Przygotowanie do połączenia Scanye z KSeF
Zanim przeczytasz
Krótka informacja o tej instrukcji.
Dla Spółki
Poniżej pokazujemy w prosty sposób, jak przygotować spółkę korzystającą ze Scanye do KSeF. Diagram przedstawia cały proces krok po kroku, a pod nim znajdziesz szczegółową instrukcję z wyjaśnieniami.
Model 1: Pieczęć elektroniczna (działanie jako spółka)
Jeśli spółka posiada pieczęć elektroniczną:
💡 Pieczęć elektroniczna reprezentuje spółkę jako podmiot, a nie konkretną osobę fizyczną.
Jak wygląda proces?
Spółka posiada aktywną pieczęć elektroniczną.
Wybrana osoba (np. pracownik, administrator):
uwierzytelnia się pieczęcią elektroniczną bezpośrednio w KSeF,
działa jako spółka, a nie jako osoba fizyczna.
W KSeF generuje certyfikat lub token.
Certyfikat / token jest używa do:
połączenia konta administracyjnego (master/konto administratora) w Scanye z KSeF.
Co jest najważniejsze w tym modelu?
✔️ wszystkie działania w KSeF są wykonywane w imieniu spółki,
✔️ faktury są wystawiane i odbierane przez spółkę,
✔️ nie ma osobistego „podpisu” konkretnej osoby,
✔️ zmiana pracowników nie wpływa na ważność dostępu do KSeF.
To jest model „systemowy”, najbardziej stabilny organizacyjnie.
Model 2: ZAW-FA (działanie jako osoba upoważniona)
Jeśli spółka nie posiada pieczęci elektronicznej:
💡 Jeśli spółka nie posiada pieczęci elektronicznej dostęp do KSeF odbywa się przez osobę fizyczną, która działa w imieniu spółki.
Jak wygląda proces?
Spółka składa wniosek ZAW-FA do Urzędu Skarbowego.
We wniosku może wskazać:
pierwszą osobę fizyczną uprawnioną do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu firmy tzw. superadministratora.
Po akceptacji ZAW-FA:
wystarczy, że uprawniona osoba:
zaloguje się do KSeF (MCU),
nada uprawnienia kolejnym osobom.
Jedna z upoważnionych osób łączy konto administratora (master) w Scanye z KSeF:
swoim profilem zaufanym lub certyfikatem/tokenem.
❗ Ważne - naszą instrukcję jak wypełnić wniosek ZAW-FA możesz pobrać pod tym linkiem ➡️ LINK
Co jest tu kluczowe?
dostęp do KSeF odbywa się zawsze jako konkretna osoba fizyczna,
nawet jeśli działa „dla spółki”, technicznie jest to:
„ja, osoba upoważniona w spółce”, a nie „spółka jako podmiot”,
na starcie konieczne jest logowanie tej osoby,
zmiana tej osoby = potrzeba ponownego uporządkowania dostępu.
To jest model poprawny prawnie, ale bardziej „osobowy” i zależny od ludzi.
Dla JDG
Poniżej w prosty sposób pokazujemy, jak przygotować jednoosobową działalność gospodarczą korzystającą ze Scanye do KSeF. Diagram przeprowadzi Cię przez cały proces krok po kroku, a pod nim znajdziesz szczegółową instrukcję.
Jak wygląda proces?
Przedsiębiorca:
uwierzytelnia się w KSeF:
profilem zaufanym lub
certyfikatem kwalifikowanym.
Następnie:
łączy konto administratora (master) w Scanye z KSeF
tą samą metodą (profil zaufany / certyfikat).
❗ Ważne - nadawanie uprawnień dla biura rachunkowego w KSeF nie jest koniecznie. Konto księgowego jest połączone z kontem przedsiębiorcy, dlatego po połączeniu Scanye z KSeF na koncie przedsiębiorcy, księgowy automatycznie będzie widział wszystkie faktury pobierające się z KSeF.
Jeśli jednak chcemy nadać uprawnienia, to warto wiedzieć, że do tej pory nadawanie uprawnień odbywało się w MCU, po 1 lutego funkcja ta zostanie przeniesiona do KSeF.
Połączenie Scanye z KSeF
Jeśli już pierwszy etap czyli przygotowanie do połączenia Scanye z KSeF masz za sobą, teraz czas na drugi - połączenie Scanye z KSeF.
W Scanye to przedsiębiorca łączy swoje konto z KSeF, a ponieważ jego konto jest połączone z kontem księgowego, księgowy ma stały dostęp do faktur. Dzięki temu nie ma potrzeby dodatkowego nadawania uprawnień w rządowej aplikacji.
❗ Ważne - na ten moment mamy dostępne trzy metody połączenia z Scanye z KSeF. Możliwość połączenia za pomocą certyfikatu będzie dostępna na początku lutego.
Do 1 lutego 2026 - testowe połączenie
Do dnia 1 luty 2026 możliwe jest połączenie ze środowiskiem demo bądź testowym KSeF.
⚠️ Uwaga - nawet jeśli teraz połączysz Scanye z wersją demo lub testową, dnia 1 lutego 2026 będziesz musiał/a ponownie wykonać połączenie z wersją produkcyjną, gdyż są to trzy całkowicie odrębne środowiska.
Jakie środowisko wybrać?
Testowe - Służy tylko do ćwiczeń, nie używamy prawdziwych danych, a „faktury” są całkowicie fikcyjne, najlepiej wtedy testować połączenie Scanye z KSeF za pomocą tokenu.
Demo - To „próba generalna” przed KSeF. Logujemy się prawdziwym podpisem lub profilem zaufanym, wszystko działa jak na produkcji, ale dokumenty są tylko testowe.
Od 1 lutego 2026 - połączenie z produkcyjną wersją
Od tego dnia, musisz połączyć Twoje konto Scanye z wersją produkcyjną KSeF 2.0.
💡 Połączenie wykonujesz na głównym koncie (administratora), dodani przez Ciebie współpracownicy (subkonta) będą miały dostęp do faktur z KSeF i nie będą musieli ponownie łączyć się z KSeF.
Jaką metodę połączenia z KSeF wybrać?
Metoda połączenia z KSeF zależy od typu Twojej działalności - dlatego wróćmy na chwilę do diagramów.
Jeśli prowadzisz spółkę, masz do wyboru następujące metody połączenia z KSeF:
profil zaufany - jeśli jesteś osobą upoważnioną.
podpis kwalifikowany,
certyfikat,
token.
Wybór odpowiedniej metody zależy od tego, czy spółka posiada pieczęć elektroniczną.
Jeśli jesteś JDG możesz wybrać:
Profil zaufany
Podpis kwalifikowany
Token
Polecamy Profil Zaufany jako najprostszą metodę połączenia Scanye z KSeF.
Jak połączyć Scanye z KSeF poszczególnymi metodami?
Sprawdź naszą instrukcję, gdzie opisujemy ten proces krok po kroku ➡️ Jak połączyć Scanye z KSeF.
Praca z dokumentami po połączeniu Scanye z KSeF
Po wykonaniu połączenia z KSeF faktury zaczną pojawiać się automatycznie w Scanye. Będą pobierane cyklicznie z KSeF co 2h (niestety takie są limity KSeF).
Za każdym razem, gdy do Scanye trafi faktura z KSeF, otrzymasz o tym informację:
mailowo
oraz w aplikacji webowej.
💡 W lutym pojawi się również nowa aplikacja mobilna Scanye - wtedy będzie można otrzymywać także powiadomienia push.
Jak oznaczać dokumenty zgodnie z KSeF w Scanye?
Połączyłeś/aś już Scanye z KSeF? Teraz czas zrozumienie jak pobierać, przesyłać i oznaczać dokumenty zgodnie z zasadami KSeF
Co się zmienia po wejściu KSeF?
Do tej pory do Scanye lub do księgowości trafiały tylko te faktury, które miały być ujęte w kosztach.
Po wejściu KSeF sytuacja się zmienia - jeszcze przed księgowaniem musisz jasno określić, które faktury mają trafić do kosztów, które wymagają wyjaśnienia, a które należy odrzucić.
Zakładka Pliki - czyli gdzie znajdziesz faktury z KSeF i spoza KSeF w Scanye?
Wszystkie faktury trafiają do zakładki Pliki - niezależnie od tego, czy pochodzą z KSeF, czy zostały dodane przez Ciebie. To Twoje główne miejsce pracy z
dokumentami.
💡 Pliki dodane przez Ciebie lub automatycznie pobrane z KSeF, w tym samym czasie pojawiają się również w Scanye dla księgowego. Dzięki temu nie musisz nic dodatkowo klikać ani wysyłać.
"Moja akceptacja" - czyli jak oznaczać pliki?
Po połączeniu Scanye z KSeF wszystkie faktury trafiają automatycznie do Scanye. To oznacza, że nie wybierasz już, które faktury trafią do programu, tylko oznaczasz, co powinno się z nimi dalej dziać.
Dwa typy statusów w zakładce „Pliki”
W zakładce "Pliki" zobaczysz dwie kolumny ze statusami:
Moja akceptacja - to Twój status jako przedsiębiorcy. Tutaj decydujesz czy chcesz uwzględnić daną fakturę w kosztach, czy np. jeszcze wyjaśnić.
Status księgowy - to status nadawany przez księgowość. Ten temat opisujemy w dalszej części instrukcji.
Jak ustawić swój status?
W kolumnie Moja akceptacja kliknij przycisk Ustaw status przy wybranej fakturze.
Wybierz jeden z dostępnych statusów:
🟢 Do księgowania - jeśli faktura powinna trafić do kosztów (np. zakup paliwa, usługa, sprzęt).
🟠 Do wyjaśnienia - jeśli masz wątpliwości, np. chcesz zapytać czy możesz taki zakup zaliczyć w koszty.
🔴 Nie księguj - jeśli faktura nie powinna być ujęta w kosztach (np. zakupy prywatne, duplikaty, błędne faktury).
Po wybraniu statusu - kolorowe oznaczenie pojawi się obok faktury. Księgowość od razu zobaczy, jaką decyzję podjąłeś/aś.
💡 Jak włączyć automatyczne ustawianie statusów oraz więcej szczegółów na temat zakładki pliki przeczytasz w tej instrukcji ➡️ Jak oznaczać dokumenty zgodnie z KSeF w Scanye?
Wystawianie faktur w Scanye i wysyłka do KSeF
❗ Ważne - po połączeniu Scanye z KSeF, konieczne będzie wysyłanie wystawionych w Scanye faktur do KSeF. Faktura objęta obowiązkowym KSeF, która nie została przesłana do KSeF (a więc nie otrzymała numeru KSeF), nie jest uznawana za fakturę w rozumieniu przepisów VAT.
Co się zmienia w wystawianiu faktur po wejściu KSeF?
Jeśli do tej pory nie wystawiałeś/aś faktury w Scanye, możesz sprawdzić jak to robić przechodząc do tych instrukcji ➡️ Wystawianie faktur w Scanye.
Jeśli już wystawiasz faktury w Scanye, po wejściu KSeF nic się w tym zakresie nie zmienia - nadal robisz to w standardowy sposób, klikając Wystaw fakturę lub ikonę „+” w lewym górnym rogu
Uzupełniasz dane do faktury, po czym klikasz Zapisz fakturę.
Po zapisaniu faktury, do tej pory musiałeś/aś pamiętać aby wysłać ją do nabywcy. Po wejściu obowiązkowego KSeF 1 lutego 2026r., pamiętaj o wysłaniu jej do KSeF.
Jak wysłać fakturę do KSeF?
Wybierz fakturę bądź faktury z listy, po czym kliknij na przycisk Wyślij
Rozwinie się lista, wybierz z niej Wyślij do KSeF.
Zostaniesz poinformowany/a o tym, że po kliknięciu Tak, wyślij tej akcji nie można odwrócić. Jak już pewnie wiesz, faktura raz wystawiona lub wysłana do KSeF nie może być usunięta bądź poprawiona.
Dlatego w Scanye przed wysyłką do KSeF możesz jeszcze sprawdzić czy wszystko się zgadza i dopiero wysłać fakturę.
Jeśli wszystko się zgadza, masz pewność że faktura została wystawiona prawidłowo, kliknij Tak, wyślij. Rozpocznie się wysyłka faktury do KSeF. Faktury są wysyłane do KSeF co 15 minut (limit nałożony odgórnie), dlatego może to chwilę potrwać.
Po prawidłowym wysłaniu faktury do KSeF, w kolumnie Numer KSeF pojawi się przypisany do tej faktury KSeF ID. To oznacza, że faktura jest uznawana za fakturę w rozumieniu przepisów VAT.
Aplikacja mobilna Scanye
W lutym (dokładną datę podamy niebawem) opublikujemy całkowicie nową aplikację mobilną Scanye. Jeśli korzystasz już z obecnej wersji aplikacji, konieczne będzie pobranie nowej aplikacji ze Sklepu Play lub AppStore.
Nowa aplikacja mobilna pozwoli korzystać ze Scanye praktycznie w całości z poziomu telefonu. Między innymi będziesz mógł/a w niej:
połączyć się z KSeF,
oznaczać statusy dokumentów,
dodawać opisy i komentarze do faktur,
wystawiać faktury,
wysyłać faktury ze Scanye do KSeF,
korzystać z wielu innych funkcji, które ułatwią codzienną pracę.
