Najczęstszym powodem, dla którego spółka nieposiadająca pieczęci elektronicznej nie może połączyć Scanye z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), jest brak prawidłowo nadanych uprawnień w systemie KSeF.
Sposób przygotowania dostępu do KSeF zależy jednak od formy prowadzonej działalności (spółka lub jednoosobowa działalność gospodarcza) oraz od metody uwierzytelnienia stosowanej przez dany podmiot (np. pieczęć elektroniczna, profil zaufany). W związku z tym procedura połączenia Scanye z KSeF może wyglądać inaczej w zależności od sytuacji podatnika.
Poniższa tabela pokazuje, czy w danym przypadku konieczne jest nadawanie uprawnień oraz jaka jest właściwa ścieżka postępowania, aby połączyć Scanye z KSeF.
(kliknij dwa razy na tabelę, aby powiększyć)
Spółka bez pieczęci elektronicznej
Spółka składa formularz ZAW-FA, w którym wskazuje osobę uprawnioną do działania w KSeF w imieniu spółki (np. członka zarządu, dyrektora finansowego, pracownika).
👉 Naszą instrukcję jak wypełnić wniosek ZAW-FA możesz pobrać pod tym linkiem [LINK]
Wskazana osoba loguje się do KSeF jako osoba fizyczna, profilem zaufanym.
Jak zalogować się do KSeF profilem zaufanym?
Wejdź na stronę https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
Wybierz “Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”
Następnie wybierz “Zaloguj profilem zaufanym”.
Jako identyfikator wybierz „NIP firmy”, wpisz NIP spółki, a następnie kliknij „Uwierzytelnij”.
Wybierz “Podpisz”.
Wybierz “Profil Zaufany” i przejdź kolejne kroki logowania, aż strona automatycznie przeniesie Cię do KSeF.
Następnie ta osoba musi nadać sobie w KSeF odpowiednie uprawnienia jako osobie fizycznej do pracy w KSeF.
Jak nadać sobie uprawnienia w KSeF (dla osoby upoważnionej w ZAW-FA)?
Po zalogowaniu się do KSeF profilem zaufanym, wybierz zakładkę “Uprawnienia”, a następnie “Nadaj uprawnienie”.
W polu “Rodzaj uprawnienia” wybierz pierwszą opcję, czyli “Osobie fizycznej do pracy w KSeF”.
W miejscu “Rodzaj podmiotu uprawnianego” wybierz również pierwszą opcję, czyli “Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL”.
W polu “Identyfikator” wpisz swój numer PESEL, a w kolejnych krokach uzupełnij imię i nazwisko.
W ostatnim kroku, dotyczącym zakresu uprawnień, w polu “Osoba będzie uprawniona do” zaznacz dwie pierwsze opcje, czyli “wystawiania faktur” i “przeglądania faktur”. Na końcu należy kliknąć “Nadaj uprawnienia”
Pojawi się komunikat informacyjny. Jeśli po chwili nic się nie zmieni, proszę kliknąć „Odśwież”.
Po odświeżeniu zobaczysz potwierdzenie nadania uprawnień. To znak, że możesz przejść do kolejnego punktu instrukcji.
❗ Bez wykonania powyższych kroków system nie pozwoli na wygenerowanie certyfikatu ani na połączenie Scanye z KSeF.
Spółka z pieczęcią elektroniczną
W tym przypadku procedura jest uproszczona. Jeżeli spółka dysponuje pieczęcią elektroniczną. Uwierzytelnia się w KSeF bezpośrednio przy użyciu tej pieczęci. Nie ma konieczności składania ZAW-FA ani nadawania uprawnień, aby połączyć Scanye z KSeF.
Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)
Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej:
nie musi nadawać sobie żadnych dodatkowych uprawnień w KSeF,
loguje się do KSeF jako podatnik (osoba fizyczna),
generuje certyfikat KSeF, token lub po prostu łączy Scanye z KSeF za pomocą profilu zaufanego.
W JDG właściciel firmy jest jednocześnie podmiotem i użytkownikiem systemu, dlatego nie ma potrzeby składania ZAW-FA ani nadawania uprawnień samemu sobie.
Uprawnienia dla tokena
Jeżeli korzystasz z połączenia Scanye z KSeF za pomocą tokena, nadal nie musisz nadawać uprawnień sobie jako właścicielowi JDG. Konieczne jest jednak nadanie odpowiednich uprawnień dla samego tokena.
Token powinien posiadać co najmniej następujące uprawnienia:
Do wystawiania faktur
Do przeglądania faktur
Dzięki temu Scanye będzie mogło poprawnie komunikować się z KSeF w Twoim imieniu w zakresie wystawiania i odczytu dokumentów.
💡 Po połączeniu Scanye z KSeF, Twoje biuro rachunkowe automatycznie zobaczy wszystkie faktury pojawiające się z rządowej aplikacji w Scanye. Nie musisz nadawać dodatkowych uprawnień dla Twojego biura w KSeF.
Przydatne instrukcje
Instrukcja połączenia z KSeF dla spółek - dla osoby wskazanej w zgłoszeniu ZAW-FA - ta instrukcja przeprowadzi spółkę od ZAW-FA, przez logowanie i nadanie uprawnień w KSeF, aż po połączenie Scanye z KSeF za pomocą certyfikatu.
Jak połączyć Scanye z KSeF w zależności od metody? - w tej instrukcji znajdziesz między innymi jak połączyć Scanye z KSeF za pomocą certyfikatu czy profilu zaufanego.
Jak oznaczać dokumenty zgodnie z KSeF w Scanye? - tutaj przeczytasz o tym, co dalej po połączeniu Scanye z KSeF? Gdzie będą pojawiały się faktury, jak je oznaczać?
Jak wysłać fakturę do KSeF ze Scanye? - ta instrukcja w łatwy sposób pokazuje jak wysyłać do KSeF faktury wystawione w Scanye