Bezpłatne narzędzia KSeF – Aplikacja Podatnika KSeF (wersja 2.0)
1. Czym jest Aplikacja Podatnika KSeF?
Jest to bezpłatne narzędzie MF do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, przeznaczone głównie dla podatników, którzy nie korzystają z programów komercyjnych albo robią to w ograniczonym zakresie.
Nie jest to program księgowy - nie służy do prowadzenia ewidencji, nie przechowuje własnej bazy kontrahentów, nie jest systemem finansowo-księgowym.
Faktury są w niej wystawiane wyłącznie online, bez załączników, na uniwersalnych formularzach(formatkach) - nie ma możliwości budowania własnych szablonów faktur.
Aplikacja:
pozwala wystawiać i odbierać faktury w KSeF,
umożliwia przeglądanie historii sesji i pobieranie UPO,
pozwala składać wnioski o certyfikaty KSeF i je pobierać,
umożliwia generowanie tokenów autoryzacyjnych.
Dostępność: wersja 2.0 ma zostać udostępniona w lutym 2026 r. na stronie:
ksef.podatki.gov.pl
💡 Aplikacja Podatnika KSeF świetnie sprawdza się jako narzędzie do podstawowego korzystania z systemu, natomiast w codziennej pracy - zwłaszcza przy większej liczbie dokumentów lub konieczności ich akceptacji, opisu i współpracy z księgowym - firmy i biura rachunkowe zwykle korzystają z rozwiązań takich jak Scanye, które automatyzują te procesy. Więcej na temat rozwiązań Scanye można przeczytać na naszej stronie https://scanye.pl/
2. Zakres funkcjonalny - widok ogólny
Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia:
Wystawianie faktur:
podstawowa, zaliczkowa, rozliczeniowa,
korekty: do faktury podstawowej, zaliczkowej, rozliczeniowej,
korekta zbiorcza (wielu faktur z jednego okresu z tytułu rabatu).
Odbieranie i przeglądanie faktur:
zakładki dla faktur sprzedażowych, zakupowych, „podmiotu innego” i „podmiotu upoważnionego”.
Zarządzanie danymi i historią:
historia sesji, liczba dokumentów, odrzucone faktury, UPO pojedyncze i zbiorcze.
Uprawnienia i tokeny:
generowanie tokenów, przegląd lista tokenów, unieważnianie.
3. Wystawianie faktury podstawowej - istotne elementy dla księgowych
3.1. Rodzaje formularzy
Przy wprowadzaniu faktury aplikacja pozwala wybrać jedną z siedmiu formatek:
Faktury pierwotne:
podstawowa,
zaliczkowa,
rozliczeniowa.
Faktury korygujące:
do faktury podstawowej,
do faktury zaliczkowej,
do faktury rozliczeniowej,
korekta zbiorcza (wielu faktur jednego okresu z powodu rabatu).
Dla faktury podstawowej dostępna jest także wersja skróconego formularza, ukrywająca mniej używane pola (opcjonalne).
Ważne: aplikacja nie umożliwia wystawiania faktur uproszczonych - próba wczytania takiej faktury kończy się komunikatem błędu.
3.2. „Wystaw jako” - kontekst i rola
W zależności od nadanych uprawnień / kontekstu użytkownik może wystawiać:
faktury jako sprzedawca,
w imieniu innego podmiotu (np. przedstawiciel podatkowy, komornik),
w trybie samofakturowania itd.
Brak listy wyboru oznacza co do zasady możliwość wystawiania faktur wyłącznie dla NIP-u bieżącego kontekstu po stronie sprzedawcy.
Wybrana rola wpływa na:
dostępne pola w formularzu,
sposób rozłożenia numerów nabywcy i sprzedawcy.
3.3. Adnotacje VAT (sekcja adnotacji)
Formularz przewiduje m.in. adnotacje:
Samofakturowanie - uzupełniane automatycznie, jeśli wcześniej wybrano odpowiedni tryb wystawienia.
Zwolnienie z VAT - konieczny jest wybór jednej z podstaw prawnych (3 typy) i wskazanie konkretnego przepisu.
Procedura marży - wybór jednego z czterech rodzajów (towary używane, dzieła sztuki, biuro podróży, przedmioty kolekcjonerskie i antyki).
WDT nowych środków transportu (NŚT) - wymagane odpowiedzi i dane do VAT-22.
3.4. Szczegóły faktury - daty, ceny, waluty
W sekcji szczegółów faktury wymagane jest m.in.:
Numer faktury podatnika (odrębny od numeru KSeF).
Data wystawienia (musi być bieżąca).
Wybór sposobu określania daty dostawy / wykonania usługi:
jedna wspólna data dla całej faktury,
okres (data początkowa i końcowa),
różne daty dla poszczególnych pozycji (data pojawia się wtedy w tabeli pozycji),
opcja, że data = data wystawienia lub nie jest znana - wtedy nie jest wymagana.
Określenie, czy faktura jest w cenach netto czy brutto:
przy netto - ceny jednostkowe netto, VAT liczony od sumy pozycji, dodawany do wartości netto;
przy brutto - ceny jednostkowe brutto, VAT liczony „z brutto”.
Waluta faktury:
możliwość wyboru waluty obcej,
podsumowanie stawek VAT zawiera wtedy przeliczenie na PLN,
opcja jednego wspólnego kursu dla całej faktury (podawanego z dokładnością do 6 miejsc) albo kursu na poziomie poszczególnych pozycji (kolumna kursu waluty w tabeli).
Możliwość podania wielu dokumentów WZ.
3.5. Pozycje faktury i dodatkowe kolumny
Tabela pozycji pozwala na:
dodawanie / usuwanie wierszy,
dodawanie dodatkowych kolumn:
opusty / rabaty nieujęte w cenie jednostkowej (obniżają wartość pozycji),
indeks (dodatkowe informacje o pozycji, do 50 znaków),
oznaczenie „towar/usługa z załącznika 15”,
GTU,
oznaczenia dodatkowe (procedury jak w JPK_VAT).
Przy procedurze OSS pojawia się kolumna stawki podatku OSS, bez przeliczenia podatku na złotówki.
Dane pozycji:
nazwa towaru/usługi - do 512 znaków,
ilość - do 6 miejsc po przecinku,
jednostka miary - dowolny opis (do 256 znaków),
cena jednostkowa - do 8 miejsc po przecinku,
wartość sprzedaży - liczona automatycznie, zaokrąglona do 2 miejsc po przecinku.
3.6. Dodatkowe informacje, opisy i rozliczenia
Formularz przewiduje rejon elementów opcjonalnych, które nie wynikają wprost z ustawy o VAT, ale mogą być użyteczne:
znaczniki typu:
TP - powiązania między nabywcą a dostawcą/usługodawcą,
FP - faktura do paragonu,
znacznik związany ze zwrotem podatku,
dodatkowe opisy:
tabela z wieloma wierszami (rodzaj informacji, treść, nr pozycji - jeśli zostawiony pusty, opis dotyczy całej faktury),
Sekcja „Rozliczenia”:
możliwość dodawania kwot dodatkowych obciążeń lub odliczeń, np. odsetki, kaucje, nadpłaty, zaliczki już uwzględnione, które nie wpływają na podstawę opodatkowania i VAT.
3.7. Płatności i rachunki bankowe
Sekcja „Płatność”:
Określenie statusu zapłaty:
zapłacono - z obowiązkową datą zapłaty,
zapłata częściowa - z możliwością zdefiniowania wielu części (data, kwota, forma płatności).
Określenie terminu zapłaty:
data konkretna lub
opis typu „liczba dni od…” (np. od otrzymania faktury).
Wybór formy płatności z listy (ostatnia opcja „inna” - z dodatkowym opisem).
Pola dla zautomatyzowanych płatności:
link do płatności bezgotówkowej,
identyfikator płatności KSeF (XF).
Dane rachunków bankowych:
rachunek podatnika,
analogiczna sekcja dla rachunku faktora.
Na końcu sekcji płatności jest skonto - z warunkami i określoną wysokością (kwotową lub opisową).
3.8. Warunki transakcji i transport
Sekcja „Warunki transakcji”:
dane o umowach i zamówieniach (daty, numery),
możliwość wpisania waluty umownej i kursu umownego,
numery partii towaru, warunki dostawy,
znacznik podmiotu pośredniczącego.
Podsekcja „Transport”:
rodzaj transportu i opis ładunku (z opcją „inny” - dowolny opis),
numer zlecenia transportu, jednostki opakowania,
moment rozpoczęcia i zakończenia transportu,
dane przewoźnika (analogiczne do danych nabywcy, ale bez EORI i danych kontaktowych),
adresy: miejsca wysyłki, adresu docelowego, adresów pośrednich (oddzielne zestawy pól, dodawane niezależnie).
3.9. Pozostałe informacje i stopka
Sekcja „Pozostałe informacje”:
do 3 pól „stopka faktury” (każde do ok. 3500 znaków),
możliwość dodania informacji o wpisach w innych rejestrach (np. rejestry branżowe).
Na końcu pierwszej strony formularza można:
przejść do kolejnej strony,
pobrać plik XML wypełnionej faktury - jako „kopię roboczą” do późniejszej edycji.
4. Dane sprzedawcy, nabywcy i innych podmiotów
4.1. Dane sprzedawcy
Na drugiej stronie formularza:
obowiązkowe pola: NIP, imię i nazwisko / nazwa,
opcjonalnie: EORI, prefiks VAT, status podatnika,
po wpisaniu NIP można automatycznie pobrać dane z GUS (nazwa i adres),
adres: kod kraju + 2 pola adresowe (pierwsze obowiązkowe), możliwość dodania adresu korespondencyjnego, globalnego numeru lokalizacyjnego,
dane kontaktowe: do 3 numerów telefonów i 3 adresów e-mail.
4.2. Dane nabywcy
Na trzeciej stronie:
określenie rodzaju identyfikatora nabywcy:
VAT-UE (wtedy obowiązkowe: kod kraju + numer VAT-UE),
inny identyfikator podatkowy (obowiązkowy numer, opcjonalny kod kraju),
brak identyfikatora - wtedy brak obowiązku podawania numeru.
imię i nazwisko / nazwa - obowiązkowe,
dane adresowe i kontaktowe jak u sprzedawcy, plus numer klienta (identyfikacja wewnętrzna wystawcy),
pytanie, czy faktura dotyczy jednostki samorządu terytorialnego lub członka grupy VAT - z dodatkowymi danymi.
4.3. Podmiot inny
Na czwartej stronie:
dodawanie danych podmiotu innego (opcjonalne, ale może stać się obowiązkowe przy określonych rolach/kontekstach),
możliwe role z katalogu zamkniętego (np. dodatkowy nabywca, faktor, odbiorca faktury); przy roli „inna” można wprowadzić opis,
przy roli „dodatkowy nabywca” można wskazać udział procentowy w transakcji (brak wpisu = równe udziały z głównym nabywcą),
przy niektórych konfiguracjach (np. JST, grupa VAT) dodanie co najmniej jednego podmiotu innego staje się obowiązkowe i rola jest z góry określona.
W zależności od rodzaju transakcji może pojawić się piąta strona - np. dane podmiotu upoważnionego (komornik, przedstawiciel podatkowy). Tam NIP musi odpowiadać NIP-owi kontekstu uwierzytelnienia.
5. Proces wysyłki faktury do KSeF
Po kliknięciu „Wystaw fakturę” rozpoczyna się proces wysyłki.
Aplikacja pokazuje status przetwarzania:
możliwość odświeżania statusu,
po poprawnym przetworzeniu pojawia się numer KSeF - można go skopiować.
Nadany numer KSeF oznacza, że faktura została prawidłowo przetworzona i zapis w systemie jest ostateczny (status przetwarzania nie ulegnie zmianie).
6. Pozostałe typy faktur - różnice względem podstawowej
6.1. Faktura zaliczkowa
Możliwość dodawania wielu numerów wcześniejszych faktur zaliczkowych (art. 116).
Możliwe podanie numeru KSeF poprzedniej faktury lub numeru nadanego przez podatnika, jeśli wystawiono ją poza KSeF.
Brak wyboru metody podawania daty dostawy - podaje się datę otrzymania zapłaty (zaliczki); nie jest wymagana, jeśli na dzień wystawienia faktury nie jest jeszcze znana.
Formularz nie jest przeznaczony do dokumentowania w jednej fakturze zaliczek z różnych dat - w takiej sytuacji należy wystawić kilka faktur zaliczkowych.
W sekcji „zamówienie” cena jednostkowa netto oznacza pełną cenę towaru/usługi, a kwota zaliczki jest podawana ręcznie - na tej podstawie liczone są wartości do podsumowania.
6.2. Faktura rozliczeniowa
Wymagane podanie co najmniej jednej faktury zaliczkowej, której dotyczy rozliczenie (z numerem KSeF lub numerem nadanym przez podatnika).
Ceny jednostkowe netto/brutto podawane jako pełne ceny towaru/usługi,
Dodatkowe pole: kwota pozostała do zapłaty - uzupełniana ręcznie, podstawa do wyliczenia podsumowań według stawek VAT.
6.3. Faktury korygujące (podstawowa, zaliczkowa, rozliczeniowa, zbiorcza)
Pojawia się sekcja „Dane faktury korygowanej”:
data wystawienia, numer nadany przez podatnika, numer KSeF (jeśli była w KSeF),
jedna faktura korygowana przy korekcie zwykłej,
przy korekcie zbiorczej - możliwość podania wielu faktur (spełnienie wymogu wskazania wszystkich faktur objętych rabatem).
Możliwe dobrowolne podanie przyczyny korekty i typu skutku (3 wartości z listy).
Sekcja pozycji może zawierać:
tabele stan przed korektą i stan po korekcie,
kwoty do podsumowania liczone jako różnica między tymi stanami (umożliwia korekty dodatnie i ujemne).
Sekcje danych sprzedawcy, nabywcy, podmiotu innego - z możliwością odrębnego wypełnienia „przed” i „po” tam, gdzie MF dopuszcza korektę danych identyfikacyjnych (w szczególności NIP).
W korekcie zbiorczej zamiast pozycji faktury jest sekcja rabatów:
rabat jako kwota netto/brutto dla danej stawki,
przy walucie obcej - jeden kurs dla całej faktury,
pytanie, czy rabat dotyczy wszystkich dostaw/usług danego okresu; przy odpowiedzi „nie” - wskazanie towarów/usług objętych rabatem.
7. Kopie robocze i wczytywanie plików XML
Aplikacja umożliwia:
wczytanie kopii roboczej faktury zapisanej jako plik XML z dysku (wcześniej wyeksportowanej z aplikacji albo przygotowanej w innym narzędziu),
przy niekompletnej fakturze – komunikat błędu z opcją:
przejścia do edycji (formularz uzupełniany danymi z pliku),
usunięcia pliku.
przy kompletnej fakturze:
informacja o pomyślnym wczytaniu,
możliwość bezpośredniego wystawienia faktury (bez przechodzenia przez formularz) lub jej podglądu (wizualizacja przed wysyłką).
Warunek poprawności: data wystawienia w pliku musi być datą bieżącą.
Jeżeli plik jest niezgodny ze wzorami formularzy, ale semantycznie poprawny, można go mimo wszystko wystawić.
Jeżeli plik jest całkowicie niepoprawny, jedyną dostępną opcją jest jego usunięcie.
8. Dostęp do faktur - listy i podgląd
W module omówiono funkcjonalność list faktur:
Zakładki:
Faktury sprzedażowe - faktury, w których NIP kontekstu widnieje jako sprzedawca, w tym:
zwykła sprzedaż,
samofakturowanie,
faktury wystawione przez przedstawiciela podatkowego w imieniu podatnika,
faktury wystawione w trybie egzekucji (komornik, organ egzekucyjny).
Faktury zakupowe - faktury, w których NIP kontekstu jest w danych nabywcy:
zwykłe zakupy,
samofakturowanie,
zakupy w procedurze samofakturowania VAT-UE (przy odpowiednim kontekście).
Faktury podmiotu innego - faktury, gdzie NIP kontekstu pojawia się w roli innej niż sprzedawca/główny nabywca:
dodatkowy nabywca, odbiorca, faktor itp.,
faktury zawierające NIP członka grupy VAT, jednostki podległej JST albo identyfikator jednostki wewnętrznej.
Faktury podmiotu upoważnionego - widoczne, gdy NIP kontekstu to:
komornik sądowy,
organ egzekucyjny,
przedstawiciel podatkowy - w tej zakładce widoczne są faktury wystawione w tych kontekstach.
Każda lista zawiera podstawowe dane:
numer KSeF,
numer nadany przez wystawcę,
dane kontrahentów,
datę wystawienia,
kwoty i tryb wysyłki,
przy fakturach zakupowych - także datę otrzymania faktury.
Możliwe jest:
filtrowanie po kolumnach,
zmiana liczby faktur na stronie (domyślnie 10),
zaznaczenie wielu faktur i pobranie ich:
w formacie PDF / HTML (wizualizacja z kodem QR i linkiem weryfikacyjnym – dla trybu offline dwa kody QR),
w formacie XML (oryginał).
Kliknięcie w wiersz faktury otwiera podgląd wewnętrzny (wizualizacja). Z tego poziomu dostępny jest:
przycisk pobierania,
przycisk „Wystaw podobną fakturę” - przejście do formularza z danymi z już wystawionej faktury.
9. Historia sesji i UPO
W module omówiono historię sesji:
Każdy uwierzytelniony użytkownik widzi swoje sesje (aktualne i historyczne).
Właściciel kontekstu oraz użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami mogą widzieć sesje innych użytkowników w tym kontekście.
Lista sesji obejmuje:
numer sesji,
liczbę faktur w sesji i liczbę odrzuconych,
typ sesji (interaktywna / wsadowa),
status (trwająca / zakończona),
daty rozpoczęcia i ostatniej aktywności.
Przy sesji aktualnej możliwe jest wymuszenie jej zakończenia (nie oznacza to automatycznego wylogowania).
Po wejściu w szczegóły sesji widać:
wszystkie faktury z danej sesji,
numery KSeF poprawnie przetworzonych faktur,
numer nadany przez wystawcę,
datę przesłania, status przetwarzania.
UPO:
Dla sesji zakończonych możliwe jest pobranie UPO zbiorczego dla całej sesji.
Dla każdej poprawnie przetworzonej faktury można pobrać UPO pojedyncze (XML oraz PDF).
Dla sesji aktualnie trwającej dostępne jest tylko UPO dla pojedynczych faktur (brak zbiorczego).
Jeżeli faktura ma już numer KSeF, oznacza to, że została prawidłowo przetworzona – z punktu widzenia podatnika posiadanie UPO jest potwierdzeniem technicznym, ale sam numer KSeF świadczy już o skutecznym wystawieniu.
10. Tokeny autoryzacyjne - generowanie i unieważnianie
W końcowej części modułu omówiono tokeny:
10.1. Generowanie tokenów
Token może wygenerować:
właściciel kontekstu,
każdy uwierzytelniony użytkownik w danym kontekście.
Przy generowaniu tokena należy:
nadać mu nazwę,
określić zakres uprawnień (może obejmować jedno lub więcej uprawnień),
zakres tokena nie może być szerszy niż uprawnienia użytkownika, który go generuje.
Po wygenerowaniu:
pojawia się komunikat o przetwarzaniu,
konieczne jest odświeżenie,
wyświetlony numer tokena musi być skopiowany od razu - później nie będzie dostępny do podglądu.
Jeśli użytkownik zgubi token, może wygenerować nowy token (nawet o takim samym zakresie).
Tokenu używa się do uwierzytelnienia w programach komercyjnych, które przewidują logowanie do KSeF przez token.
Działania wykonane w KSeF po uwierzytelnieniu tokenem są przypisywane użytkownikowi, który token wygenerował.
Ważny horyzont czasowy:
Funkcjonalność tokenów ma być utrzymywana do końca 2026 r. - docelowo mają je zastąpić certyfikaty KSeF do uwierzytelniania.
10.2. Lista tokenów i unieważnianie
Każdy użytkownik widzi tokeny wygenerowane przez siebie.
Właściciel kontekstu oraz użytkownicy z uprawnieniami do zarządzania uprawnieniami i przeglądania uprawnień widzą wszystkie aktywne tokeny w kontekście.
Unieważnianie:
użytkownik może unieważnić własne tokeny,
właściciel i użytkownik z uprawnieniami do zarządzania mogą unieważniać tokeny innych użytkowników w danym kontekście.
Lista tokenów ma filtry (m.in. po nazwie tokena, identyfikatorze).
Po zaznaczeniu tokena i kliknięciu „Unieważnij” pojawia się okno potwierdzenia.
Po potwierdzeniu:
system pokazuje status przetwarzania,
po odświeżeniu widoczny jest komunikat o unieważnieniu,
token znika z listy aktywnych tokenów.
Istotna uwaga: tokenów nie należy udostępniać innym osobom, bo działania wykonane na ich podstawie obciążają użytkownika, który token wygenerował.
💡 Podstawowe funkcje KSeF są dostępne bezpłatnie w Aplikacji Podatnika, natomiast pełna automatyzacja obiegu dokumentów, akceptacji i współpracy z księgowością jest realizowana zwykle w zewnętrznych rozwiązaniach, takich jak Scanye - zwłaszcza tam, gdzie liczy się oszczędność czasu i przejrzystość procesu. Więcej na temat rozwiązań Scanye można przeczytać na naszej stronie https://scanye.pl/