Najważniejsze informacje ze spotkania „Środy z KSeF”
Podstawowe informacje o aplikacji
Aktualna wersja aplikacji KSeF i plan aktualizacji
Dostępność
Obecnie dostępna jest wersja aplikacji dla KSeF 1.0.
W lutym 2026 zostanie udostępniona wersja zgodna z KSeF 2.0 (FA(3)).
Wersja 2.0 będzie obejmować wszystkie funkcjonalności z 1.0, dostosowane do nowych wymogów.
Minimalne wymagania systemowe
Dla wersji obecnej:
Android 9 lub wyżej,
iOS 13 lub wyżej.
Dla wersji od lutego 2026:
Android 13+,
iOS 16+.
Aplikacja jest dostępna w Google Play i AppStore, a na Portalu Podatkowym jest dedykowana zakładka aplikacji.
Logowanie i autoryzacja
Logowanie
możliwe przez biometrię
lub PIN, ustawiany w aplikacji.
Na jednym urządzeniu może być zalogowany tylko jeden użytkownik na jeden PESEL.
Autoryzacja
Autoryzacja wyłącznie przez Profil Zaufany,
od kwietnia 2026 - także przez Węzeł Krajowy.
Profile
Użytkownik może posiadać wiele profili (dla różnych NIPów - np. kilku firm).
Każdy profil wymaga osobnej autoryzacji Profilem Zaufanym.
„Pierwsze kroki” - konfiguracja na starcie
Po pierwszym uruchomieniu aplikacji użytkownik widzi:
ekrany powitalne,
samouczek (opcjonalny),
regulamin (obowiązkowy do zaakceptowania).
Następnie następuje:
Ustawienie metody logowania
biometria lub PIN.
Konfiguracja kopii danych
dane mogą być przechowywane w prywatnej chmurze użytkownika,
funkcja jest poza KSeF, nieobowiązkowa.
Dodanie profilu
Aby korzystać z aplikacji:
wpisujemy nazwę profilu,
dodajemy NIP (10 cyfr, bez spacji i znaków),
potwierdzamy Profilem Zaufanym.
Utworzenie wizytówki
jest obowiązkowe, jeśli użytkownik chce wystawiać faktury,
zawiera pełne dane przedsiębiorcy (adresowe, identyfikacyjne, kontaktowe),
generuje kod QR z wizytówką.
Podstawowe funkcjonalności aplikacji
Aplikacja pozwala na wystawianie faktur oraz ich przeglądanie.
Nie zawiera funkcjonalności nadawania ani odbierania uprawnień w KSeF.
Uprawnienia do wystawiania i przeglądania faktur należy nadać np. w Aplikacji Podatnika KSeF (nie dotyczy uprawnień właścicielskich).
Po zalogowaniu użytkownik widzi ekran główny, na którym - w zależności od uprawnień - dostępne są różne funkcje.
Ekran główny
Wystaw fakturę
Wyszukaj fakturę
Wizytówka QR
Dodaj nabywcę
Lista faktur
Konto
Uprawnienia determinują widoczność funkcji (np. brak możliwości wystawienia faktury bez uprawnienia).
Ważne! Aplikacja nie zawiera funkcjonalności nadawania i odbierania uprawnień w KSeF.
Operacje na nabywcach, rachunkach i profilach
Dodawanie nabywców
Możliwe jest:
dodanie ręczne,
skan z wizytówki QR,
wybór z listy zapisanych nabywców.
Dane są później wykorzystywane przy wystawianiu faktur.
Dodawanie rachunków bankowych
możliwe z poziomu zakładki „Konto”,
wymagane pola:
nazwa rachunku,
nazwa banku,
numer rachunku jest walidowany zgodnie ze wzorcem NRB (26 cyfr) (musi być wprowadzony w prawidłowym formacie),
SWIFT (opcjonalnie).
zapisany rachunek jest wykorzystywany przy fakturowaniu.
Zarządzanie profilem i ustawieniami
Z zakładki „Konto” można:
zmieniać dane profilu,
zarządzać nabywcami,
zarządzać rachunkami,
zmieniać metody logowania,
odświeżyć uprawnienia z KSeF,
usuwać profil,
wylogować się.
Wystawianie faktur w aplikacji
Aplikacja pozwala na wystawianie:
faktur podstawowych,
korekt (wyłącznie do faktur wystawionych w aplikacji).
Ograniczenia
brak możliwości wystawienia faktury z węzłem „Załącznik”,
aplikacja obsługuje wyłącznie transakcje krajowe i tylko w walucie PLN. Nie obsługuje faktur zagranicznych ani fakturowania w walutach obcych,
wymagane uprzednie uzupełnienie wizytówki.
Proces wystawiania
Sekcje faktury obejmują:
Adnotacje
(MK, MPP, marża, TP, FP i inne)Pozycje
nazwa,
ilość,
jednostka,
cena netto,
stawka VAT.
Nabywca
ręcznie / QR / lista.
Podmioty inne (dodatkowi nabywcy)
z procentowym udziałem.
Płatności i rachunki bankowe.
Przeglądanie faktur
Lista faktur obejmuje:
faktury sprzedażowe,
faktury zakupowe,
faktury, w których użytkownik figuruje jako „podmiot inny”.
Faktury z węzłem Załącznik
Jeżeli faktura zawiera węzeł „Załącznik”, aplikacja jedynie informuje o jego istnieniu. Wizualizacja faktury nie obejmuje węzła „Załącznik” - czyli nie będzie można wyświetlić jego zawartości.
zapis informacyjny jest widoczny również na wizualizacji.
Korekty faktur
Aby wystawić korektę trzeba:
wejść na listę faktur,
wybrać fakturę pierwotną,
kliknąć „Wystaw korektę”,
zmienić wymagane elementy,
przejść do podsumowania i zatwierdzić.
Czy wiesz, że..?
W trakcie przygotowań do obowiązkowego KSeF rozumiemy, jak ważne jest, aby przedsiębiorcy i księgowi mieli pod ręką narzędzie, które upraszcza codzienną pracę - nie tylko samo wystawianie i odbieranie faktur. Dlatego równolegle rozwijamy nową aplikację mobilną Scanye, stworzoną specjalnie dla małych firm.
To będzie centrum dowodzenia firmy w telefonie - proste, szybkie i dostosowane do realnych potrzeb przedsiębiorców. Aplikacja łączy w sobie wszystko, co najważniejsze w codziennej pracy z dokumentami i KSeF, dzięki czemu nie trzeba korzystać z kilku narzędzi jednocześnie.
Co znajdzie się w aplikacji?
Automatyczny dostęp do faktur z KSeF - pojawiają się same, od razu po wystawieniu, bez logowania i pobierania plików.
Prosty moduł wystawiania faktur - wystawianie, sprawdzanie i wysyłka do KSeF jednym kliknięciem.
Stały kontakt z księgowością - wszystkie pytania, statusy dokumentów i zadania w jednym miejscu, bez maili i telefonów.
Podatki i składki zawsze pod ręką - aktualne wyliczenia i terminy zapłaty przygotowane przez księgowość.
Nowa aplikacja Scanye powstaje po to, aby codzienna obsługa finansów firmy była łatwiejsza, bardziej uporządkowana i dostępna w każdym momencie i na wyciągnięcie ręki.
Więcej szczegółów już wkrótce!