Wystawianie faktur w Scanye

Skorzystaj z naszego narzędzia do wystawiania faktur!

Faktury wystawione w Scanye automatycznie trafiają do Twojej księgowości. Od razu po zapisaniu możesz je także wysłać do KSeF lub bezpośrednio z zakładki Sprzedaż na e-mail klienta.

Jak rozpocząć wystawianie faktury?

W Scanye możesz wystawić fakturę na trzy sposoby:

Z zakładki "Pulpit" - kliknij zielony przycisk z napisem Wystaw fakturę w prawym górnym rogu.
Z zakładki "Sprzedaż" - kliknij w prawym górnym rogu przycisk "Wystaw fakturę".
Z lewego bocznego menu - kliknij ikonę plusa, a potem "Wystaw fakturę".

Po kliknięciu, zostaniesz przeniesiony do formularza wystawiania faktury.

Ustawienia formularza

W prawym górnym rogu formularza możesz dostosować widoczne pola, klikając ikonę koła zębatego "Ustawienia formularza". Możesz tutaj ukrywać lub pokazywać elementy takie jak:

Dane sprzedawcy i nabywcy
Kody GTU
Rabat
Uwagi do faktury
Mechanizm podzielonej płatności

Numeracja faktur

Kliknij "Zmień" obok numeru faktury, aby wybrać:

Automatyczną numerację (domyślną)
Ręczne wprowadzenie numeru

Możesz wybrać gotową serię lub dodać nową, a jeśli wyłączysz automatyczną numerację, ustawienia będą zapamiętane.

Dodanie nabywcy

Kliknij "Dodaj nowego nabywcę" lub wybierz istniejącego z listy, po czym uzupełnij:

Firma - wpisz NIP i użyj "Pobierz z GUS"
Osoba fizyczna - uzupełnij dane ręcznie (PESEL nie jest wymagany)

Kliknij "Zapisz", aby dodać kontrahenta do bazy.

Dane odbiorcy

Jeśli fakturę opłaca kto inny niż odbiorca usługi/towaru, możesz dodać odbiorcę. To ważne np. w przypadku faktur wystawianych dla sieci franczyzowych, instytucji lub jednostek budżetowych.

Aby dodać odbiorcę:

Wejdź w ustawienia formularza (ikona zębatki).
Zaznacz "Dane odbiorcy".
Pole odbiorcy pojawi się pod nabywcą - możesz go wybrać z listy lub dodać nowego.

Płatność i daty

Wybierz formę płatności i numer konta (możesz zapisać na przyszłość)
Data wystawienia i transakcji ustawia się automatycznie, ale możesz ją zmienić wpisując ręcznie lub wybierając z kalendarza.
Ustaw termin zapłaty (możesz podać datę, wtedy liczba dni przeliczy się automatycznie lub podać liczbę dni, wtedy również automatycznie ustawi się odpowiednia data)
Oznacz, czy faktura została opłacona (pojawi się pole na datę płatności)

Pozycje faktury

Wpisz nazwę towaru/usługi, ilość, jednostkę, cenę netto
Wybierz kod GTU z listy (jeśli potrzebny)
System automatycznie przeliczy wartości netto, VAT i brutto
Nazwy i jednostki możesz zapisać do ponownego użycia

Rabat do pozycji

Jeśli chcesz udzielić rabatu dla konkretnej pozycji na fakturze, możesz to zrobić bezpośrednio podczas jej wystawiania. Rabat obniży wartość pozycji i zostanie uwzględniony w kwocie końcowej.

💡 Obecnie rabat możesz dodać w formie kwotowej (np. 100 zł).

Jak włączyć pole rabatu?

💡 Funkcja dostępna od 30.01.2026

Kliknij ikonę zębatki w prawym górnym rogu formularza (obok przycisku „Dodaj” dokument).
Zaznacz opcję Rabat, po czym kliknij Zapisz, by pokazać kolumnę „Rabat” w tabeli pozycji faktury.

Dodawanie rabatu do pozycji

W kolumnie Rabat wpisz kwotę rabatu - np. 150, jeśli chcesz obniżyć wartość pozycji o 150 zł.

System automatycznie przeliczy kwotę „Po rabacie”, a także zaktualizuje VAT i wartość brutto faktury.
Kliknij Zapisz fakturę, aby zatwierdzić dokument.

💡 Rabat kwotowy działa tylko na poziomie pojedynczej pozycji faktury - na ten moment nie ma jeszcze możliwości wprowadzenia go globalnie dla całej faktury.

Wpisywanie rabatu - różnica między Scanye a KSeF

W Scanye rabat wpisujesz jako łączną kwotę dla całej pozycji, niezależnie od ilości sztuk. W KSeF natomiast rabat dotyczy jednej jednostki towaru - system automatycznie przelicza go na całość.

Przykład: Sprzedajesz 2 sztuki towaru po 100 zł brutto każda. Na każdą z nich udzielasz rabatu 92 zł.

W Scanye (przeliczanie „od brutto”):
- Ilość: 2
- Cena brutto: 100
- Rabat: 184 (czyli 2 × 92 zł)
W KSeF:
- Ilość: 2
- Cena jednostkowa brutto: 100
- Rabat jednostkowy: 92
  → KSeF przelicza końcową kwotę sam.

❗Ważne: W Scanye zawsze wpisuj rabat jako sumę dla całej pozycji, niezależnie od tego, czy faktura jest liczona od netto, czy od brutto.

Uwagi i dodatkowe opcje

Możesz dodać uwagi do faktury (zostaną zapamiętane na przyszłość). Masz też możliwość zaznaczenia mechanizmu podzielonej płatności.

Po uzupełnieniu wszystkiego kliknij "Zapisz fakturę".

Dodawanie powiązanych dokumentów

Kliknij "Dodaj" obok "Powiązanie dokumenty".
Wybierz fakturę, zakup lub dokument z listy.
Kliknij "Dodaj", a dokument zostanie powiązany. Ikona spinacza pokaże liczbę powiązanych dokumentów.

Zapisywanie ustawień

Po uzupełnieniu wszystkich elementów faktury, kliknij Zapisz, w lewym dolnym rogu.

Ustawianie faktury jako cyklicznej

Z formularza zwykłej faktury, możesz także przejść do ustawiania faktury cyklicznej. W tym celu kliknij symbol kalendarza z zegarkiem w lewym górnym rogu.

❗ Ważne - jeśli uzupełniłeś/aś już dane zwykłej faktury, nie zostaną one zapisane przy przejściu do faktury cyklicznej.

👉 Jeśli chcesz wystawić fakturę cykliczną skorzystaj z naszej instrukcji - Jak wystawić fakturę cykliczną w Scanye?

Jak edytować wystawioną fakturę?

Kiedy można edytować wystawioną fakturę?

Fakturę możesz edytować tylko wtedy, gdy nie została jeszcze potwierdzona przez biuro rachunkowe. Po otwarciu dokumentów będzie wtedy miała status Oczekuje na potwierdzenie Księgowego (w podglądzie faktury, w lewym górnym rogu).

Przejdź do zakładki Sprzedaż.
Zaznacz fakturę, którą chcesz edytować (checkbox po lewej stronie).
Kliknij przycisk Edytuj na dole ekranu.
W widoku podglądu faktury kliknij przycisk Edytuj (w prawym dolnym rogu).
Wprowadź zmiany: np. dodaj pozycję, zmień cenę, ilość lub dane nabywcy.
Kliknij Zapisz fakturę - gotowe! Twój księgowy zobaczy tylko nową wersję Twojej faktury w zakładce Odebrane.

👉 O tym jak wystawić korektę do faktury w Scanye przeczytasz tutaj.

Wysyłka wystawionych faktur do KSeF

❗ Ważne - po połączeniu Scanye z KSeF, konieczne będzie wysyłanie wystawionych w Scanye faktur do KSeF. Faktura objęta obowiązkowym KSeF, która nie została przesłana do KSeF (a więc nie otrzymała numeru KSeF), nie jest uznawana za fakturę w rozumieniu przepisów VAT.

Co się zmienia w wystawianiu faktur po wejściu KSeF?

Jeśli już wystawiasz faktury w Scanye, po wejściu KSeF nic się w tym zakresie nie zmienia - nadal robisz to w standardowy sposób, klikając Wystaw fakturę lub ikonę „+” w lewym górnym rogu

Uzupełniasz dane do faktury, po czym klikasz Zapisz fakturę.

Po zapisaniu faktury, do tej pory musiałeś/aś pamiętać aby wysłać ją do nabywcy. Po wejściu obowiązkowego KSeF 1 lutego 2026r., pamiętaj o wysłaniu jej do KSeF.

Jak wysłać fakturę do KSeF?

Wybierz fakturę bądź faktury z listy, po czym kliknij na przycisk Wyślij

Rozwinie się lista, wybierz z niej Wyślij do KSeF.

Zostaniesz poinformowany/a o tym, że po kliknięciu Tak, wyślij tej akcji nie można odwrócić. Jak już pewnie wiesz, faktura raz wystawiona lub wysłana do KSeF nie może być usunięta bądź poprawiona.

Dlatego w Scanye przed wysyłką do KSeF możesz jeszcze sprawdzić czy wszystko się zgadza i dopiero wysłać fakturę.

Jeśli wszystko się zgadza, masz pewność że faktura została wystawiona prawidłowo, kliknij Tak, wyślij. Rozpocznie się wysyłka faktury do KSeF. Faktury są wysyłane do KSeF co 15 minut (limit nałożony odgórnie), dlatego może to chwilę potrwać.

Po prawidłowym wysłaniu faktury do KSeF, w kolumnie Numer KSeF pojawi się przypisany do tej faktury KSeF ID. To oznacza, że faktura jest uznawana za fakturę w rozumieniu przepisów VAT.