Udostępnienie Scanye przedsiębiorcy to po prostu spokój przed obowiązkowym KSeF. Im wcześniej klient zacznie pracować w Scanye, tym szybciej nauczy się nowego obiegu dokumentów i uniknie stresu w momencie wejścia KSeF w życie.
Biuro zyska czas, by spokojnie przygotować wszystkich klientów, przetestować połączenia i poukładać procesy zanim stanie się to obowiązkiem.
Wdrażając Scanye dziś, nie nadrabiasz pośpiesznie jutro - masz porządek, bezpieczeństwo i gotowych klientów, gdy KSeF ruszy na dobre, dlatego że nasz zespół przeszkoli ich za Ciebie!
Jak udostępnić Scanye Twojemu klientowi?
Przejdź do zakładki „Klienci” w aplikacji Scanye.
W zależności od tego czy klient znajduje się już na liście kroki do udostępnienia Scanye różnią się, dlatego poniżej opisaliśmy dokładnie dwa scenariusze.
Scenariusz 1: Klienta nie ma jeszcze na liście w zakładce "Klienci"
Kliknij „Dodaj klienta” i wprowadź jego adres email.
❗ Uwaga - Na ten adres email klient nie tylko otrzyma link aktywacyjny ale również będzie to email, którym Twój klient będzie logował się do swojego konta, dlatego musi być wpisany poprawnie.
Uzupełnij NIP Klienta i kliknij przycisk "Pobierz dane".
Po uzupełnieniu NIPu kliknij - "Pobierz dane". Wtedy automatycznie pobiorą się z bazy GUSu lub VIESu.
❗ Uwaga - dla klientów zagranicznych nie wszystkie dane będą dostępne w VIES. Niektóre firmy udostępniają tylko nazwę, więc pozostałe dane trzeba uzupełnić manualnie. Jeśli po pobraniu danych brakuje informacji bądź są niepoprawne, koniecznym jest ich uzupełnienie gdyż niepoprawne dane mogą być powodem komplikacji przy zakładaniu konta przez przedsiębiorcę.
Kliknij "Zapisz".
❗ Uwaga - dodanie klient jest równoznaczne z przesłaniem na podany adres e-mail linku do założenia konta. Żadna dodatkowa akcja nie jest wymagana.
O tym, że link został wysłany, zostaniesz poinformowany/a poprzez komunikat w prawym górnym rogu.
Po wysłaniu zaproszenia, status przy tym kliencie zmieni się na żółte logo Scanye i pozostanie nie zmieniony aż do momentu kiedy założy konto. Po założeniu konta przez klienta status zmieni się na zielony.
Scenariusz 2: Klient jest już na liście w zakładce "Klienci"
Kliknij na status klienta - jeśli nie otrzymał on nigdy zaproszenia status, czyli logo Scanye będzie w czarnym kolorze.
W oknie, które się otworzyło wpisz adres e-mail klienta.
❗ Uwaga - Na ten adres email klient nie tylko otrzyma link aktywacyjny ale również będzie to email, którym Twój klient będzie logował się do swojego konta, dlatego musi być wpisany poprawnie.
Upewnij się, że dane Twojego klienta są wpisane poprawnie. Jeśli nie są, to wróć do widoku tabeli, kliknij na danego klienta i zmień jego dane w profilu, po czym ponownie wróć do okna wysyłki zaproszenia.
❗ Uwaga - Jeśli brakuje danych bądź są niepoprawne, konieczne jest ich uzupełnienie gdyż niepoprawne dane mogą być powodem komplikacji przy zakładaniu konta przez przedsiębiorcę.
Jeśli dane są poprawne, po uzupełnieniu adresu e-mail kliknij na przycisk "Zaproś".
O tym, że link został wysłany, zostaniesz poinformowany/a poprzez komunikat w prawym górnym rogu.
Po wysłaniu zaproszenia, status przy tym kliencie zmieni się na żółte logo Scanye i pozostanie nie zmieniony aż do momentu kiedy założy konto. Po założeniu konta przez klienta status zmieni się na zielony.
Co musi zrobić klient po otrzymaniu linka od biura rachunkowego?
Po wysłaniu zaproszenia przez księgowego klient automatycznie otrzymuje wiadomość e-mail wraz z linkiem do rejestracji. Jego treść możesz zobaczyć poniżej:
❗ Bardzo ważne jest to, aby klient zarejestrował się poprzez link a nie na przykład przez stronę, ponieważ tylko w taki sposób Wasze konta zostaną połączone jako księgowy - przedsiębiorca.
Po kliknięciu w link, klient zostanie przeniesiony na stronę zakładania konta. Automatycznie uzupełni się e-mail na który zostało wysłane zaproszenie. Klient musi nadać hasło, którym później będzie logował się do swojego konta.
❗ Uwaga - Przedsiębiorca koniecznie powinien założyć konto na e-mail na którego otrzymał link do założenia konta.
Po nadaniu hasła, będzie mógł kliknąć "Załóż konto", który przeniesie go do kolejnego korku, niezbędnego aby założyć konto.
Bardzo ważny etap - klient właśnie otrzymał link na podany adres e-mail do aktywacji konta. Musi w niego kliknąć, aby finalnie doszło do utworzenia konta.
❗Uwaga - dopóki klient nie kliknie w link konto nie zostało założone i nie będzie mógł się na nie zalogować. Jednocześnie, na tym etapie w zakładce "Klienci" jako biuro widzisz już status, że konto jest aktywne.
Jeśli mimo kliknięcia w link i potwierdzenia konta Twój klient nie może się zalogować, to właśnie powinien sprawdzić czy otrzymał link do aktywacji konta i w niego kliknął. Jeśli nie otrzymał linku, w pierwszej kolejności powinien sprawdzić SPAM, jeśli tam również nie ma wiadomości wtedy powinien skontaktować się z nami pod adresem e-mail pomoc@scanye.pl
Po kliknięciu w link aktywacyjny, klient zostanie przeniesiony na ekran gdzie musi uzupełnić numer telefonu (wykorzystywany przez nas tylko do kontaktu, np. gdy poprosi o pomoc). Powinien również przeczytać oraz zaakceptować wymagane dokumenty. Po wykonaniu tych czynności może kliknąć „Tak, to moje dane”.
Gotowe :) Konto zostało założone i jest aktywne!
Klient nie otrzymał zaproszenia - co zrobić?
💡 Zaproszenie jest ważne przez 98 dni od momentu wysłania.
Poproś klienta, by sprawdził folder SPAM lub "Oferty" - Czasem wiadomość z zaproszeniem może tam trafić.
Wyślij zaproszenie jeszcze raz. W zakładce „Klienci” kliknij na logo Scanye znajdujące się przy nazwie klienta.
Upewnij się, że adres e-mail oraz dane są prawidłowe.
Jeśli wszystko się zgadza, kliknij "Zaproś".
W razie dalszych problemów - skontaktuj się z nami. Napisz do nas na czacie (w lewym dolnym rogu aplikacji) - sprawdzimy, co się dzieje i pomożemy klientowi aktywować konto.
Darmowe wdrożenie dla Twoich klientów
Wszyscy Twoi klienci, którym chcesz lub już udostępniłeś/aś Scanye mogą skorzystać z darmowego szkolenia, podczas którego dedykowany opiekun pokaże m. in.:
jak działa aplikacja i do czego wykorzystają Scanye?
jak połączyć się z KSeF?
jak działa nowy obieg dokumentów?
jak wystawiać faktury?
oraz odpowie na wszelkie pytania oraz wątpliwości.
Kiedy wszyscy dookoła wciąż tylko straszą i mówią o KSeF, w Scanye oferujemy Ci realną pomoc - bierzemy wdrożenie Twojego klienta na siebie 🙂
Jak Twój klient może zapisać się na szkolenie?
Zaraz po pierwszym uruchomieniu aplikacji w przeglądarce, otrzyma wiadomość na czacie z linkiem, który poprowadzi go do wyboru dogodnej dla niego daty szkolenia z kalendarza.
Nie masz pewności, że klient otrzymał link?
Może kliknąć w przycisk SZKOLENIE GRATIS na pulpicie lub Ty możesz przesłać do niego ten link https://calendly.com/patryk-polubok-scanye/szkolenie-z-aplikacji-scanye-dla-przedsiebiorcy
Czy jako księgowy, możesz założyć konto za Twojego klienta?
Konto powinno być zawsze zakładane przez klienta, na jego własnym urządzeniu, z jego adresem e-mail i z pełną zgodą na przetwarzanie danych. To zapewnia bezpieczeństwo, zgodność z regulacjami i poprawne przypisanie konta do firmy klienta.
❗ Uwaga - jeśli mimo wszystko zdecydujesz się pomóc klientowi w założeniu konta
Jeśli chcesz założyć konto w imieniu klienta, najpierw wyloguj się ze swojego konta w Scanye. Najlepiej zrób to w innej przeglądarce lub w trybie incognito.
Dlaczego to ważne?
Jeśli tego nie zrobisz, nowe konto zostanie przypisane do Twojego użytkownika - jako Twoja druga firma, a nie jako osobny klient biura, co spowoduje dostęp do faktur i danych wszystkich klientów.