Co musisz wiedzieć przed połączeniem Scanye z KSeF?
Jeśli spółka nie posiada pieczęci elektronicznej:
💡 Jeśli spółka nie posiada pieczęci elektronicznej dostęp do KSeF odbywa się przez osobę fizyczną, która działa w imieniu spółki.
Jak wygląda proces?
Spółka składa wniosek ZAW-FA do Urzędu Skarbowego.
We wniosku musi wskazać:
Osobę fizyczną uprawnioną do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu firmy tzw. superadministratora.
Po akceptacji ZAW-FA:
wystarczy, że uprawniona osoba:
zaloguje się do KSeF,
nada sobie uprawnienia jako osobie fizycznej.
Uprawniona osoba łączy konto administratora (master) w Scanye z KSeF:
swoim profilem zaufanym lub certyfikatem/tokenem.
Jak połączyć Scanye z KSeF - dla osoby wskazanej w zgłoszeniu ZAW-FA
⚠️ Żeby móc połączyć Scanye z KSeF jako osoba uprawniona za pomocą wniosku ZAW-FA musisz najpierw nadać sobie uprawnienia w KSeF. Poniższa instrukcja uwzględnia ten etap w krokach od 7 do 9.
Wejdź na stronę https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
Wybierz “Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”
Następnie wybierz “Zaloguj profilem zaufanym”.
Jako identyfikator wybierz „NIP firmy”, wpisz NIP spółki, a następnie kliknij „Uwierzytelnij”.
Wybierz “Podpisz”.
Wybierz “Profil Zaufany” i przejdź kolejne kroki logowania, aż strona automatycznie przeniesie Cię do KSeF.
Po zalogowaniu wybierz zakładkę “Uprawnienia”, a następnie “Nadaj uprawnienie”.
W polu “Rodzaj uprawnienia” wybierz pierwszą opcję, czyli “Osobie fizycznej do pracy w KSeF”.
W miejscu “Rodzaj podmiotu uprawnianego” wybierz również pierwszą opcję, czyli “Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL”.
W polu “Identyfikator” wpisz swój numer PESEL, a w kolejnych krokach uzupełnij imię i nazwisko.
W ostatnim kroku, dotyczącym zakresu uprawnień, w polu “Osoba będzie uprawniona do” zaznacz dwie pierwsze opcje, czyli “wystawiania faktur” i “przeglądania faktur”. Na końcu należy kliknąć “Nadaj uprawnienia”
Pojawi się komunikat informacyjny. Jeśli po chwili nic się nie zmieni, proszę kliknąć „Odśwież”.
Po odświeżeniu zobaczysz potwierdzenie nadania uprawnień. To znak, że możesz przejść do kolejnego punktu instrukcji.
Wybierz zakładkę „Certyfikaty”, a następnie „Wnioskuj o certyfikat”.
Wpisz nazwę certyfikatu - może to być np. „Scanye” (tak jak na zrzucie ekranu). Następnie wymyśl i wpisz hasło zgodne z wymaganiami systemu ( ❗zapisz je - będzie jeszcze potrzebne) i kliknij „Generuj”.
W tle do folderu pobierze się tzw. klucz do certyfikatu. Następnie wybierz „Uwierzytelnienie w systemie KSeF”. Pozostaw datę, którą podpowiada system (będzie to data bieżąca), po czym kliknij „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu”.
Pojawi się komunikat informacyjny. Jeśli po chwili nic się nie zmieni, kliknij „Odśwież”.
Następnie wybierz „Pobierz certyfikat”. System zapisze certyfikat jak w poprzednich krokach - w domyślnym folderze (czasem jest to folder "Pobrane" czasem zapisuje na pulpicie) to właśnie nim połączysz konto w Scanye z KSeF.
Na tym etapie możesz już wylogować się z KSeF.
W kolejnym kroku zaloguj się do Scanye na swoim komputerze i u góry panelu kliknij „Dokończ połączenie z KSeF” lub „Połącz konto z KSeF”.
Następnie wybierz opcję „Od początku bieżącego miesiąca”, jeśli łączysz się z KSeF w lutym 2026 r. Jeśli będziesz łączyć się w kolejnych miesiącach, wybierz opcję „Wskaż datę” i wpisać 01.02.2026 r.
Po kliknięciu "Dalej", wybierz z listy dostępnych opcji "Certyfikat KSeF".
W tym miejscu pomiń „Krok 1” (zaznaczony na czerwono), ponieważ został on już wykonany w punktach od 1 do 14 tej instrukcji.
W pierwszej przerywanej ramce wgraj certyfikat, a w drugiej klucz do certyfikatu, zapisane wcześniej na komputerze. Z doświadczenia wiemy, że system zazwyczaj sam podpowiada, który plik należy wybrać - po rodzaju rozszerzenia pliku. W ostatniej ramce wpisz hasło do certyfikatu (to długie hasło wpisywane wcześniej w punkcie 11 tej instrukcji).
Następnie kliknij „Zaloguj”.
Najpierw ten krok wygląda tak:
A następnie tak:
System przetwarza dane i może to chwilę potrwać.
Jeśli system KSeF działa poprawnie pojawi się poniższy komunikat:
Na zakończenie:
Powyższy komunikat oznacza, że Scanye poprawnie połączyło się z Twoim kontem w KSeF.
Od tego momentu:
faktury zakupowe z KSeF będą co dwie godziny automatycznie pobierać się do Scanye (do zakładki "Pliki"),
możesz również wysyłać faktury do KSeF bezpośrednio ze Scanye - więcej na ten temat przeczytasz w naszej instrukcji - Jak wysłać fakturę do KSeF ze Scanye?