Funkcja Składki i podatki pozwala Ci w kilka minut przygotować zestawienie wszystkich zobowiązań dla klienta - bez potrzeby tworzenia osobnych maili czy arkuszy. Wybierasz miesiąc, wpisujesz kwoty, a Scanye automatycznie tworzy jasne podsumowanie i wysyła je do klienta.
Po Twojej stronie wszystko jest uporządkowane - widzisz, co zostało wysłane i co zostało już opłacone. Klient natomiast otrzymuje konkretne informacje i może od razu dodać potwierdzenia płatności w aplikacji.
To koniec z ręcznym przepisywaniem, szukaniem potwierdzeń na mailu
i dopytywaniem klientów - teraz cały proces zamyka się w Scanye.
Jak skonfigurować i wysłać składki i podatki klientowi
Wejdź do zakładki Klienci i wybierz klienta
Przejdź do zakładki "Klienci". Wybierz klienta, do którego chcesz wysłać zestawienie składek i podatków do opłacenia.
Przejdź do sekcji „Składki i podatki”
W profilu klienta zobaczysz nową sekcję „Składki i podatki”. Kliknij przycisk „Dodaj podatki”.
Uzupełnij pola
Zacznij od wybrania formy opodatkowania. Po dokonaniu wyboru, automatycznie pokażą się pola ze składkami i podatkami dopasowanymi do danej formy.
Każde z tych pól możesz edytować według własnych potrzeb i wybrać bądź uzupełnić:
✔️ Kategorię (np. ZUS, VAT),
✔️ Rodzaj (np. DRA, VAT-7) - Kliknij „Zapamiętaj”, jeśli chcesz, żeby system zapamiętał dany rodzaj.
✔️ Częstotliwość powtarzania (np. miesięcznie),
✔️ Datę rozpoczęcia serii wysyłek,
✔️ Numer konta do wpłaty - uzupełniasz jednorazowo, zostanie zapamiętany dla kolejnych wysyłek składek i podatków.
💡 Dodaj usługę księgową jaką jedną z pozycji do opłacenia! w kolejnych krokach możesz dodać również fakturę jako załącznik! Dzięki temu Twój klient nie zapomni o dokonaniu wpłaty!
Dodaj lub usuń pozycje
Kliknij „Dodaj pozycję”, jeśli brakuje jakiegoś zobowiązania.
Każdą pozycję możesz także usunąć.
Wpisz adres e-mail klienta
Domyślnie pojawi się w tym polu adres e-mail klienta, na który otrzymał zaproszenie do założenia konta w Scanye. Jeśli jednak chcesz aby informacje o składkach i podatkach otrzymywał na inny adres, możesz go tutaj wpisać.
Zaznacz dodatkowe usprawnienia
Jeśli Twój klient posiada konto w Scanye - masz możliwość włączenia:
przypomnienia klientowi o zapłacie (po określonej liczbie dni),
wymagania załączenia potwierdzenia płatności.
Oczywiście możesz włączyć te dwie opcje na raz!
Gotowe? Kliknij „Zapisz”.
Uzupełnij kwoty do zapłaty
Po zapisaniu zobaczysz zestawienie zobowiązań. Wprowadź konkretne kwoty dla każdej pozycji.
Dodaj załączniki (opcjonalnie)
Klikając na "Dodaj załącznik" możesz dodać dokumenty (np. deklaracje PDF, fakturę za usługi księgowe), które trafią do klienta wraz z wiadomością.
Skonfiguruj wiadomość e-mail
Kliknij ikonę ołówka ✏️, by edytować treść e-maila.
Możesz zmienić tekst i układ, a także użyć zmiennych.
Jeśli szablon jest już gotowy, nazwij go i kliknij "Zapisz".
Podejrzyj wiadomość przed wysyłką
Kliknij „Podgląd”, aby sprawdzić, jak dokładnie będzie wyglądała wiadomość, którą otrzyma klient.
Wyślij kopię do siebie
Chcesz otrzymać kopię wiadomości, zaznacz "Wyślij do mnie kopię". Domyślnie dodany jest adres e-mail Twojego konta, możesz jednak wpisać inny jeśli chcesz.
Wyślij wiadomość do klienta
Jeśli wszystko się zgadza - kliknij „Zapisz”.
Status składek i podatków zmieni się wtedy na „Zapisano”. Możesz jeszcze raz sprawdzić, czy dane się zgadzają.
Jeśli wszystko zostało prawidłowo przez Ciebie przygotowane kliknij na przycisk "Edytuj i wyślij"
Jeśli uznasz, że chcesz edytować pozycje przed wysyłką, nadal możesz to zrobić. Wystarczy, że klikniesz na kółeczko zębate w prawym górnym rogu.
Wszystko sprawdzone i gotowe? - Super! Teraz kliknij na przycisk "Wyślij"
Po wysłaniu zestawienia do klienta, zauważysz komunikat w prawym górnym rogu oraz zmianę statusu na "Wysłano".
Co widzi Twój klient (Przedsiębiorca)?
Klient otrzymuje informację o składkach i podatkach w dwóch miejscach
Wiadomość e-mail
Zawiera ona listę zobowiązań, terminy płatności i numery kont. Dzięki temu wystarczy, że zrobi kopiuj, wklej i szybko dokona płatności, unikając błędów i dodatkowych kliknięć.
Co więcej, w treści maila znajdzie również przycisk, dzięki któremu sprawnie przejdzie do aplikacji Scanye, gdzie może oznaczyć jakie składki i podatki zostały już przez niego opłacone.
Dzięki tej funkcji od razu zobaczysz jakie zobowiązania i przez kogo zostały już opłacone!
Powiadomienie w aplikacji
Po wejściu do aplikacji, Przedsiębiorca zauważy także powiadomienie o otrzymanym zestawieniu zobowiązań do opłacenia.
Klient otwiera aplikację i przegląda zestawienie
W zakładce "Pulpit", po wybraniu odpowiedniego miesiąca w którym będzie dokonywał płatności za składki i podatki, z prawej strony zauważy wszystkie zobowiązania do opłacenia.
Klient oznacza, które składki zapłacił.
Po kliknięciu na przycisk „Opłacono wszystko”, Przedsiębiorca może zaznaczyć które pozycje zostały przez niego opłacone.
Klient może dodać załączniki z potwierdzeniami
Wymagasz potwierdzeń zapłaty? Po kliknięciu na przycisk "Dodaj załącznik", Twój klient może dodać jeden bądź wiele dokumentów. Przesłane dokumenty trafią bezpośrednio do Ciebie - nie ma więc potrzeby szukania ich na skrzynce mailowej. Pojawią się w zakładce "Załączniki" na profilu danego klienta.
Po dodaniu załączników, przedsiębiorca klika "Potwierdź" i informacja o opłaconych zobowiązaniach trafia bezpośrednio do Ciebie.
Po wykonaniu tej czynności, status zobowiązań zmieni się zarówno na Twoim koncie, jak również u Przedsiębiorcy. Dzięki temu od razu widzisz, które zobowiązania zostały opłacone, a które jeszcze czekają na realizację.
💡 Jeśli w poprzednim kroku ustawiłeś przypomnienia o płatnościach, Twój klient otrzyma je w ustalonej przez Ciebie dacie.
Wysyłanie Składek i Podatków w kolejnym miesiącu
Raz skonfigurowane ustawienia będą już przygotowane do wysyłki w przyszłym miesiącu!
Wystarczy, że po kliknięciu na przycisk "Edytuj i wyślij" uzupełnisz kwoty.
Gotowe! Teraz tylko..
✔️ Zapisz
✔️ Sprawdź
✔️ Wyślij
Dobrze wiedzieć
Przygotowaliśmy również instrukcję dla Twojego klienta, znajdzie ją pod tym linkiem 🙂
Jeśli chcesz zobaczyć składki i podatki z poprzednich miesięcy, dodane za pomocą poprzedniej wersji funkcji, koniecznie skonfiguruj ustawienia dla danego klienta, to znaczy - wybierz formę opodatkowania, uzupełnij pozycje oraz e-mail tego klienta, po czym kliknij Zapisz.
Jako jedno ze zobowiązań możesz ustawić Usługę Księgową - dzięki temu Twoi klienci nie zapomną o opłaceniu faktury!
Możesz przygotowywać różne szablony e-maili dla różnych typów klientów.
Scanye automatycznie przypomina klientom o płatnościach.
Wszystko odbywa się w jednym miejscu - bez przeskakiwania między skrzynką mailową, PDFami, dodatkowymi programami.