Wstęp

KSeF Offline to opcja przeznaczona do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, z której można skorzystać m.in. gdy wystąpią: problemy techniczne, brak Internetu, planowane prace serwisowe lub awarie systemu KSeF. Dzięki temu, nawet przy chwilowej niedostępności KSeF, proces wystawiania faktur może odbywać się bez zakłóceń.

Jakie są tryby KSeF Offline?

Tryb offline24 - to rozwiązanie, z którego można skorzystać w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem. W takim przypadku należy przesłać fakturę do KSeF niezwłocznie po ustąpieniu problemów technicznych, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.

Tryb offline - niedostępność KSeF - to rozwiązanie, z którego można skorzystać między innymi w razie zaplanowanych prac serwisowych KSeF. W takim przypadku należy dosłać fakturę do KSeF, nie później niż na następny dzień roboczy po ustąpieniu okresu niedostępności.

Tryb awaryjny - to rozwiązanie z którego korzysta się w przypadku ogłoszonego w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym komunikatu o awarii KSeF. W takim przypadku należy dosłać fakturę ustrukturyzowaną do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.

Awaria całkowita - tryb został wyszczególniony na wypadek sytuacji nadzwyczajnych jak zagrożenie kraju. W takim przypadku fakturę należy wystawić w postaci papierowej lub elektronicznej i przekazać do nabywcy kanałem komunikacji poza KSeF, nie ma także obowiązku przesyłania takiej faktury do KSeF po ustaniu awarii.

Wysyłanie faktury do nabywcy w KSeF Offline

Jeśli chcesz udostępnić nabywcy fakturę w trybie offline (offline24, offline - niedostępność KSeF, awaryjny) faktura ta musi zostać opatrzona dwoma kodami QR:

pierwszy kod QR - OFFLINE - zapewnia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze.
drugi kod QR - CERTYFIKAT - umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu tej faktury.

❗Pierwszy kod QR generuje się automatycznie. Aby wygenerować drugi kod QR konieczne jest pobranie certyfikatu KSeF typu 2.

Jak to działa w Scanye? - wystawianie faktury w trybach offline

Bez certyfikatu KSeF typu 2:

system wygeneruje wersję roboczą faktury
taki dokument nie jest fakturą w rozumieniu przepisów
nie możesz go przekazać kontrahentowi jako dowodu zakupu, należy poczekać na skuteczną wysyłkę do KSeF i pobranie numeru KSeF

Z wgranym do Scanye certyfikatem KSeF typu 2:

wydruk faktury generowany jest z wymaganymi kodami QR
taki dokument stanowi pełnoprawną fakturę
możesz go wydrukować lub wysłać mailem do kontrahenta jeszcze przed wysyłką do KSeF

⬇️

Jak wygląda proces uzyskania i zapisania certyfikatu typu 2 na koncie Scanye?

Pobranie certyfikatu KSeF typ 2 ze strony rządowej KSeF
Wgranie certyfikatu do Scanye
Podpisanie faktury certyfikatem offline i wysyłka faktury do nabywcy

Poniżej znajdziesz szczegółową instrukcję każdego z wymienionych powyżej etapów.

Jak pobrać certyfikat KSeF typu 2?

1. Wejdź na stronę: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/

2. Wybierz Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur.

3. Następnie wybierz Zaloguj przez login.gov.pl.

4. Jako identyfikator wybierz „NIP firmy”, wpisz swój NIP, a następnie kliknij Uwierzytelnij.

5. Wybierz Podpisz.

6. Wybierz Profil Zaufany i przejdź kolejne kroki logowania, aż strona automatycznie przeniesie Cię do KSeF.

7. Wybierz zakładkę Certyfikaty, a następnie Wnioskuj o certyfikat.

8. Wpisz nazwę certyfikatu - może to być np. „Scanye” (tak jak na zrzucie ekranu). Następnie wymyśl i wpisz hasło zgodne z wymaganiami systemu i kliknij Generuj.

❗Pamiętaj by zapisać hasło - będzie jeszcze potrzebne

9. W tle do folderu pobierze się tzw. klucz do certyfikatu. Następnie wybierz Podpis linku do weryfikacji wystawcy. Pozostaw datę, którą podpowiada system (będzie to data bieżąca), po czym kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu.

10. Pojawi się komunikat informacyjny. Jeśli po chwili nic się nie zmieni, kliknij Odśwież.

11. Następnie wybierz Pobierz certyfikat. System zapisze certyfikat jak w poprzednich krokach - w domyślnym folderze (czasem jest to folder "Pobrane" czasem zapisuje na pulpicie) to właśnie nim podpiszesz faktury w trybach offline.

12. Na tym etapie możesz już wylogować się z KSeF.

Jak wgrać certyfikat typu 2 do Scanye?

1. Przejdź do swojego Scanye, kliknij na swoją nazwę użytkownika a następnie wejdź w Ustawienia.

2. Przejdź do sekcji Praca w trybie KSeF offline24 i naciśnij przycisk Dodaj certyfikat.

3. Pojawi się okno dodawania certyfikatu. Krok 1 masz już za sobą, w kroku 2 - wgraj certyfikat, w kroku 3 - wgraj klucz prywatny, w kroku 4 - wpisz hasło do klucza prywatnego i w kroku 5 dodaj nazwę certyfikatu, np. swoje imię i nazwisko - nazwa ta będzie wyświetlać się w Scanye.