Dlaczego nie należy już dłużej odwracać wzroku od KSeF?
Nie da się już dłużej ignorować informacji, że od 1 lipca 2024 roku Krajowy System E-faktur ma być obowiązkowy. To istotna i trudna zmiana, która może stanowić wyzwanie dla wielu podmiotów gospodarczych.
Przejście od tradycyjnych faktur papierowych do elektronicznych będzie wymagać dostosowania się do nowych procedur i standardów, zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla Was - biur rachunkowych, na które w głównej mierze spadnie przygotowanie się na ten trudny proces.
W Scanye naszą misją jest ułatwianie współpracy na linii biuro rachunkowe - klient. Dlatego zachęcamy Was do solidnej preparacji i korzystania z dostępnych materiałów szkoleniowych oraz wsparcia technicznego, aby ułatwić proces wdrożenia KSeF.
Większość biur rachunkowych, z którymi rozmawiamy, nie miała jeszcze okazji zapoznać się z dokładnymi zasadami działania Krajowego Systemu E-faktur i nie wie, jak wpłynie to na ich codzienną pracę. Przedstawiamy wyzwania, z jakimi możecie się mierzyć, a także alternatywną listę, która może stanowić rozwiązanie, jeśli zdecydujecie się korzystać z pełnego zakresu funkcjonalności naszej aplikacji.
Problem 1: Przygotowanie i edukacja klientów z działania KSEF.
Nawet jeśli Wasz program księgowy udostępni Wam możliwość bezpośredniego zaciągania faktur z KSeF konieczne będzie poinstruowanie klientów jak korzystać z tego narzędzia w celu ustawienia upoważnienia lub tokenu, abyście mogli działać w ich imieniu.
Jeśli posiadacie klientów, którzy niekoniecznie czują się komfortowo z technologią, ta procedura może być trudna i czasochłonna. Istnieje ryzyko, że z każdym klientem będziecie musieli przejść przez to osobiście.
Rozwiązanie Scanye: Udostępniając przedsiębiorcy panel klienta udostępniacie mu również nasze wsparcie telefoniczne, czat i dostęp do darmowych szkoleń KSeF czy webinarów. Jednym zdaniem - to my nauczymy Twojego klienta korzystania z KSeF.
Problem 2: Wystawianie faktur za klientów.
Jeśli Wasi klienci w ogóle nie są techniczni i wystawiają faktury ręcznie lub ich program nie będzie dostosowany do KSeF - pewnie część z nich będzie oczekiwała, że albo wystawicie dokumenty za nich, albo nauczycie ich jak to robić poprawnie, a następnie wyślecie je do KSeF.
Rozwiązanie Scanye: Po zalogowaniu do programu Wasi klienci otrzymują darmowe, proste narzędzie do wystawiania faktur automatycznie połączone z KSeF, które pozwoli Wam na możliwość dodawania komentarzy - uwag do wystawionych faktur. Do narzędzia dołączony będzie instruktaż.
Problem 3: Dodatkowo płatne połączenie programu księgowego z KSeF.
Część programów księgowych może wprowadzać dodatkowe naliczenia za import faktur z KSeF. Warto sprawdzić, czy ta to funkcja w programie nie będzie dodatkowo płatna.
Rozwiązanie Scanye: Integracja z KSeF jest w cenie Twojego abonamentu.
Problem 4: Weryfikacja faktur i zintensyfikowany kontakt z klientami.
Zaciąganie faktur z KSeFu bezpośrednio do programu księgowego bez udziału klienta stworzy ryzyko zaksięgowania dokumentu, który nie powinien być księgowany.
Wymusi to na Was konieczność dokładnej weryfikacji faktur, a także nieuniknione rozmowy telefoniczne z klientami w celu potwierdzenia faktur i uzyskania potrzebnych informacji np. dotyczących faktur zakupowych, których teraz klient nie dopisze na papierowej wersji dokumentu. ;)
Rozwiązanie Scanye: Po zaciągnięciu faktur z KSeF do Scanye klient dostaje powiadomienie w aplikacji oraz na maila, że otrzymał fakturę. Zanim trafi ona do Was jest przez niego weryfikowana i jeśli to konieczne komentowana.
Problem 5: Dotrzymanie terminów.
Oczekiwanie na odpowiedzi klientów, aż potwierdzą komplet dokumentów, zgodność faktur z KSeF ze stanem faktycznym, czy udzielą odpowiedzi na pytania dotyczące dokumentów może znacząco utrudniać księgowanie.
Rozwiązanie Scanye: Automatyczne powiadomienia o nowych dokumentach zaciągniętych z KSeF, prośby o potwierdzenie kompletu dokumentów czy dodanie komentarzy do faktur zakupowych zdejmą z Was ciężar upominania się o działanie po stronie klienta i przyspieszą pracę.
Problem 6: Wprowadzanie i przechowywanie faktur spoza KSeF.
Konieczność ręcznego wprowadzenia lub skanowania faktur spoza KSeF, takich jak paragony, bilety, faktury zagraniczne, czy dokumenty od podmiotów wyłączonych.
Rozwiązanie Scanye: Dzięki dostępowi do aplikacji mobilnej Scanye Wasz klient wyśle do Was zdjęcie faktury wyłączonej z KSeF w ciągu 20s. Wy nie musicie skanować, a on nie gubi kosztów, a współdzielone archiwum ułatwi wyszukiwanie dokumentów.
Problem 7: Przesyłanie zestawień faktur z numerami nadanymi przez KSeF do klientów.
Po wejściu KSeF klient, aby prawidłowo opłacić fakturę musi uzupełnić numer faktury nadany w KSeF w tytule przelewu. Jeśli zdecydujecie się zaciągać faktury bezpośrednio do programu księgowego bez udziału klienta konieczne będzie bieżące udostępnianie mu informacji o tych numerach.
Rozwiązanie Scanye: Wasi klienci zalogowani do udostępnionego im przez Was panelu mają bez Waszego udziału bieżący dostęp do numerów dokumentów wygenerowanych w KSeF.
Jak widać projektując integrację Scanye z KSeF staraliśmy się odpowiedzieć na większość problemów, które możecie napotkać Wy i Wasi klienci podczas wdrażania systemu.
Jeśli chcecie ułatwić sobie i im ten proces korzystając z panelu Scanye - zachęcamy do kontaktu z nami przez czat i umówienia szkolenia z udostępnienia konta przedsiębiorcy. Możecie również obejrzeć szkolenie online:
Poniżej znajdziecie też instrukcję połączenia Scanye z KSeF i naszą encyklopedię KSEF.