Jeśli Twoi klienci płacą za usługę etapami - np. przy projektach, specjalnych zamówieniach czy usługach wykonywanych w przyszłości - faktury zaliczkowe są dla Ciebie idealnym rozwiązaniem.
Dzięki nim możesz rozliczać każdy etap osobno: najpierw wystawić zaliczkę, potem kolejną, a na końcu fakturę końcową, która wszystko podsumuje.
Jak wystawić fakturę zaliczkę w Scanye?
💡 Wszystkie wystawione zaliczki, faktury końcowe oraz korekty do nich są automatycznie wysyłane do Twojego księgowego.
Wystawienie pierwszej faktury zaliczkowej
Przejdź do zakładki Sprzedaż. Kliknij Wystaw fakturę → Faktura zaliczkowa.
Zostaniesz przeniesiony na ekrany wstawiania faktury zaliczki. Zacznijmy od uzupełnienia danych nabywcy, formy płatności oraz numeru konta bankowego.
💡 W przypadku nabywcy, jeśli nie jest to pierwsza faktura jaką wystawiasz w Scanye, możesz wybrać firmę z listy. Jeśli na liście nie ma interesującego Cię nabywcy, skorzystaj z opcji Dodaj nowego nabywcę.
Jeśli udało Ci się już uzupełnić nabywcę, formę płatności oraz konto, przejdź do pozycji i uzupełnij:
Nazwę towaru lub usługi,
Ilość,
Jednostkę,
Cenę jednostkową netto,
Stawkę VAT - domyślnie, automatycznie uzupełni się stawka 23%.
Możesz także dodać kolejne pozycje, klikając na przycisk Dodaj pozycję.
Po uzupełnieniu powyższych pól, możesz przejść do pola Zaliczka brutto, aby wpisać kwotę zaliczki - np. 5000 zł.
Po uzupełnieniu kwoty, kliknij Zapisz fakturę.
Wystawienie kolejnej faktury zaliczkowej
Na liście faktur znajdź wcześniej wystawioną zaliczkę.
Zaznacz ją i kliknij Wystaw → Wystaw kolejną zaliczkę.
Zostaniesz przeniesiony na ekrany wstawiania faktury zaliczki gdzie od razu zauważysz pole z wszystkimi powiązanymi zaliczkami bądź korektami.
W tej sytuacji możesz:
od razu wpisać nową kwotę zaliczki brutto
lub
kliknąć Dodaj zaliczkę, jeśli chcesz powiązać wstawioną wcześniej fakturę zaliczkę
Jeśli dodałeś już kolejną fakturę zaliczkę, bądź po prostu uzupełniłeś kwotę kolejnej zaliczki, kliknij Zapisz fakturę.
Wystawienie faktury końcowej
Zaznacz ostatnią zaliczkę i kliknij Wystaw → Wystaw fakturę końcową.
Zostaniesz przeniesiony na ekrany wstawiania faktury końcowej, gdzie zobaczysz również wszystkie powiązane zaliczki oraz korekty do tej faktury.
💡 Zapomniałeś dodać jeszcze jakieś faktury zaliczki? nic straconego! Nadal możesz to zrobić w sekcji „Rozliczenie faktur zaliczkowych” klikając Dodaj zaliczkę, aby powiązać wcześniejsze faktury.
Scanye automatycznie odejmuje zaliczki od wartości końcowej.
Jeśli wszystko się zgadza, pozostało kliknąć Zapisz fakturę i faktura końcowa jest gotowa!
Wystawienie faktury korygującej do zaliczki
W zakładce Sprzedaż zaznacz fakturę zaliczkową, do której chcesz wystawić korektę.
Kliknij Wystaw → Wystaw fakturę korygującą.
Zostaniesz przeniesiony na ekrany wstawiania faktury korygującej.
Wpisz Powód korekty.
Przejdź do pól „Zaliczka brutto przed” i „po” , po czym uzupełnij wartość w polu Zaliczka brutto po.
💡 Jeśli chcesz dodać lub podejrzeć powiązane dokumenty z korektą, możesz to zrobić klikając na przycisk w prawym górnym rogu przy Powiązane dokumenty.
Jeśli uzupełniłeś wszystkie pola, kliknij na Zapisz fakturę w prawym dolnym rogu.
Jak wystawić korektę do faktury końcowej?
Zaznacz fakturę końcową, do której chcesz wystawić korektę, po czym kliknij na dolnym menu Wystaw → Wystaw fakturę korygującą.
Zostaniesz przeniesiony na ekran wystawiania faktury korekty.
W tym przypadku postępuj zgodnie z instrukcją Jak wystawić korektę do faktury w Scanye?
Gdzie znajdę faktury zaliczki, końcowe oraz wszystkie powiązane dokumenty?
Wszystkie faktury zaliczki, końcowe, korekty do zaliczek i końcowych znajdziesz w zakładce Sprzedaż.
Wszystkie powiązane zaliczki, korekty czy faktury końcowe będą widoczne przy każdym z dokumentów. Z tego miejsca możesz otworzyć ich podgląd klikając na numer poszczególnych pozycji.
Ten symbol wskazuje ilość powiązanych faktur korygujących.
Ten symbol wskazuje ilość wszystkich powiązanych dokumentów, czyli zarówno korekt, zaliczek jak i faktur końcowych.
Czy mogę edytować faktury zaliczki i końcowe?
Tak, możesz edytować faktury zaliczki i końcowe, pod warunkiem że:
Do faktury zaliczki, nie została jeszcze wystawiona faktura końcowa lub korekta.
Te faktury nie zostały jeszcze potwierdzone przez Twojego Księgowego.
Jak sprawdzić, czy faktura została potwierdzona przez Księgowego?
Kliknij w fakturę, którą chcesz edytować, po czym na dolnym menu kliknij na przycisk Otwórz.
Jeśli faktura nie została potwierdzona, w lewym górnym rogu zauważysz status NIEPOTWIERDZONA. To oznacza, że możesz jeszcze edytować Twoją fakturę, gdyż Księgowy jej jeszcze nie potwierdził.
Po kliknięciu na przycisk Edytuj, w prawym dolnym rogu zostaniesz przeniesiony na ekran wystawiania faktury, gdzie możesz wprowadzić potrzebne zmiany.
Czy mogę usunąć faktury zaliczki i końcowe?
Możesz usunąć fakturę zaliczkową, tylko wtedy gdy jest ostatnim dokumentem w zamówieniu. Dla przykładu - jeśli do faktury zaliczkowej została wystawiona faktura końcowa, najpierw musisz usunąć fakturę końcową.
⚠️ Usunięcie faktury końcowej spowoduje usunięcie wszystkich przypisanych do niej dokumentów jak zaliczki czy korekty.