Wstęp
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, możesz połączyć Scanye z KSeF bezpośrednio jako właściciel firmy - profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, tokenem lub certyfikatem KSeF.
Dzięki temu połączeniu Scanye z KSeF możesz:
automatycznie pobierać faktury z KSeF - bez ciągłego logowania do systemów rządowych,
wysyłać do KSeF faktury wystawione bezpośrednio w Scanye,
zapewnić księgowemu dostęp do faktur z KSeF - bez konieczności nadawania uprawnień w rządowym systemie.
Co musisz wiedzieć przed połączeniem Scanye z KSeF?
Poniżej w prosty sposób pokazujemy, jak przygotować jednoosobową działalność gospodarczą korzystającą ze Scanye do KSeF. Diagram przeprowadzi Cię przez cały proces krok po kroku, a pod nim znajdziesz szczegółową instrukcję.
Jak wygląda proces?
Uwierzytelniasz się w KSeF:
profilem zaufanym lub
certyfikatem kwalifikowanym.
Następnie:
łączysz konto administratora (master) w Scanye z KSeF profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, tokenem lub certyfikatem KSeF.
Możliwe metody połączenia Scanye z KSeF
Obecnie dostępne są cztery metody połączenia konta przedsiębiorcy w Scanye z KSeF:
Profil zaufany - ta metoda polega na podpisaniu profilem zaufanym pliku uwierzytelniającego. Wymagane jest posiadanie profilu zaufanego, E-dowodu lub certyfikatu kwalifikowanego.
Certyfikat KSeF - metoda polega uwierzytelnieniu się za pomocą podpisanego certyfikatu (pliku) pobranego z KSeF, klucza uwierzytelniającego oraz hasła. Wymagane posiadanie profilu zaufanego, aplikacji mObywatel, E-dowodu lub certyfikatu kwalifikowanego.
Podpis kwalifikowany - metoda polega na podpisaniu certyfikatem kwalifikowanym pliku uwierzytelniającego. Wymagane jest posiadanie aplikacji dedykowanej do wykonania podpisu kwalifikowanego np. mObywatel.
Token - metoda polega na uwierzytelnieniu się ciągiem cyfr (tokenem) wygenerowanym na stronie KSeF. Jest to rozwiązanie przejściowe, można go używać do końca 2026 roku. Token nie będzie działał w trybie offline. Wymagane jest posiadanie profilu zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego.
❗ Ważne - nadawanie uprawnień dla biura rachunkowego w KSeF nie jest koniecznie. Konto księgowego jest połączone z kontem przedsiębiorcy, dlatego po połączeniu Scanye z KSeF na koncie przedsiębiorcy, księgowy automatycznie będzie widział wszystkie faktury pobierające się z KSeF.
Jak połączyć Scanye z KSeF - dla JDG
1. Po zalogowaniu się do Scanye kliknij w przycisk Połącz konto z KSeF w prawym górnym rogu aplikacji.
2. Wybierz zakres od którego chcesz, aby pobrały się faktury z KSeF. Kliknij Dalej.
3. Po wybraniu zakresu, otworzy się okno Integracji z KSeF.
Ważne 💡 Jeśli nie pojawiło się żadne okno, sprawdź czy nie masz zablokowanych wyskakujących okienek.
4. Teraz wybierz jedną z metod połączenia z KSeF. Poniżej w wysuwanych sekcjach opisaliśmy każdy sposób połączenia z KSeF.
Połączenie za pomocą Profilu zaufanego
Połączenie za pomocą Profilu zaufanego
5. Wybierz środowisko Produkcyjne oraz sposób połączenia: Profil zaufany. Następnie postępuj zgodnie z instrukcją.
6. Pobierz plik do podpisania. Nie musisz go otwierać, wystarczy tylko pobrać.
7. Po pobraniu i zapisaniu pliku, kliknij na kolejny krok: Przejdź do profilu zaufanego i podpisz -> Przejdź.
Uwaga❗ Plik jest ważny przez 10 minut. Po upływie tego czasu plik trzeba wygenerować ponownie.
8. Zostaniesz automatycznie przeniesiony/a na rządową stronę. Klikając Dodaj plik, wgraj wcześniej pobrany plik.
9. Po poprawnym wgraniu pliku, kliknij Dalej.
10. Na kolejnej stornie kliknij Podpisz.
11. Na tym etapie możesz wybrać w jaki sposób chcesz podpisać dokument. W tej instrukcji pokażemy Profil zaufany.
12. Po kliknięciu na Profil Zaufany, zaloguj się Twoimi danymi do profilu zaufanego, bądź przy pomocy banku.
13. Po poprawnym zalogowaniu, otrzymasz kod SMSem, uzupełnij go aby móc kontynuować, po czym kliknij Potwierdź.
❗ Jeśli SMS nie dotarł, skorzystaj z opcji Wyślij ponownie. Jeśli jednak mimo to SMS nie przychodzi, skontaktuj się mailowo lub telefonicznie (zalecamy kontakt mailowy) z rządową pomocą techniczną.
Dane do kontaktu znajdziesz na stronie: https://www.gov.pl/web/profilzaufany/kontakt
14. Po podpisaniu dokumentu zostaniesz automatycznie przeniesiony/a na stronę z potwierdzeniem podpisu.
15. Na dole strony kliknij przycisk Pobierz.
16. Po pobraniu i zapisaniu pliku, wróć do okna w Scanye z połączeniem KSeF i dodaj podpisany plik.
17. Po dodaniu podpisanego pliku, nastąpi łącznie z KSeF. Jeśli operacja przebiegnie prawidłowo - zobaczysz komunikat Konto zostało poprawnie połączone z KSeF.
18. Po wykonaniu wszystkich czynności faktury z KSeF zaczną pojawiać się w zakładce Pliki - automatycznie co 2h.
Połączenie za pomocą Podpisu kwalifikowanego
Połączenie za pomocą Podpisu kwalifikowanego
5. Wybierz środowisko Produkcyjne oraz sposób połączenia: Podpis kwalifikowany.
6. Otworzy się nowy widok, przy sekcji Pobierz plik do podpisania kliknij Pobierz. Plik o rozszerzeniu XML pobierze się na komputer.
Uwaga ❗Żeby podpisać i wgrać plik masz 10 min. Po wygaśnięciu sesji, będzie konieczne rozpoczęcie procesu od początku.
7. Otwórz pobrany plik w aplikacji z której korzystasz do podpisu kwalifikowanego. Podpisz plik. Teraz naciśnij Dalej.
8. W sekcji Dodaj podpisany plik kliknij Dodaj i wgraj podpisany wcześniej plik.
9. Po dodaniu podpisanego pliku, nastąpi łącznie z KSeF. Jeśli operacja przebiegnie prawidłowo - zobaczysz komunikat Konto zostało poprawnie połączone z KSeF.
10. Po wykonaniu wszystkich czynności faktury z KSeF zaczną pojawiać się w zakładce Pliki - automatycznie co 2h.
.
Połączenie za pomocą Tokenu
Połączenie za pomocą Tokenu
Ważne 💡 Tokenu można używać do końca 2026 roku. Token nie będzie działał w trybie offline.
5. Wybierz środowisko Produkcyjne oraz sposób połączenia: Token.
6. Zgodnie z instrukcją kliknij na Przejdź, wtedy otworzy się rządowa strona KSeF.
7. W tym korku musisz zalogować się do KSeF, wybierz pierwszą opcję Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur.
8. Wybierz jedną z form logowania, najłatwiejszym sposobem jest Profil zaufany.
9. Po kliknięciu na pierwszą opcję, uzupełnij Twój numer NIP. Po czym kliknij na dole strony Uwierzytelnij.
10. Przejdź do zakładki Tokeny. Po czym Generuj token.
11. Nadaj nazwę tokenowi np. Token do Scanye [data], po czym nadaj uprawnienia. Wystarczą te do wystawiania faktur i przeglądania faktur. Po wykonaniu tej czynności kliknij na Generuj token.
12. Po wykonaniu tych czynności zostanie wygenerowany token. Skopiuj go.
❗ Ważne
Nikomu nie podawaj tokenu.
13. Wróć do okna w Scanye Połącz z KSeF. Kliknij Dodaj.
14. Wklej token w wyznaczonym miejscu i kliknij Zatwierdź.
15. Jeśli operacja przebiegnie prawidłowo - zobaczysz komunikat Konto zostało poprawnie połączone z KSeF.
16. Po wykonaniu wszystkich czynności faktury z KSeF zaczną pojawiać się w zakładce Pliki - automatycznie co 2h.
Połączenie za pomocą Certyfikatu KSeF
Połączenie za pomocą Certyfikatu KSeF
1. Wejdź na stronę: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
2. Wybierz Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur.
3. Następnie wybierz Zaloguj przez login.gov.pl.
4. Jako identyfikator wybierz „NIP firmy”, wpisz swój NIP, a następnie kliknij Uwierzytelnij.
5. Wybierz Podpisz.
6. Wybierz Profil Zaufany i przejdź kolejne kroki logowania, aż strona automatycznie przeniesie Cię do KSeF.
7. Wybierz zakładkę Certyfikaty, a następnie Wnioskuj o certyfikat.
8. Wpisz nazwę certyfikatu - może to być np. „Scanye” (tak jak na zrzucie ekranu). Następnie wymyśl i wpisz hasło zgodne z wymaganiami systemu i kliknij Generuj.
❗Pamiętaj by zapisać hasło - będzie jeszcze potrzebne
9. W tle do folderu pobierze się tzw. klucz do certyfikatu. Następnie wybierz Uwierzytelnienie w systemie KSeF. Pozostaw datę, którą podpowiada system (będzie to data bieżąca), po czym kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu.
10. Pojawi się komunikat informacyjny. Jeśli po chwili nic się nie zmieni, kliknij Odśwież.
11. Następnie wybierz Pobierz certyfikat. System zapisze certyfikat jak w poprzednich krokach - w domyślnym folderze (czasem jest to folder "Pobrane" czasem zapisuje na pulpicie) to właśnie nim połączysz konto w Scanye z KSeF.
12. Na tym etapie możesz już wylogować się z KSeF.
13. W kolejnym kroku zaloguj się do Scanye na swoim komputerze i u góry panelu kliknij Dokończ połączenie z KSeF lub Połącz konto z KSeF.
14. Wybierz okres od którego chcesz rozpocząć pobieranie faktur. Kliknij Dalej.
15. Wybierz środowisko Produkcyjne oraz sposób połączenia: Certyfikat KSeF.
16. W tym miejscu pomiń „Krok 1” (zaznaczony na czerwono), ponieważ został on już wykonany w punktach 1 do 14 tej instrukcji.
17. W pierwszej przerywanej ramce wgraj certyfikat, a w drugiej klucz do certyfikatu, zapisane wcześniej na komputerze. Z doświadczenia wiemy, że system zazwyczaj sam podpowiada, który plik należy wybrać - po rodzaju rozszerzenia pliku. W ostatniej ramce wpisz hasło do certyfikatu (to długie hasło, nadawane w KSeF, utworzone w jednym z poprzednich kroków tej instrukcji).
18. Następnie kliknij Zaloguj.
19. Nastąpi łącznie z KSeF. Jeśli operacja przebiegnie prawidłowo - zobaczysz komunikat Konto zostało poprawnie połączone z KSeF.
20. Po wykonaniu wszystkich czynności faktury z KSeF zaczną pojawiać się w zakładce Pliki - automatycznie co 2h.
Co jeśli nie możesz połączyć się z KSeF?
Problem 1 - KSeF ma awarię
Status KSeF, który widzisz w lewym górnym rogu ekranu, informuje o bieżącym stanie działania rządowego systemu KSeF.
Może się zdarzyć, że połączenie między Scanye a KSeF zostało przeprowadzone prawidłowo, ale sama platforma rządowa nie jest dostępna.
Ten status ma jedno zadanie: pokazać Ci, czy system KSeF jest w pełni dostępny, działa częściowo, czy w danym momencie jest po prostu wyłączony lub ma awarię.
Jakie mogą być statusy?
Działa - Wszystko w porządku - KSeF działa i możesz z niego korzystać bez przeszkód.
Planowana przerwa - KSeF zapowiedział prace techniczne. W tym czasie system może działać wolniej, niektóre funkcje mogą być chwilowo niedostępne - albo wszystko może przestać działać.
Awaria - KSeF ma problem po swojej stronie. System nie działa i nie da się np. wysłać faktury ustrukturyzowanej. Nie zależy to od Ciebie ani od Scanye.
Co możesz zrobić?
Odśwież stronę i spróbuj ponownie za kilka minut.
Sprawdź swoje połączenie z internetem.
Problem 2 - brak uprawnień
Łączyłeś/aś się z KSeF za pomocą Tokenu i widzisz taki ekran:
Powodem może być złe zaznaczenie lub brak nadania uprawnień.
Generując token w KSeF, pamiętaj aby zaznaczyć dwa najważniejsze uprawnienia:
wystawianie faktur
przeglądanie faktur
Co możesz zrobić?
Jeśli nie jesteś pewny/a czy nadałeś/aś odpowiednie uprawnienia, rozłącz Scanye z KSeF i wykonaj połączenie ponownie, zaznaczając odpowiednie opcje.
Problem 3 - inny NIP w KSeF i Scanye
Przy łączeniu Scanye z KSeF numer NIP Twojej firmy w Scanye powinien być taki sam jak numer NIP którym uwierzytelniasz się do KSeF przy wykonywaniu tego połączenia oraz jaki jest przypisany do Twojego profilu w Scanye u Twojego księgowego.
Problem 4 - inne rachunki bankowe
Przy łączeniu Scanye z KSeF za pomocą bankowości elektronicznej pamiętaj by logować się za pomocą banku w którym posiadasz konto firmowe swojej działalności. Jeśli zalogujesz się bankiem w którym posiadasz konto prywatne, uwierzytelnienie się nie powiedzie.
Bezpieczeństwo integracji z KSeF
Bezpieczeństwo danych naszych użytkowników jest dla nas kluczowe, dlatego integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) została zaprojektowana z zachowaniem najwyższych standardów ochrony informacji.
Podczas procesu integracji, realizowanego z użyciem profilu zaufanego, generowany jest certyfikat umożliwiający bezpieczną komunikację z KSeF. Tokeny oraz certyfikaty są przechowywane w systemach Scanye w formie zaszyfrowanej, w odizolowanych bazach danych, które nie mają bezpośredniego dostępu do internetu. Dostęp do nich jest ściśle kontrolowany i ograniczony wyłącznie do niezbędnych procesów systemowych.
W najbliższym czasie planowane jest także wdrożenie dwuskładnikowego uwierzytelniania (2FA), które dodatkowo zwiększy poziom bezpieczeństwa dostępu do danych - również po stronie użytkowników.
Całość procesów jest zgodna z obowiązującymi przepisami, w tym RODO, oraz najlepszymi praktykami w zakresie ochrony danych. Dzięki temu mogą mieć Państwo pewność, że informacje finansowe i księgowe są odpowiednio zabezpieczone.