Najważniejsze informacje ze spotkania „Środy z KSeF”
Wstęp do wystawiania faktur w KSeF
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to nowy, elektroniczny rodzaj faktury wprowadzony wraz z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
Nie jest to plik PDF ani skan papierowej faktury - to dokument elektroniczny zapisany w ustrukturyzowanym formacie XML, zgodnym ze wzorem określonym przez Ministerstwo Finansów.
Dzięki temu:
każda faktura ma jednolity układ danych, co umożliwia jej automatyczne odczytanie przez systemy księgowe i programy finansowo-księgowe,
dane z faktur mogą być automatycznie przetwarzane, analizowane i archiwizowane,
możliwe jest pełne zautomatyzowanie procesu fakturowania między kontrahentami.
Faktura ustrukturyzowana po przesłaniu do KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny (numer KSeF), który potwierdza, że została prawidłowo wystawiona i przyjęta przez system.
🔸 e-Faktury mogą być generowane w systemach finansowo-księgowych przedsiębiorcy lub przy użyciu narzędzi udostępnionych przez MF (np. Aplikacji Podatnika KSeF),
🔸 system przyjmuje i udostępnia e-Faktury w trybie online, ale możliwa jest również wysyłka w trybie offline, system wymaga uwierzytelnienia w celu wystawienia lub dostępu do e-Faktury,
🔸 możliwe jest nadanie uprawnień do korzystania z KSeF osobie lub podmiotowi wskazanemu przez podatnika.
Terminy dla wystawianych faktur
Wdrożenie KSeF nie zmienia terminów wystawiania faktur.
Zgodnie z ogólną zasadą:
Fakturę wystawia się do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę.
Fakturę zaliczkową - do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przyjęto zaliczkę.
Uwaga: Ustawa o VAT nadal przewiduje szczególne zasady dla usług budowlanych, najmu czy dostaw mediów.
Rodzaje faktur obsługiwane w KSeF
Rodzaje faktur nieobsługiwane w KSeF
💡 W Scanye można wystawiać prawie wszystkie typy faktur - ustrukturyzowane a także te, które nie trafiają do KSeF. Można je wysyłać do nabywcy bezpośrednio z programu, jednocześnie mając w jednym miejscu pełen zestaw dokumentów - zarówno z KSeF, jak i spoza niego. Scanie nie pobiera opłat za wystawianie faktur od Przedsiębiorców Biur Rachunkowych korzystających ze Scanye.
Elementy procesu wystawienia faktury w KSeF
Nadanie uprawnienia do wystawiania e-Faktur.
Uwierzytelnienie w systemie.
Przesłanie e-Faktury lub paczki e-Faktur.
Weryfikacja podmiotu i pliku przez administrację.
Nadanie unikatowego numeru identyfikującego fakturę.
Proces wystawiania faktury w KSeF w 5 krokach
Krok 1: Upewnij się, że masz uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF - Osoby fizyczne mają je automatycznie. W przypadku spółek uprawnienie musi nadać osoba reprezentująca firmę.
Krok 2: Uwierzytelnij się w programie do fakturowania - Za pomocą certyfikatu KSeF, podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego.
Krok 3: Wypełnij dane faktury i sprawdź poprawność. - Zawrzyj wszystkie obowiązkowe elementy (NIP, dane stron, kwoty, stawki). Zadbaj o poprawność danych i elementów zależnych od sytuacji (np. faktura zaliczkowa lub korygująca).
Krok 4: Wyślij fakturę do KSeF. System weryfikuje:
zgodność z wzorem e-Faktury,
poprawność uprawnień użytkownika.
Po akceptacji faktura zostaje przyjęta do systemu.
Krok 5: Upewnij się, że faktura otrzymała numer KSeF i UPO. Po przetworzeniu dokument otrzymuje unikatowy numer KSeF. Status zmienia się na „200”, a użytkownik może pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
Jak wystawić fakturę w KSeF?
Fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) można wystawić na dwa sposoby:
Za pomocą bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów
Dostępne są trzy oficjalne aplikacje:
Aplikacja Podatnika KSeF (wersja webowa) - pozwala wystawiać i odbierać e-Faktury bez konieczności instalowania programu;
Aplikacja Mobilna KSeF - umożliwia wystawianie i odbieranie faktur na telefonie (Android lub iOS);
E-mikrofirma - aplikacja webowa dla małych firm, pozwalająca m.in. na prowadzenie ewidencji VAT oraz przenoszenie faktur bez potrzeby ich ręcznego przepisywania.
Za pomocą komercyjnych programów zintegrowanych z API KSeF 2.0
Podatnicy mogą korzystać z oprogramowania dostępnego na rynku - np. systemów finansowo-księgowych, które posiadają integrację z API KSeF 2.0.
Dzięki temu możliwe jest:
automatyczne wystawianie i odbieranie e-Faktur,
masowe przesyłanie dokumentów,
obsługa załączników i integracja z własnym workflow.
💡 W Scanye można wystawiać faktury ustrukturyzowane bez dodatkowych opłat - bardzo prosto i szybko. Po weryfikacji wystarczy wysłać fakturę do KSeF. Wszystkie faktury z KSeF automatycznie pobierają się do aplikacji, gdzie można je w łatwy sposób podejrzeć oraz oznaczyć statusy do księgowania, do wyjaśnienia, nie księguj.
Data wystawienia faktury w KSeF w trybie online
💡 Przypominamy, że tryb ONLINE to wystawianie faktur w KSeF w czasie rzeczywistym. Plik xml jest przesyłany do KSeF w tym samym dniu co data wystawienia faktury, wskazana przez podatnika w polu P_1 faktury.
Jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana na fakturze w polu P_1 przez podatnika, to fakturę uznaje się wystawioną w trybie offline24.
Datą wystawienia będzie w tej sytuacji data wskazana przez podatnika na fakturze, a nie data przesłania jej do KSeF. Przepisy określają także szczególne zasady wyznaczania daty wystawienia faktury w przypadku faktur wystawionych w trybach OFFLINE - znajdziesz je w dalszej części notatki.
❗ Uwaga - Wdrożenie KSeF nie zmienia zasad określania daty powstania obowiązku podatkowego. Zgodnie z ogólną zasadą obowiązek podatkowy powstaje - w momencie dokonania dostawy towarów, w momencie wykonania usługi, w chwili otrzymania zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub wykonania usługi.
Ustawa o VAT nadal będzie zawierać szczególne zasady określania daty powstania obowiązku podatkowego np. w przypadku usług budowlanych, usług najmu czy dostawy mediów.
Przepisy przejściowe KSeF
Do czynności dokonanych przed 1 lutego 2026 r., w stosunku do których termin wystawienia faktury upływa po dniu 31 stycznia 2026 r. i dla których w tym terminie nie wystawiono faktury, stosuje się przepisy w nowym brzmieniu.
Przykład:
Podatnik sprzedał towar na rzecz podatnika w dniu 20 stycznia 2026 r. Termin wystawienia faktury upływa więc 15 lutego 2026 r. Jeżeli:
podatnik wystawi fakturę do końca stycznia 2026 r. - może wystawić ją poza KSeF,
podatnik wystawi fakturę 1 lutego 2026 r. lub później - wystawia ją obowiązkowo w KSeF.
Jak skorygować fakturę wystawioną w KSeF?
❗ Uwaga - Jedyną formą poprawienia błędu w wystawionej w KSeF fakturze będzie faktura korygująca.
Po przesłaniu pliku faktury do KSeF nie jest możliwe jej edytowanie.
Faktury wystawionej w KSeF nie można anulować
W przypadku wystawienia faktury na błędnego nabywcę (tj. gdy podasz błędny NIP nabywcy) należy wystawić fakturę korygującą do zera, a następnie nową fakturę na właściwego nabywcę (właściwy NIP nabywcy).
Wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF zostaną uchylone przepisy dotyczące wystawiana not korygujących.
💡 W Scanye można wystawić fakturę, w razie wątpliwości skonsultować ją z księgowym i dopiero potem wysłać do KSeF. Dzięki temu można uniknąć ewentualnej korekty.
Faktura udostępniana nabywcy w sposób uzgodniony
W kilku ustawowo określonych przypadkach wystąpi obowiązek przekazania wystawionej w KSeF faktury nabywcy w sposób z nim uzgodniony (np. papierowo lub jako plik PDF).
Przypadki te określa art. 106gb ust. 4 ustawy. Jest to np. sytuacja gdy:
miejsce świadczenia danej czynności przypada poza terytorium kraju,
nabywcą będzie
osoba prywatna (konsument),
podatnik korzystający ze zwolnienia w ramach procedury SME,
podmiot zagraniczny,
podmiot, który nie posługuje się numerem NIP.
Każda wystawiona w KSeF faktura, która będzie udostępniania nabywcy poza KSeF (w przypadkach określonych ustawowo) powinna zostać opatrzona dodatkowo kodem QR, który zapewnia dostęp do faktury w KSeF bez konieczności logowania do systemu )do wprowadzeniu dodatkowych danych z faktury). Pod kodem QR należy zamieścić napis zawierający numer KSeF faktury.
Numer KSeF faktury - co to jest?
Numer składa się z:
NIP sprzedawcy,
daty przesłania faktury,
części technicznej (12 znaków generowanych automatycznie),
sumy kontrolnej.
W szczególnych przypadkach (np. samofakturowanie, komornik, przedstawiciel podatkowy) w numerze znajdzie się NIP odpowiedniego podmiotu.
Zastosowanie numeru KSeF
Będzie on potrzebny m.in. do:
plików JPK_VAT,
faktur korygujących,
faktur zaliczkowych i rozliczających,
płatności między podatnikami VAT (od 1.01.2027 r.).
Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPО)
Elementy UPO
Numer referencyjny wysłanego zbioru dokumentów. W przypadku wysyłki interaktywnej jest to numer referencyjny sesji. W przypadku wysyłki wsadowej jest to numer referencyjny paczki.
❗ Uwaga - Identyfikator dokumentu przesłanego do KSeF nie jest numerem KSeF przesłanej faktury
Numer KSeF e-Faktury
Numer e-Faktury nadany przez podatnika. Wartość znajdująca się w polu P_2 pliku e-Faktury przesłanej do KSeF
Data przesłania pliku e-Faktury do KSeF
Data przyjęcia = data nadania numeru KSeF = data otrzymania e-Faktury przez nabywcę - przepisy wskazują także szczególne zasady określania daty otrzymania e-Faktury, w szczególności w przypadku wystawienia jej na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług
Potwierdzenie transakcji
Cel i założenia
Potwierdzenie transakcji to rozwiązanie dla sytuacji, gdy faktura nie ma jeszcze numeru KSeF, a klient potrzebuje jej od razu. Szczególnie przydatne np. w sklepach i na stacjach paliw. Może być wydane dla faktur ONLINE i OFFLINE, a kody QR umożliwią szybki dostęp do faktury w KSeF bez logowania.
Wydanie potwierdzenia transakcji
Tryb ONLINE - potwierdzenie transakcji może być wydane w przypadku, gdy fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF, status nabywcy nie ma w tym przypadku znaczenia (nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy bez względu na wydane potwierdzenie transakcji należy wydać fakturę - w sposób z nim uzgodniony).
Tryb OFFLINE (offline24, niedostępność KSeF) - potwierdzenie transakcji może być wydane nabywcy krajowemu z NIP, gdy fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF (nabywcyу,о którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy jest wydawana faktura w sposób uzgodniony).
TRYB OFFLINE (awaryjny) - potwierdzenie transakcji może być wydane nabywcy (bez względu na jego status),o ile uzgodnił otrzymanie faktury w KSeF (dzięki temu nabywca po zeskanowaniu kodu QR będzie mógł m.in. zweryfikować czy faktura została już dosłana do systemu).
Korzyści rozwiązania
W przypadku braku numeru KSeF zapewnienie dostępu do faktury w KSeF dzięki kodom QR.
Zapewnienie dobrych relacji sprzedawca - nabywca (np. klient nie odejdzie z niczym od kasy).
Szybkość obsługi - klienci nie będą czekać na numer KSeF (szczególnie istotne np. na stacjach paliw).
Dla administracji - dodatkowa forma kontroli przez stronę transakcjiczy faktura jest już w KSeF.
Tryby wystawiania faktur w KSeF
W KSeF funkcjonują dwa główne tryby wystawiania faktur: ONLINE i OFFLINE.
Tryb ONLINE
Faktura trafia do KSeF w czasie rzeczywistym – tego samego dnia, w którym została wystawiona.
Tryb OFFLINE
Faktura wystawiana jest poza systemem, a następnie przesyłana do KSeF w ustawowym terminie, aby otrzymała numer KSeF.
Tryb offline24
Tryb offline24 został wprowadzony, by zapewnić płynność pracy przy tymczasowych trudnościach technicznych - np. słabym połączeniu z internetem lub chwilowym braku dostępu do sieci.
Z trybu może skorzystać każdy podatnik, niezależnie od wielkości firmy.
Nie wymaga on żadnych dodatkowych zgłoszeń ani zgód.
Zasady działania:
Faktura wystawiana jest elektronicznie, zgodnie z obowiązującą strukturą FA(3).
Należy przesłać ją do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu.
Datą wystawienia jest ta, którą podatnik wskaże w polu P_1 faktury.
Datą otrzymania jest dzień nadania numeru KSeF lub faktycznego przekazania faktury nabywcy (np. konsumentowi, podmiotowi zagranicznemu lub bez NIP).
Tryb offline - niedostępność KSeF
Ten tryb stosuje się w czasie zaplanowanych prac serwisowych lub oficjalnie ogłoszonej niedostępności KSeF. Celem jest umożliwienie ciągłości obsługi klienta mimo przerwy po stronie systemu.
Zasady:
faktura wystawiana jest elektronicznie,
po zakończeniu przerwy musi zostać przesłana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego,
datą wystawienia pozostaje data wskazana przez podatnika w fakturze (pole P_1).
Tryb awaryjny
Uruchamiany przez Ministerstwo Finansów w razie awarii systemu KSeF.
Pozwala wystawiać faktury poza systemem, które należy przesłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Rozwiązanie to zapewnia ciągłość sprzedaży i eliminuje ryzyko przerwy w działalności.
Awaria całkowita
To szczególny przypadek - np. zagrożenie kraju lub awaria infrastruktury.
W takim czasie podatnicy mogą wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne, które nie są przekazywane do KSeF i nie wymagają kodów QR. Po ustaniu awarii Ministerstwo Finansów decyduje, czy i w jakim zakresie faktury te należy wprowadzić do systemu.
Dwa kody QR i certyfikat KSeF
Faktury wystawiane poza KSeF (np. w trybie offline24, offline lub awaryjnym) są oznaczane dwoma kodami QR:
Kod QR I (OFFLINE) - umożliwia dostęp do faktury i weryfikację danych,
Kod QR II (CERTYFIKAT) - potwierdza autentyczność i tożsamość wystawcy.
Od 1 lutego 2026 r. wystawianie faktur w tych trybach wymaga Certyfikatu KSeF, który będzie można pobrać od listopada 2025 r. w module MCU (Certyfikaty i Uprawnienia).
Faktury korygujące w trybach offline24, offline i awaryjnym
Faktury korygujące można wystawiać również w trybach offline24, offline i awaryjnym. W przypadku, gdy korekta dotyczy faktury wystawionej w tych trybach, należy najpierw przesłać fakturę pierwotną do KSeF, a dopiero potem wystawić korektę. Każda korekta musi zawierać numer KSeF faktury pierwotnej.
Załączniki do faktur w KSeF
Cel wprowadzenia
Funkcja faktury z załącznikiem odpowiada na potrzeby rynku - zwłaszcza branż, które wystawiają dokumenty z rozbudowanymi danymi.
Chodzi głównie o dostawców mediów (energia, gaz), firmy telekomunikacyjne i paliwowe, które w załącznikach umieszczają szczegóły dotyczące zużycia, punktów poboru czy taryf.
Podstawowe założenia
Funkcjonalność dostępna będzie od 1 lutego 2026 r., wraz z uruchomieniem obowiązkowego KSeF.
Załącznik stanowi integralną część faktury, jako dodatkowa sekcja struktury FA(3).
To rozwiązanie fakultatywne, wymagające wcześniejszego zgłoszenia.
Nie można przesyłać plików PDF, JPG czy innych formatów - załącznik musi być częścią struktury logicznej faktury.
Podstawa prawna
Zgodnie z art. 106 gba ust. 1 ustawy o VAT, podatnik może wystawić fakturę z załącznikiem, jeśli dokument zawiera złożone dane dotyczące jednostek miary, ilości lub cen jednostkowych netto.
Załącznik może zawierać tylko dane podatkowe lub bezpośrednio z nimi powiązane.
Szczegółowe zasady zostaną opisane w rozporządzeniu o korzystaniu z KSeF (w przygotowaniu).
Co można, a czego nie można załączać
Załączniki nie mogą służyć do przekazywania informacji o charakterze handlowym lub marketingowym, takich jak:
cenniki, umowy, aneksy,
protokoły odbioru, specyfikacje techniczne,
reklamy czy materiały promocyjne.
Takie dokumenty nadal przekazuje się poza KSeF - elektronicznie lub papierowo.
Jeśli podatnik użyje załącznika niezgodnie z przeznaczeniem, funkcja zostanie mu odebrana (pozostanie możliwość wystawiania zwykłych faktur).
Zgłoszenie do korzystania z załączników
Aby korzystać z faktur z załącznikiem, podatnik musi złożyć zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym - od 1 stycznia 2026 r.
Osoba fizyczna - składa zgłoszenie samodzielnie.
Organizacja - zgłoszenie składa UKO (użytkownik konta organizacji).
Zgłoszenia nie można złożyć:
przez API KSeF 2.0,
z poziomu darmowych narzędzi MF,
w formie papierowej.
Potwierdzenie zgłoszenia
Podatnik otrzyma e-mail z potwierdzeniem przyjęcia i realizacji zgłoszenia.
Aktywacja funkcjonalności nastąpi automatycznie, do 3 dni roboczych od złożenia wniosku.
Od tego momentu można wystawiać faktury z załącznikiem w KSeF.
Zgłoszenie obowiązuje bezterminowo - podatnik może w dowolnym momencie złożyć zgłoszenie zaprzestania korzystania z funkcji.
Pozostałe kwestie techniczne
Funkcjonalność będzie dostępna tylko w komercyjnych narzędziach zintegrowanych z API KSeF 2.0 (nie w aplikacjach MF).
Wysyłka faktur z załącznikiem odbywa się wyłącznie w trybie wsadowym (zbiorczo).
Maksymalny rozmiar pliku faktury z załącznikiem to 3 MB.
W aplikacji MF pojawi się oznaczenie przy fakturach z załącznikiem.
Odczyt faktur z załącznikiem będzie możliwy m.in. w Aplikacji Podatnika KSeF.
Faktury VAT RR w KSeF
Faktura VAT RR dokumentuje zakup produktów rolnych przez podatnika VAT czynnego od rolnika ryczałtowego i jest wystawiana przez nabywcę.
Od 1 kwietnia 2026 r. możliwe będzie wystawianie takich faktur w KSeF - funkcjonalność będzie dobrowolna, nieobowiązkowa.
Jak to działa
Rolnik ryczałtowy będzie mógł wskazać nabywcę jako osobę uprawnioną do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA w jego imieniu.
Jeśli nie dokona takiego wskazania, faktury te pozostaną wystawiane poza KSeF.
Po złożeniu oświadczenia rolnik zobowiązuje nabywcę do korzystania z KSeF aż do momentu odwołania tej decyzji.
Założenia
Z KSeF mogą korzystać tylko rolnicy i nabywcy posiadający numer NIP.
Faktury VAT RR i korekty będą wystawiane w strukturze FA_RR(1).
Będzie je można wystawiać zarówno w trybie ONLINE, jak i offline24.
Rolnik składa w KSeF oświadczenie, że jest rolnikiem ryczałtowym i wskazuje nabywcę jako uprawnionego do wystawiania faktur.
Otrzymywanie faktur w KSeF
Kto otrzyma fakturę w KSeF?
W KSeF fakturę wystawia sprzedawca, a otrzymają ją podmioty, które zostały wskazane w jej treści:
Nabywca - otrzymuje fakturę w systemie, jeśli w dokumencie został podany jego NIP lub inny identyfikator podatkowy.
Podmiot trzeci (np. faktor, płatnik) - otrzyma fakturę, jeśli jego NIP lub identyfikator został wskazany na fakturze.
Podmiot upoważniony (np. komornik) - otrzyma fakturę poza nabywcą, jeśli jest wskazany jako wystawca w imieniu innego podmiotu.
Dzięki temu faktury w KSeF trafiają zawsze do właściwych stron transakcji bez potrzeby przesyłania ich ręcznie.
Brak konieczności zgody nabywcy
Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF nie będzie już wymagane, aby nabywca wyrażał zgodę na otrzymywanie e-Faktur w systemie.
Oznacza to, że wszystkie podmioty objęte obowiązkiem KSeF będą automatycznie odbierały faktury w systemie.
Tylko w wyjątkowych przypadkach (np. osoba prywatna, podmiot zagraniczny, nabywca bez NIP) faktura zostanie przekazana poza KSeF, w uzgodniony sposób - np. w formie PDF lub papierowej.
Data otrzymania faktury
W trybie ONLINE datą otrzymania faktury jest:
dzień, w którym został przydzielony fakturze numer KSeF,
lubdzień faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę - w przypadku udostępnienia tej faktury na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy (np. podmiot zagraniczny).
Dla faktur wystawianych w trybach OFFLINE przepisy przewidują odrębne zasady określania tej daty, które zależą od momentu późniejszego przesłania faktury do KSeF.
Dostęp do faktur w KSeF
Dostęp do faktur wystawionych w KSeF może mieć każdy podmiot, który został do tego uprawniony lub wskazany w systemie.
Wyróżniamy dwa rodzaje dostępu: dla podmiotów uwierzytelnionych i nieuwierzytelnionych.
🔒 Podmiot uwierzytelniony
To sprzedawca, nabywca, podmiot trzeci (np. faktor, płatnik), podmiot upoważniony (np. komornik) lub użytkownik, któremu podatnik nadał dostęp – np. księgowy.
Taki użytkownik musi uwierzytelnić się w systemie KSeF, co oznacza zalogowanie się i potwierdzenie tożsamości za pomocą jednej z metod:
podpisu kwalifikowanego,
profilu zaufanego,
certyfikatu KSeF.
Po uwierzytelnieniu uzyskuje dostęp do pełnej listy e-Faktur, które zostały mu przypisane, wraz z możliwością ich:
przeglądania,
pobierania,
wyszukiwania po numerze KSeF, kontrahencie lub dacie.
🔓 Podmiot nieuwierzytelniony
Nie każdy odbiorca faktury ma dostęp do KSeF poprzez logowanie - dotyczy to np. konsumentów, podmiotów zagranicznych czy firm, które nie korzystają bezpośrednio z systemu.
W takich przypadkach dostęp możliwy jest bez logowania, w tzw. trybie anonimowym lub dwuetapowym.
Etap pierwszy - nabywca skanuje kod QR umieszczony na fakturze przekazanej poza KSeF (np. w pliku PDF).
Dzięki temu może szybko sprawdzić, czy faktura rzeczywiście została wystawiona w KSeF.Etap drugi - po podaniu danych z faktury:
numeru faktury,
identyfikatora podatkowego nabywcy (NIP) lub informacji o jego braku,
kwoty należności ogółem,
nabywca może pobrać pełną treść faktury z systemu.
Pytania i odpowiedzi KSeF
Pytania i odpowiedzi KSeF
❓ Czy faktury "proforma" również będą musiały być wystawiane w KSeF?
Odpowiedź:
Nie. W rozumieniu ustawy o VAT „proforma” nie jest fakturą.
Wystawianie tego typu dokumentów nie będzie odbywać się w KSeF.
❓ Co system sprawdza zanim nada numer KSeF?
Odpowiedź:
System weryfikuje dwie rzeczy:
czy dokument (plik XML) jest zgodny z obowiązującym wzorem e-Faktury,
czy osoba, która wysyła plik, ma odpowiednie uprawnienia.
❓ Czy można wystawić fakturę w KSeF bez NIP sprzedawcy?
Odpowiedź:
Nie. NIP sprzedawcy jest obowiązkowy.
Bez niego faktura nie zostanie przyjęta w systemie.
❓ Czy KSeF odrzuci fakturę wystawioną na błędnego kontrahenta?
Odpowiedź:
Nie. System nie sprawdza poprawności danych kontrahenta.
Jeśli podałeś błędny NIP, faktura zostanie przyjęta.
Wtedy prawidłowym rozwiązaniem jest wystawienie korekty do zera dla błędnego kontrahenta i nowej faktury dla właściwego.
💡 Wystawiają fakturę w Scanye możesz sprawdzić poprawność danych i dopiero po wystawieniu oraz weryfikacji wysłać ją do KSeF.
❓ Co jeśli w fakturze są błędy rachunkowe, np. źle policzona kwota należności ogółem?
Odpowiedź:
Plik przesyłany do KSeF powinien zawierać prawidłowe wartości rachunkowe.
System nie weryfikuje takich błędów i przyjmie taki plik XML. Faktura będzie jednak wystawiona z błędem. Aby poprawić dane, trzeba będzie wystawić fakturę korygującą.
❓ Czy będzie możliwość edytowania wystawionej faktury w razie jakiegoś błędu?
Odpowiedź:
Nie. Faktura po przyjęciu do KSeF staje się dokumentem prawnym i nie można jej zmieniać. Jeśli pojawi się błąd, trzeba wystawić fakturę korygującą.
❓ Czy planowane przejście na strukturę FA(3) od 1 lutego 2026 r. będzie oznaczało konieczność jej stosowania także przez "niedużych" podatników?
Odpowiedź:
Tak. Struktura logiczna FA(3) będzie obowiązywała powszechnie.
Podatnik, który jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., ale będzie je wystawiał już w lutym i marcu dobrowolnie,
również będzie stosował strukturę FA(3).
❓ Dlaczego załączniki będą przyjmowane tylko jako pliki XML, a nie np. PDF?
Odpowiedź:
Załącznik jest traktowany jako integralna część faktury.
Faktura w KSeF musi mieć format XML, dlatego nie można dołączać plików PDF, Word czy JPG. Dzięki temu całość pozostaje spójna i możliwa do automatycznego odczytania przez systemy księgowe.
❓ Czy tylko niektóre branże będą mogły wystawiać faktury z załącznikami?
Odpowiedź:
Nie. Możliwość dodawania załączników nie jest ograniczona do konkretnych branż może z niej korzystać każdy podatnik. Opcja ta została jednak wprowadzona głównie z myślą o branżach, gdzie faktury mają bardzo złożone dane, np. media, telekomunikacja czy paliwa.
❓ Od kiedy można składać zgłoszenia dotyczące załącznika w e-Urzędzie Skarbowym?
Odpowiedź:
Zgłoszenia będzie można składać od 1 stycznia 2026 r., czyli miesiąc przed rozpoczęciem obowiązkowego KSeF dla największych firm.
❓ Jak długo trwa realizacja zgłoszenia? Czy może być odrzucone?
Odpowiedź:
Zgłoszenie zostanie zrealizowane maksymalnie w ciągu 3 dni roboczych.
Nie przewiduje się możliwości odrzucenia takich zgłoszeń - wystarczy poprawnie je złożyć, aby zostało przyjęte.
❓ Jaki jest powód wprowadzenia różnych trybów offline?
Odpowiedź:
Celem jest zapewnienie przedsiębiorcom możliwości wystawiania faktur nawet w sytuacjach awaryjnych.
Jeśli nie ma Internetu, trwa przerwa techniczna lub wystąpi awaria KSeF, można nadal wystawiać faktury.
Występuje jednak obowiązek późniejszego dosłania ich do KSeF w określonym terminie.
Dzięki temu zapewniona jest ciągłość fakturowania pomimo różnych okoliczności.
❓ Czy Ministerstwo Finansów planuje stworzenie usługi, która będzie informować użytkowników o trwających awariach systemu?
Odpowiedź:
Tak. Ministerstwo Finansów planuje wdrożenie usługi, która będzie informować użytkowników o aktualnych awariach systemu.
❓ Czy trzeba mieć dowód, że faktycznie nie było Internetu, żeby wystawić fakturę offline24?
Odpowiedź:
Nie. Przepisy nie wymagają od podatnika żadnego dodatkowego dowodu.
Wystarczy, że wystawisz fakturę w tym trybie i prześlesz ją do KSeF w ustawowym terminie.
❓ Co oznacza „niedostępność KSeF” (art. 106nh ustawy)?
Odpowiedź:
Niedostępność KSeF to w szczególności planowane prace serwisowe ogłaszane przez Ministerstwo Finansów.
Zazwyczaj będą one odbywać się nocą lub w godzinach najmniej uciążliwych dla podatników.
W tym czasie można wystawiać faktury w trybie offline, a następnie dosłać je do systemu.
❓ Czy w trybach offline można wystawiać faktury dla konsumentów (B2C)?
Odpowiedź:
Tak. Przepisy nie wprowadzają ograniczeń – faktury dla konsumentów można wystawiać także w trybie offline.
❓ Czy można wystawiać offline także faktury korygujące?
Odpowiedź:
Tak. Faktury korygujące mogą być wystawiane w trybach offline, a następnie przesyłane do systemu w wymaganym terminie.
❓ Czy można sprawdzić, czy nabywca pobrał fakturę z KSeF?
Odpowiedź:
Nie. System nie daje takiej informacji.
❓ Czy system automatycznie poinformuje mnie, że ktoś wystawił fakturę dla mojej firmy?
Odpowiedź:
Nie. KSeF nie wysyła powiadomień.
Twoje oprogramowanie (np. program księgowy lub aplikacja) musi samo regularnie sprawdzać, czy pojawiły się nowe faktury.
Ministerstwo Finansów udostępnia Aplikację Podatnika KSeF (w wersji online) oraz Aplikację Mobilną KSeF, do których możesz się zalogować i sprawdzić wszystkie faktury wystawione dla Twojej firmy.
❓ Jak zagraniczny kontrahent otrzyma fakturę wystawioną w KSeF?
Odpowiedź:
Faktura jest wystawiana w KSeF, ale zagraniczny odbiorca, który nie ma polskiego NIP, nie może zalogować się do systemu i jej pobrać.
Sprzedawca musi więc przekazać mu dokument w uzgodniony sposób - np. w formie PDF, mailowo lub papierowo.
Taka faktura powinna być opatrzona kodem QR, który pozwala zweryfikować jej istnienie w KSeF.
❓ Czy trzeba wysyłać kontrahentowi numer KSeF faktury?
Odpowiedź:
Nie ma takiego obowiązku, ponieważ faktura pojawia się w systemie odbiorcy automatycznie.
❓ Czy można wskazać kilku odbiorców na fakturze (np. faktora, płatnika)?
Odpowiedź:
Tak. Można wskazać dodatkowych odbiorców - każdy z nich otrzymuje dostęp do faktury w KSeF.
❓ Czy odbiorca musi akceptować fakturę z KSeF, żeby była ważna?
Odpowiedź:
Nie. W KSeF nie jest wymagana akceptacja faktury przez odbiorcę.
Faktura jest uznana za otrzymaną w momencie, gdy system nada jej numer.
Nie trzeba czekać na potwierdzenie od kontrahenta.
Tylko w niektórych przypadkach (np. przy fakturach dla konsumentów lub odbiorców zagranicznych) sprzedawca i nabywca powinni uzgodnić sposób przekazania dokumentu – np. w formie PDF.