Wstęp
Jeśli Twoi klienci płacą za usługę etapami - np. przy projektach, specjalnych zamówieniach czy usługach wykonywanych w przyszłości - faktury zaliczkowe są dla Ciebie idealnym rozwiązaniem.
Dzięki nim możesz rozliczać każdy etap osobno: najpierw wystawić zaliczkę, potem kolejną, a na końcu fakturę końcową, która wszystko podsumuje.
Jak wystawić fakturę zaliczkę w Scanye?
💡 Wszystkie wystawione zaliczki, faktury końcowe oraz korekty do nich są automatycznie wysyłane do Twojego księgowego.
❗Jeśli faktura została wystawiona w innym systemie niż Scanye nie ma możliwości wystawienia do niej faktury zaliczkowej.
Wystawienie pierwszej faktury zaliczkowej
Kliknij w zielony kwadrat ze znakiem +, a następnie Wystaw zaliczkę.
Zostaniesz przeniesiony na ekrany wstawiania faktury zaliczki. Zacznijmy od uzupełnienia danych nabywcy, formy płatności oraz numeru konta bankowego.
💡 W przypadku nabywcy, jeśli nie jest to pierwsza faktura jaką wystawiasz w Scanye, możesz wybrać firmę z listy. Jeśli na liście nie ma interesującego Cię nabywcy, skorzystaj z opcji Dodaj nowego nabywcę.
Jeśli udało Ci się już uzupełnić nabywcę, formę płatności oraz konto, przejdź do pozycji i uzupełnij:
Nazwę towaru lub usługi,
Ilość,
Jednostkę,
Cenę jednostkową netto,
Stawkę VAT - domyślnie, automatycznie uzupełni się stawka 23%.
Możesz także dodać kolejne pozycje, klikając na przycisk Dodaj pozycję.
Po uzupełnieniu powyższych pól, możesz przejść do pola Zaliczka brutto, aby wpisać kwotę zaliczki - np. 5000 zł.
Po uzupełnieniu kwoty, kliknij Zapisz fakturę.
Wystawienie kolejnej faktury zaliczkowej
Na liście faktur znajdź wcześniej wystawioną zaliczkę, zaznacz ją.
Teraz kliknij w Symbol trzech kropek znajdujący się w prawym końcu zaznaczonej faktury a następnie w Wystaw kolejną zaliczkę.
Zostaniesz przeniesiony na ekrany wstawiania faktury zaliczki gdzie od razu zauważysz pole z wszystkimi powiązanymi zaliczkami bądź korektami.
W tej sytuacji możesz:
od razu wpisać nową kwotę zaliczki brutto
lub
kliknąć Dodaj zaliczkę, jeśli chcesz powiązać inną fakturę zaliczkę, która nie została wcześniej powiązana
Po uzupełnieniu kwoty kolejnej zaliczki, kliknij Zapisz fakturę.
Wystawienie faktury końcowej
Zaznacz ostatnią zaliczkę i kliknij w symbol trzech kropek.
A następnie Wystaw fakturę końcową.
Zostaniesz przeniesiony na ekrany wstawiania faktury końcowej, gdzie zobaczysz również wszystkie powiązane zaliczki oraz korekty do tej faktury.
💡 Zapomniałeś dodać jeszcze jakieś faktury zaliczki? nic straconego! Nadal możesz to zrobić w sekcji „Rozliczenie faktur zaliczkowych” klikając Dodaj zaliczkę, aby powiązać wcześniejsze faktury.
Scanye automatycznie odejmuje zaliczki od wartości końcowej.
Jeśli wszystko się zgadza, pozostało kliknąć Zapisz fakturę i faktura końcowa jest gotowa!
Jak wysłać fakturę zaliczkę i końcową do KSeF?
Żeby wysłać fakturę zaliczkę do KSeF należy:
Przejść do zakładki Sprzedaż. Zaznaczyć odpowiednią fakturę zaliczkę i kliknąć w przycisk Wyślij.
A następnie Wyślij do KSeF.
Pojawi się komunikat o tym, iż tej czynności nie da się cofnąć. Jeśli mamy pewność, że wszytko jest w porządku klikamy - Tak, wyślij.
Gotowe! Faktura została wysłana do KSeF.
👉 Fakturę końcową wyślesz do KSeF w analogiczny sposób.
Wystawienie faktury korygującej do zaliczki
W zakładce Sprzedaż zaznacz fakturę zaliczkową, do której chcesz wystawić korektę. Kliknij w symbol trzech kropek po prawej stronie.
A następnie w Wystaw fakturę korygującą.
Zostaniesz przeniesiony na ekrany wstawiania faktury korygującej. Wpisz Powód korekty.
Przejdź do pól „Zaliczka brutto przed” i „po” , po czym uzupełnij wartość w polu Zaliczka brutto po.
💡 Jeśli chcesz dodać lub podejrzeć powiązane dokumenty z korektą, możesz to zrobić klikając na przycisk w prawym górnym rogu przy Powiązane dokumenty.
Jeśli uzupełniłeś wszystkie pola, kliknij na Zapisz fakturę w prawym dolnym rogu.
Jak wystawić korektę do faktury końcowej?
Zaznacz fakturę końcową, do której chcesz wystawić korektę, po czym kliknij w symbol trzech kropek.
Potem kliknij w Wystaw fakturę korygującą. Zostaniesz przeniesiony na ekran wystawiania faktury korekty.
W tym przypadku postępuj zgodnie z instrukcją Jak wystawić korektę do faktury w Scanye?
Gdzie znajdę faktury zaliczki, końcowe oraz wszystkie powiązane dokumenty?
Wszystkie faktury zaliczki, końcowe, korekty do zaliczek i końcowych znajdziesz w zakładce Sprzedaż.
Wszystkie powiązane zaliczki, korekty czy faktury końcowe będą widoczne przy każdym z dokumentów. Z tego miejsca możesz otworzyć ich podgląd klikając na numer poszczególnych pozycji.
Ten symbol wskazuje ilość powiązanych faktur korygujących.
Ten symbol wskazuje ilość wszystkich powiązanych dokumentów, czyli zarówno korekt, zaliczek jak i faktur końcowych.
Czy mogę edytować faktury zaliczki i końcowe?
Tak, możesz edytować faktury zaliczki i końcowe, pod warunkiem że:
Do faktury zaliczki, nie została jeszcze wystawiona faktura końcowa lub korekta.
Te faktury nie zostały jeszcze potwierdzone przez Twojego Księgowego.
Jak sprawdzić, czy faktura została potwierdzona przez Księgowego?
Kliknij w fakturę, którą chcesz edytować, po czym kliknij na przycisk Podgląd.
Jeśli faktura nie została potwierdzona, w lewym górnym rogu zauważysz status Oczekuje na potwierdzenie Księgowego. To oznacza, że możesz jeszcze edytować Twoją fakturę, gdyż Księgowy jej jeszcze nie potwierdził.
Teraz możesz wrócić do zakładki Sprzedaż i kliknąć w Edytuj. Zostaniesz przeniesiony na ekran wystawiania faktury, gdzie możesz wprowadzić potrzebne zmiany.
👉 Więcej na temat wystawiania faktur w Scanye przeczytasz tutaj - Jak wystawić fakturę w Scanye?
Oprócz faktur zaliczkowych i końcowych, w Scanye wystawisz również: