bardziej czytelna.

Pamiętając o powyższych sugestiach bardzo poprawisz jakość archiwizowanych dokumentów i zadbasz odpowiedni odczyt danych.