Co się zmienia po wejściu KSeF?
Do tej pory dodawałeś/aś do Scanye lub wysyłałeś/aś do księgowości tylko te faktury, które miały być uwzględnione w kosztach.
Po wejściu z KSeF będzie konieczne, aby przekazać które faktury faktycznie chcesz w kosztach, które chcesz wyjaśnić lub odrzucić jeszcze przed księgowaniem.
Zakładka Pliki - czyli gdzie znajdziesz faktury z KSeF i spoza KSeF w Scanye?
Wszystkie faktury trafiają do zakładki Pliki - niezależnie od tego, czy pochodzą z KSeF, czy zostały dodane przez Ciebie. To Twoje główne miejsce pracy z dokumentami.
💡 Pliki dodane przez Ciebie lub automatycznie pobrane z KSeF, w tym samym czasie pojawiają się również w Scanye dla księgowego. Dzięki temu nie musisz nic dodatkowo klikać ani wysyłać.
Zakładka Pliki działa według jednej podstawowej zasady:
nic z niej nie znika, dopóki nie usuniesz pliku samodzielnie i trwale.
Co to oznacza w praktyce?
Nawet jeśli dokument:
został potwierdzony przez księgowego (czyli otrzymał status „Potwierdzony” czyli został przygotowany do zaksięgowania),
został odrzucony przez księgowego (czyli otrzymał status „Odrzcony”) - to nadal znajdziesz go w zakładce Pliki.
Nawet jeśli wszystkie strony dokumentu zostaną potwierdzone przez biuro:
plik wciąż pozostanie w zakładce Pliki,
potwierdzone faktury pojawią się również w zakładce Faktury.
Jak przejść do zakładki „Pliki”?
⚠️ Ważne
Zmiany w zakładce pliki oraz oznaczanie statusów opisane w tej instrukcji na ten moment dotyczą Scanye tylko w wersji przeglądarkowej. Na przełomie lutego / marca 2026 pojawią się również w nowej aplikacji mobilnej Scanye.
Z menu po lewej stronie kliknij ikonę Pliki.
Otworzy się widok z listą wszystkich przesłanych dokumentów - także tych automatycznie pobranych z KSeF.
Jak rozpoznać które faktury skąd pochodzą?
Każdy dokument w zakładce Pliki ma przypisane źródło, które pokazuje, skąd trafił do Twojego konta w Scanye. Dzięki tej kolumnie szybko odróżnisz faktury z KSeF od innych.
Kolumna "Źródło" może mieć poszczególne wartości:
Import własny - dokumenty dodane przez Ciebie do Scanye, za pomocą aplikacji webowej lub mobilnej.
Fakturownia - faktury pobrane za pomocą integracji z fakturownią.
KSeF test - faktury pobrane z testowego środowiska KSeF (środowisko gdzie można testować KSeF anonimowymi danymi)
KSeF demo - faktury pobrane z przedprodukcyjnego środowiska KSeF (środowisko gdzie można testować KSeF prawdziwymi danymi)
KSeF - faktury pobrane z oficjalnego, produkcyjnego środowiska KSeF. Mają pełną moc prawną.
E-mail - dokumenty przekazane mailem bezpośrednio do Scanye. Więcej przeczytasz tutaj: Przekazywanie faktur mailem do Scanye.
Scanye - faktury wystawione w Scanye.
Jak sprawdzić zawartość pliku?
Zanim wybierzesz status dla faktury, warto najpierw sprawdzić, co się w niej znajduje. Dzięki temu podejmiesz właściwą decyzję - np. czy faktura rzeczywiście powinna trafić do księgowania.
Opcja 1: Podgląd jednej faktury
Znajdź dokument, który chcesz sprawdzić.
Kliknij na nazwę danego pliku.
Otworzy się podgląd faktury - możesz ją dokładnie przejrzeć.
Opcja 2: Podgląd wielu faktur naraz
Zaznacz checkboxy przy kilku dokumentach na liście.
Kliknij przycisk „Podgląd” w górnym menu.
Otworzy się przegląd wybranych faktur - przechodź między nimi za pomocą przycisków „<” i „>” na dole podglądu.
,,Moja akceptacja" - czyli jak oznaczać pliki?
Po połączeniu Scanye z KSeF wszystkie faktury trafiają automatycznie do Scanye. To oznacza, że nie wybierasz już, które faktury trafią do programu, tylko oznaczasz, co powinno się z nimi dalej dziać.
Dwa typy statusów w zakładce „Pliki”
W zakładce "Pliki" zobaczysz dwie kolumny ze statusami:
Moja akceptacja - to Twój status jako przedsiębiorcy. Tutaj decydujesz czy chcesz uwzględnić daną fakturę w kosztach, czy np. jeszcze wyjaśnić.
Status księgowy - to status nadawany przez księgowość. Ten temat opisujemy w dalszej części instrukcji.
Jak ustawić swój status?
W kolumnie Moja akceptacja kliknij przycisk Ustaw status przy wybranej fakturze.
Wybierz jeden z dostępnych statusów:
🟢 Do księgowania - jeśli faktura powinna trafić do kosztów (np. zakup paliwa, usługa, sprzęt).
🟠 Do wyjaśnienia - jeśli masz wątpliwości, np. chcesz zapytać czy możesz taki zakup zaliczyć w koszty.
🔴 Nie księguj - jeśli faktura nie powinna być ujęta w kosztach (np. zakupy prywatne, duplikaty, błędne faktury).
Po wybraniu statusu - kolorowe oznaczenie pojawi się obok faktury. Księgowość od razu zobaczy, jaką decyzję podjąłeś/aś.
Jak oznaczyć status dla kliku dokumentów jednocześnie?
Zaznacz dokumenty, które chcesz oznaczyć - kliknij checkbox po lewej stronie każdego pliku.
Zaznacz pliki dla których chcesz zmienić status.
Kliknij przycisk w prawym górnym rogu z napisem "Zmień status".
Wybierz odpowiednią opcję:
Do księgowania
Nie księguj
Do wyjaśnienia
Wybrany status zostanie przypisany do wszystkich zaznaczonych dokumentów w kolumnie Moja akceptacja.
Czym jest opis i jak go dodać?
Opis służy do przekazania ogólnej informacji o całym pliku - np. jakiego kosztu dotyczy faktura albo jaka była okazja zakupu („wyjazd służbowy”, „zakup materiałów biurowych”). Opis dodaje się do całego pliku, czyli do wszystkich stron w nim zawartych.
Różnica pomiędzy opisem a komentarzem:
Opis: informacja o dokumencie (np. kontekst, typ kosztu).
Komentarz: służy do konwersacji z księgowym (np. pytania o księgowanie, wyjaśnienia, wątpliwości).
Używaj opisu, by ułatwić księgowanie, a komentarza - do konwersacji z biurem rachunkowym.
⚠️ Ważne
Opisy można dodawać tylko z poziomu tabeli w zakładce "Pliki". Przy edycji faktury nie ma takiej możliwości.
Jak dodać opis do pliku?
Na liście dokumentów, w kolumnie „Opis”, kliknij przycisk „Dodaj” obok wybranego pliku.
W nowym oknie wpisz treść opisu np. „Podróż służbowa” lub „Zakup narzędzi”. Kliknij „Zapisz”, aby dodać opis do pliku.
Po zapisaniu, opis będzie wyświetlany w kolumnie „Opis”.
Jak dodać jeden opis do wielu plików?
Zaznacz checkboxy przy plikach, które chcesz opisać jednym tekstem.
Kliknij w górnym menu przycisk „Dodaj opis”.
Wpisz opis, np. „Paliwo”. Kliknij „Zapisz”.
Gotowe! Ten sam opis pojawi się przy każdym zaznaczonym pliku.
Czym jest komentarz i jak go dodać?
Komentarz to idealna opcja, jeśli chcesz wyjaśnić lub dopytać o daną fakturę Twoje biuro rachunkowe i jednocześnie mieć historię całej konwersacji w jednym miejscu.
Komentarze są widoczne po prawej stronie dokumentu – można je dodawać do konkretnej strony faktury.
Jak dodać komentarz do pliku?
Odszukaj dokument i kliknij ikonę 💬 w kolumnie „Komentarze”.
Po prawej stronie otworzy się panel „Konwersacje”.Wpisz wiadomość (np. pytanie o możliwość zaksięgowania) i kliknij Wyślij lub użyj klawisza "enter".
Gotowe, jeśli Twoje biuro rachunkowe odpowie na komentarz, otrzymasz powiadomienie oraz wyświetli się on w tym samym oknie "Konwersacje".
Filtry w zakładce pliki
Jeśli chcesz zobaczyć np. tylko te pliki które wymagają jeszcze Twojej akceptacji lub zawęzić widok do interesujących Cię dokumentów, możesz użyć do tego filtrów:
nazwa pliku - jeśli chcesz wyszukać plik po jego nazwie,
data dodania - jeśli chcesz wyszukać plik po dacie dodania pliku lub pobrania z KSeF,
źródło - jeśli chcesz wyszukać plik po sposobie dodania,
moja akceptacja - jeśli chcesz wyszukać np. pliki gdzie status jeszcze nie jest ustawiony,
status księgowy - jeśli chcesz wyszukać np. pliki które są już potwierdzone - czyli przygotowane do księgowania.
Jak dostosować widoczność oraz kolejność filtrów?
Kliknij ikonę zębatki obok filtrów nad tabelą.
W panelu „Filtry” zobaczysz listę dostępnych pól z filtrami:
Te z zaznaczonym checkboxem są aktualnie widoczne nad tabelą.
Odznaczenie pola spowoduje ukrycie tego pola z widoku filtrów.
Przykład: jeśli odznaczysz „Edytowalne pliki”, ta kolumna zniknie z widoku dokumentów.
Po lewej stronie każdej pozycji znajduje się również ikona "chwytaka" - dzięki której możesz kliknąć i przeciągnąć wybrane filtry w górę lub w dół, by zmienić ich kolejność w widoku.
Po wprowadzeniu zmian, kliknij przycisk "Zastosuj", aby je zatwierdzić.
Jak dostosować widok kolumn?
W widoku listy plików możesz zdecydować, które kolumny chcesz widzieć, by szybciej pracować z dokumentami. Możesz ukryć te, które Cię nie interesują - np. „Dodany przez” - i zostawić tylko to, co naprawdę ważne.
Kliknij ikonę zębatki w prawym górnym rogu tabeli z plikami.
Zobaczysz listę dostępnych kolumn - możesz zaznaczyć te, które chcesz widzieć w tabeli (np. „Opis”, „Źródło”, „Dodany przez”), a odznaczyć te, które są dla Ciebie zbędne.
💡 Niektóre kolumny są widoczne domyślnie (np. „Nazwa pliku”, „Moja akceptacja”) i nie możesz ich wyłączyć.
Automatyczne oznaczanie dokumentów
Aby usprawnić proces akceptacji dokumentów w Scanye, możesz włączyć automatyczne oznaczanie nowych plików odpowiednim statusem Twojej akceptacji. Dzięki temu faktury trafiające do systemu (zarówno z KSeF, jak i spoza niego) zostaną od razu przypisane do zaksięgowania - bez konieczności manualnej akceptacji.
Kliknij ikonę zębatki obok przycisku „Zmień status”, aby otworzyć panel ustawień automatyzacji.
W sekcji Akceptacja dokumentów do księgowości możesz zdecydować, które typy dokumentów mają być automatycznie oznaczane statusem „Do księgowania”:
Włącz opcję „Nowe faktury sprzedaży oznaczaj automatycznie ‘Do księgowania’”, aby wszystkie nowe faktury sprzedażowe z KSeF miały przypisany ten status.
Włącz opcję „Nowe faktury zakupu oznaczaj automatycznie ‘Do księgowania’”, jeśli chcesz, aby to samo dotyczyło faktur zakupowych z KSeF.
Możesz też zdecydować, że wszystkie dokumenty spoza KSeF będą automatycznie oznaczane jako „Do księgowania”, zaznaczając trzecią opcję.
Zmiany zapisują się od razu - nie musisz klikać „Zapisz” ani „Zastosuj”.
Zbiorcze działania na wielu dokumentach
W widoku listy dokumentów możesz zaznaczyć kilka plików jednocześnie i wykonać na nich zbiorczą operację - taką jak pobranie, edycja, oznaczenie jako błędnie przetworzonych lub usunięcie. Dzięki temu oszczędzasz czas i unikasz powtarzalnych działań dla każdego dokumentu osobno.
Jak wykonać zbiorczą akcję
Zaznacz dowolną liczbę dokumentów, klikając checkboxy po lewej stronie nazw plików.
Gdy dokumenty zostaną zaznaczone, kliknij przycisk z trzema kropkami
⋯znajdujący się nad listą po prawej stronie.
Z rozwijanego menu wybierz odpowiednią akcję:
Edytuj - aby edytować automatycznie zaczytane dane, możesz edytować dane tylko dla faktur dodanych przez Ciebie,
Pobierz PDF - aby pobrać zaznaczone dokumenty w formacie PDF,
Pobierz oryginalny plik - aby pobrać je w oryginalnym formacie (np. JPG, PDF, XML),
Usuń - aby je usunąć.
💡 Jeśli wybierzesz opcję Błędnie przetworzone zobaczysz tabelkę z plikami, które nie przetworzyły się prawidłowo.
Jak usunąć plik?
W Scanye możesz usunąć tylko niektóre typy dokumentów. Oto zasady:
Możesz usunąć dokument, jeśli:
został dodany przez Ciebie bezpośrednio do Scanye np. przez opcję "dodaj plik" lub przekazanie mailem i nie został jeszcze potwierdzony przez biuro rachunkowe,
pochodzi z testowego środowiska KSeF.
⚠️ Uwaga - Usunięcie pliku jest nieodwracalne - po jego usunięciu nie da się go przywrócić w aplikacji.
Jak usunąć dokument
W zakładce Pliki znajdź plik, który chcesz usunąć.
Kliknij ikonę trzech kropek po prawej stronie wybranego wiersza.
Z listy rozwijanej wybierz opcję Usuń.
W wyświetlonym oknie potwierdź operację, klikając Usuń plik.
Co dalej po dodaniu i oznaczeniu plików?
Jako przedsiębiorca powinieneś/aś oznaczyć komplet dokumentów, aby biuro rachunkowe mogło rozpocząć przygotowywanie ich do księgowania.
Możesz potwierdzić komplet dokumentów tylko wtedy, gdy wszystkie pliki mają już nadany status akceptacji (np. „Do księgowania”, „Do wyjaśnienia”).
Po kliknięciu przycisku „Potwierdź komplet” księgowy otrzyma powiadomienie, że dokumenty są gotowe do sprawdzenia.
Operacja potwierdzenia kompletu jest z Twojego konta nieodwracalna - po jej wykonaniu nie możesz cofnąć tej decyzji samodzielnie. Możesz jednak poprosić Twoje biuro rachunkowe, aby cofnęło potwierdzenie kompletu.
O tym, co się dalej dzieje z dokumentami, dowiesz się z kolumny „Status księgowy”.
Kolumna Status księgowy
W kolumnie „Status księgowy” widzisz aktualny etap pracy biura rachunkowego dla każdego Twojego pliku:
Oczekujący - dokument nie został jeszcze sprawdzony.
Potwierdzony - księgowy sprawdził dokument i przygotował go do zaksięgowania.
Odrzucony - księgowy odrzucił dokument, ponieważ np. zawiera błędy, wymaga dodatkowego wyjaśnienia bądź nie można uwzględnić go w kosztach. Jeśli chcesz zapytać o powód, możesz użyć do tego komentarza.
Na tej podstawie możesz na bieżąco monitorować status każdego dokumentu i reagować, gdy któryś z nich wymaga Twojej uwagi.
Wszystkie potwierdzone faktury znajdziesz również w zakładce Zakup i Sprzedaż, gdzie możesz jednocześnie używać bardziej szczegółowych filtrów do ich wyszukiwania.
Dlaczego nie ma już zakładki „Kosz”?
W nowej wersji Scanye nie potrzebujesz już osobnej zakładki „Kosz”. Zamiast niej wszystkie dokumenty - niezależnie od ich statusu - pozostają widoczne w zakładce Pliki.
To oznacza, że:
Masz zawsze pełną historię dokumentów, niezależnie od tego, czy zostały potwierdzone, odrzucone, czy są w trakcie wyjaśniania.
Księgowość może jasno oznaczyć, których faktur nie można ująć w kosztach, bez ich usuwania.
Nie trzeba już niczego przenosić ani szukać w dodatkowych zakładkach - wszystko znajduje się w jednym, uporządkowanym miejscu.
Jeśli jakiś dokument faktycznie trzeba usunąć - np. został dodany omyłkowo - możesz go permanentnie usunąć, o ile:
samodzielnie go dodałeś/aś,
nie został jeszcze potwierdzony przez księgowość,
nie pochodzi z KSeF (faktur z KSeF nie można usuwać).
Samouczek
Jeśli po raz pierwszy korzystasz z zakładki Pliki lub chcesz się upewnić, czy wiesz, jak z niej korzystać - skorzystaj z wbudowanego przewodnika po ekranie.
Jak uruchomić samouczek?
Kliknij ikonę znaku zapytania (?) w prawym górnym rogu ekranu - znajdziesz ją obok ikony ustawień.
Po kliknięciu, uruchomi się samouczek krok po kroku, który poprowadzi Cię przez najważniejsze kolumny w zakładce Pliki.
