1. Kontekst modułu i cel spotkania
Moduł VIII był ostatnim elementem cyklu „Środy z KSeF”, obejmującym sześć bloków tematycznych dotyczących pełnego wdrożenia KSeF.
To szkolenie poświęcono dwóm zagadnieniom:
Bezpłatnej aplikacji e-mikrofirma, która umożliwia wystawianie faktur, ich odbieranie z KSeF oraz prowadzenie podstawowej ewidencji podatkowej.
Dodatkowym funkcjonalnościom KSeF, które rozszerzają możliwości systemu i wpływają na codzienną pracę przedsiębiorców i biur rachunkowych.
2. Czym jest aplikacja e-mikrofirma?
Aplikacja:
jest bezpłatnym narzędziem udostępnianym przez Ministerstwo Finansów,
jest dostępna wyłącznie w środowisku produkcyjnym,
stanowi jeden z elementów usług oferowanych w ramach e-Urzędu Skarbowego,
służy szczególnie mikroprzedsiębiorcom, ale może być również punktem odniesienia dla księgowych, którzy chcą sprawdzić, jak wygląda podstawowy obieg w narzędziu MF.
Główne możliwości aplikacji
Wystawianie krajowych faktur sprzedaży, w tym poprzez KSeF.
Pobieranie faktur zakupowych z KSeF.
Dodawanie innych wpisów księgowych.
Automatyczne tworzenie ewidencji VAT i deklaracji VAT na podstawie dodanych dokumentów.
Generowanie pliku JPK_VAT bezpośrednio z aplikacji.
3. Powiązanie e-mikrofirmy z KSeF - proces i zasady
Aby aplikacja mogła komunikować się z KSeF, użytkownik musi ją powiązać z kontem w KSeF.
Jak wygląda proces?
Po zalogowaniu aplikacja wyświetla komunikat o możliwości powiązania konta z KSeF.
Użytkownik wybiera przycisk „Powiąż z KSeF”.
Potwierdza swoją tożsamość poprzez Profil Zaufany.
System informuje o sukcesie powiązania - wyświetlany jest komunikat potwierdzający nadane uprawnienia.
Co jeśli użytkownik pominie ten krok?
Może przejść dalej do aplikacji,
ale przy próbie wystawienia nowej e-faktury KSeF system i tak ponownie wyświetli okno inicjujące powiązanie.
Efekt powiązania
Po prawidłowym połączeniu:
e-mikrofirma pozwala wystawiać i odbierać faktury poprzez KSeF,
użytkownik widzi komunikat o poprawnym nadaniu uprawnień i zakresach dostępnych działań (odbiór faktur, wysyłka faktur).
4. Wystawianie i odbieranie faktur w e-mikrofirmie
Po powiązaniu konta z KSeF możliwe jest:
Wystawianie faktury:
Użytkownik przechodzi do menu bocznego → „Nowy dokument” → „Nowa e-faktura sprzedaży (KSeF)”.
System prowadzi przez formularz wystawienia faktury zgodnej z KSeF.
Wysyłka odbywa się interaktywnie - po przedaniu dokumentu system zwraca status oraz numer KSeF.
Odbieranie faktur:
Aplikacja umożliwia pobieranie:
faktur zakupowych,
faktur wystawionych wcześniej przez użytkownika,
dokumentów powiązanych w ramach KSeF.
5. Jak uzyskać dostęp do aplikacji e-mikrofirma?
Aplikacja znajduje się w:
👉 e-Urzędzie Skarbowym - po zalogowaniu, w prawym panelu dedykowanym „e-mikrofirmie”.
MF zapewnia również instrukcje i wizualizacje ekranów, co ma pomóc użytkownikom w orientacji w narzędziu.
6. Aktualne możliwości i ograniczenia wersji produkcyjnej
Możliwości:
Pełne powiązanie z KSeF (wersja fakultatywna 1.0).
Obsługa sprzedaży i zakupów.
Generowanie JPK VAT.
Ograniczenia:
Aplikacja nie obsługuje procedur szczególnych (np. VAT marża).
Nie ma wersji testowej ani demo - tylko środowisko produkcyjne.
Brak zaawansowanych funkcji obiegu dokumentów czy akceptacji (te znajdują się np. w komercyjnych narzędziach jak Scanye, Insert, enova365 itd.).
💡 Choć e-mikrofirma zapewnia podstawową obsługę KSeF, wiele biur rachunkowych korzysta z narzędzi takich jak Scanye, które oferują bardziej zaawansowany obieg dokumentów, automatyzację pracy z KSeF oraz funkcje akceptacji i opisywania faktur - niedostępne w narzędziu MF. Więcej na temat przydatności takich narzędzi można przeczytać np. tutaj.