Jeśli chcieliby Państwo posłuchać o podstawach KSeF, szczególnie w kontekście przygotowania biura rachunkowego - zapraszamy do obejrzenia poprzedniego szkolenia. [LINK]

Czy mogę dalej wystawiać faktury w Excelu, eksportować do PDF i wrzucać do Scanye, tylko oznaczając „do wysłania do KSeF”?

Do spełnienia wymogów KSeF trzeba korzystać z narzędzia wystawiającego faktury w strukturze KSeF (np. program fakturujący z integracją z KSeF, Aplikacja Podatnika, e-mikrofirma albo wystawianie w Scanye - jeśli ta funkcja jest używana). Faktura wystawiona w Excelu nie jest fakturą ustrukturyzowaną i nie będzie mogła zostać wysłana do KSeF. Więcej na ten temat można przeczytać tutaj https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/faktura-ustrukturyzowana-i-struktura-logiczna-fa/

Korzystam z e-mikrofirma (połączona z KSeF). Czy muszę włączać KSeF w Scanye, żeby faktury z e-mikrofirmy trafiały do księgowego w Scanye?

Choć e-mikrofirma zapewnia podstawową obsługę KSeF, wielu przedsiębiorców decyduje się jednak na skorzystanie z narzędzi takich jak Scanye, które oferują bardziej zaawansowany obieg dokumentów, automatyzację pracy z KSeF oraz funkcje akceptacji i opisywania faktur - niedostępne w narzędziu MF.

Rachunki bez VAT (OC, autostrada, mapy itp.) jako koszt + „małe” faktury za paliwo. Jaki związek z KSeF i jak będzie wyglądało zgłoszenie w programie połączonym z KSeF?

Do systemu trafiają tylko dokumenty spełniające strukturę e-faktury FA(3) - czyli faktury sprzedaży/zakupu. Rachunki, bilety, potwierdzenia opłat, paragony bez NIP - nie są fakturą, więc NIE podlegają KSeF.

Skoro nie są fakturami, nie pojawią się automatycznie w KSeF.
Musimy przekazywać je do biura rachunkowego samodzielnie.

Dzięki Scanye, wszystkie faktury, te z KSeF oraz spoza KSeF będą znajdować się w jednym miejscu. Choć rachunki czy bilety nie będą objęte KSeF to nadal przedsiębiorcy są zobowiązani do odbierania faktur w KSeF od innych podmiotów.

Jak to działa w Scanye?

Więcej na ten temat można przeczytać w naszej instrukcji [LINK]

W Scanye:

Działa to identycznie jak przy dokumentach z KSeF - różni się tylko źródło (manualne dodanie vs pobranie z KSeF).

Wystawiam faktury w Fakturowni (zintegrowanej ze Scanye). Po wejściu KSeF jak technicznie ma wyglądać integracja: Fakturownia ↔ KSeF ↔ Scanye?

Pracujemy właśnie nad ustaleniem finalnego modelu technicznego dla tej integracji. Naszym celem jest to, aby faktury były pobierane tylko raz i pojawiały się w Scanye w sposób uporządkowany. W najbliższych tygodniach przekażemy szczegółowe informacje, gdy tylko potwierdzimy wszystkie rozwiązania po stronie integracji.

Czy można automatycznie zaakceptować fakturę od konkretnego kontrahenta (np. powtarzające się faktury za telefon, czynsz)?

Obecnie w Scanye można ustawić reguły oparte na typie dokumentu lub sposobie jego dodania, natomiast reguły „po kontrahencie” nie są jeszcze dostępne.

To jednak wartościowa sugestia i na pewno ją rozważymy - widzimy, że mogłaby przyspieszyć obsługę stałych kosztów.

Nazwa pliku w „Pliki” jest nieczytelna - czy można wyświetlać nazwę kontrahenta?

W zakładce Pliki wyświetlamy oryginalną nazwę pliku, natomiast w zakładkach Zakup i Sprzedaż można już wygodnie wyszukiwać faktury po nazwie kontrahenta.

Czy można filtrować faktury w „Pliki” po miesiącu wystawienia (tylko bieżące / poprzedni miesiąc)?

W zakładce Pliki nie ma jeszcze takiej możliwości, ponieważ znajdują się tam surowe pliki, z których dane nie zostały jeszcze odczytane.

Po potwierdzeniu dokumentów przez księgowego pełne dane - w tym daty wystawienia - pojawią się w zakładkach Zakup i Sprzedaż, gdzie dostępne są dokładniejsze filtry, również po miesiącach.

Rozumiem, że po wejściu do KSEF - to będzie jedyny obrót fakturami, nie będą one wystawiane papierowo lub pdf. Czy również faktury np. ze stacji benzynowej? A co z paragonami z NIP, czy one też będą w KSEF?

Rachunki i dokumenty bez VAT (OC, bramki, mapy itp.)

Paragon z NIP → faktura uproszczona

Paragon bez NIP → nie jest fakturą i nie trafi do KSeF.

Z tego co wiem, to ja jako Spółka jawna z obrotami < 200 mln mam obowiązek wystawiania f-r w KSEF od 01.04.2026, ale teoretycznie powinienem już być od 01.02.2026 w KSEF, aby móc odebrać f-rę od kontrahenta, który ma obowiązek wystawiania faktur od tej daty. Czy są jakieś korzyści jeśli byśmy wcześniej weszli do KSEF (już od 01.02. mimo, że nie mamy takiego obowiązku)?

Tak - warto wejść do KSeF już od 1.02.2026.

Od tego dnia i tak będą Państwo zobowiązani odbierać faktury od kontrahentów, którzy mają wcześniejszy obowiązek ich wystawiania.

Wcześniejsze uruchomienie daje:

To po prostu bezpieczniejsze i wygodniejsze rozwiązanie.

Mam pytanie dotyczące podpinania się pod testową wersje ksef. Na szkoleniu widziałam, że wówczas pojawiają się Scanye pewne faktury testowe z KSeF i w związku z tym pojawiły mi się dwa pytania. 1. Czy wówczas w Scanye widzę dwa zestawy faktur na raz - normalne faktury wprowadzone przeze mnie i faktury z KSeF? Czy może sa dwa tryby pracy w Scanye - właściwy z bieżącymi fakturami i drugi ten do testowego połączenia z KSeF? A może wygląda to jeszcze inaczej?

Jeśli podepnę się pod testowe otoczenie KSeF w Scanye, to przed podłączeniem się do właściwego KSeF będzie trzeba jakoś odpiąć to połączenie testowe, zanim połączę się z właściwym KSeF? Czy będzie to wyglądało jakoś inaczej?

Dopóki nie można połączyć się z produkcyjna wersją KSeF można testować połączenie pobierając i wysyłając do KSeF testowe faktury na testowych środowiskach. Wszystkie takie testowe pliki można potem usunąć z zakładki pliki. Po wejściu KSeF - czyli z dniem 1 lutego 2026 można połączyć się z produkcyjną wersją i wtedy w taki sam sposób, na tym samym koncie będzie możliwe pobieranie jak również wysyłanie faktur do KSeF.
​
Tak, przed połączeniem z produkcyjną wersją KSeF sugerujemy usunąć integrację, gdzie można zarządzać integracją pokazuję dokładnie w momencie 7:30 nagrania.

Kluczowe rozróżnienie nie zostało mi w szkoleniu pokazane. Który podmiot jest nadrzędny - ja, czy Biuro Rachunkowe.

W powszechnie rozumianym systemie, opisanym na MF.gov.pl to ja (moja firma) jest zalogowana w KSeF jako podmiot kreujący faktury i podatnik. Biuro może (nie musi) być elementem pomocniczym. Czyli po pierwsze ja muszę się zarejestrować w MF. W MOIM systemie magazynowo-księgowym mieć odpowiednie opcje, (mój Subiekt Nexo Pro je ma) pozwalające generować faktury strukturyzowane i odbierać do mnie kierowane, jako podmiot/podatnik.

Biuro jest instytucją przeze mnie upoważnioną pomocniczą (to zapewne to "połączenie" ze szkolenia)

​Pytanie: w którą stronę odbywa się przekazywanie? Ja rozumiem, że to ja edytuję i wysyłam (czyli wysyła się automatycznie do jednostki upoważnionej i do klienta) faktury sprzedaży. Kosztowe, które są U MNIE automatycznie pobierane z KSeF czy są w scanye TAKŻE automatycznie pobierane i najwygodniej tam je opisać i akceptować? Czy ja dobrze rozumiem?
​

Podmiotem nadrzędnym zawsze jest Państwa firma - to Państwo logują się do KSeF jako podatnik i to Państwo decydują, komu nadają dostęp. Biuro rachunkowe jest wyłącznie podmiotem pomocniczym, działającym na nadanych przez Państwa uprawnieniach.

W Scanye wygląda to jeszcze prościej:

Po połączeniu konta przedsiębiorcy z KSeF wszystkie faktury z KSeF pobierają się automatycznie i są widoczne zarówno dla Państwa, jak i dla biura. Nie trzeba nadawać dodatkowych uprawnień w KSeF, bo Scanye działa jako bezpieczny pośrednik. Faktury sprzedaży - wystawiają je Państwo w Scanye, wysyłają do KSeF, a KSeF przekazuje je odbiorcy i do biura. Faktury są również automatycznie pobierane z KSeF do Scanye, gdzie najwygodniej je opisać i zaakceptować.

Tak, rozumieją Państwo to prawidłowo: faktury kosztowe pojawią się w Scanye automatycznie, a biuro od razu je zobaczy i zaksięguje zgodnie z Państwa decyzją.

Obsługuję kilkaset faktur miesięcznie. Do tej pory jak chciałam znaleźć konkretną fakturę posługiwałam się filtrem OPIS. Na chwilę obecną jest to niemożliwe. Proszę o wsparcie w tym zakresie. W tym miesiącu mam 600 szt. faktury za energię mam z kilku adresów od tego samego sprzedawcy i na to samo konto. Jak odnaleźć taką fakturę?

W Scanye dla przedsiębiorców filtr Opis nadal jest dostępny w zakładkach Zakup i Sprzedaż. W zakładce Pliki nie było go również w poprzedniej wersji - wiemy jednak, że może być potrzebny także tam, dlatego tę sugestię przekazujemy dalej do rozważenia.

W Scanye dla biur rachunkowych wystarczy dodać kolumnę Opis do widoku - pokazujemy to dokładnie w 30:43 minucie szkolenia.

Czy planujecie wprowadzić opłatę za pobieranie i przesyłanie faktur do KSeF?

Zdecydowanie nie, cennik Scanye bazuje na ilości przetwarzanych klientów :)

Mamy kilka oddziałów aptek, które pracują na systemie kamsoft, gdzie faktury zakupu towarów z KSEF będą pobierane w tym programie w poszczególnych oddziałach. Czy da się wydzielić, żeby tylko faktury kosztowe można było pobierać w Scanye?

Rozumiemy tą potrzebę - w aptekach oddziały często mają różne procesy i naturalnie chcieliby Państwo oddzielić faktury towarowe od kosztowych. Na ten moment Scanye pobiera z KSeF wszystkie dokumenty przypisane do NIP-u, więc nie ma możliwości filtrowania ich „na wejściu”. Jeśli taka funkcjonalność pojawi się w przyszłości, będziemy o tym informować.

Klient ma swój program do fakturowania i z niego będzie wysyłał swoje faktury do KseF. Jest to firma, która prowadzi w tym programie również magazyn swoich produktów - wszystko od lat w jednym programie. Do Scanye chciałby pobierać swoje faktury zakupu z KseF. Pytanie: czy oprócz faktur zakupu będzie możliwość pobrania do scanye również faktur sprzedaży z KseF? tych wysłanych przez inny program do fakturowania?

Aktualnie Scanye pobiera z KSeF wszystkie faktury przypisane do NIP-u - zarówno zakupowe, jak i sprzedażowe, niezależnie od tego, w jakim programie zostały wystawione.

Najlepiej rozdzielić część dla przedsiębiorcy i dla biura i nagrać instrukcję krok po kroku

To bardzo dobra sugestia - rozdzielenie materiałów dla przedsiębiorców i biur oraz nagranie instrukcji krok po kroku faktycznie mogłoby ułatwić wdrożenie KSeF po obu stronach.

Na ten moment takie instrukcje są już dostępne w naszym HelpCenter w formie artykułów, natomiast widzimy, że wideo byłoby dla Państwa dużym ułatwieniem. Przekażemy tę potrzebę dalej w zespole i sprawdzimy, co możemy w tym zakresie zaplanować.

Czy na platformie Scanye będzie okno do wpisania Numeru KSeF i czy będzie się ten numer przegrywał do programu księgowego tak jak zwykły numer faktury?

Tak, numer z KSeF będzie zaczytywany z faktury i będzie się importował do programu księgowego ze Scanye.

Kiedy będzie dostępny program KPiR w Scanye?

W Rozumiemy, że wiele biur i przedsiębiorców czeka na KPiR w Scanye - to naturalne, bo usprawniłoby to pracę w jednym spójnym systemie. Na ten moment planujemy udostępnić moduł w przyszłym roku, najprawdopodobniej w drugiej połowie.

Gdy tylko będziemy mieć dokładniejszą datę, poinformujemy o tym z wyprzedzeniem, aby mogli Państwo odpowiednio zaplanować pracę.

Na którym etapie będzie możliwość oznaczania płatności za dokumenty?

Obecnie pracujemy nad integracją z bankami. Po jej uruchomieniu płatności będą automatycznie dopasowywane do faktur, a w Scanye pojawi się czytelna informacja, które dokumenty są już opłacone, a które nadal czekają na płatność. Wydanie funkcji jest zaplanowane na przyszły rok (2026), wtedy też podamy więcej szczegółów.

Ad. 1 Tak, będą mogli Państwo ze swojego konta usunąć integrację z KSeF u tego klienta, pokazuję to na nagraniu, dokładniej w 38:11 minucie.

Ad 2. Firma może nadawać bardziej rozbudowane uprawnienia, jeśli posiada Obieg dokumentów Scanye. W podstawowej wersji Scanye uprawnienia można dodawać na bazie dodanych faktur przez danego pracownika. Więcej na ten temat można przeczytać tutaj.

Ad 3. Zaczytanie certyfikatu dla JDG i spółki będzie działało tak samo. W Scanye to administrator łączy się z KSeF, współpracownicy nie muszą wykonywać tego połączenia ponownie, ponieważ po utworzeniu konta w Scanye wraz z zaproszeniem będą już połączeni.

Prowadzę JDG posiadam już wygenerowany certyfikat KSEF, czy po wprowadzeniu

integracji w Scanye za pomocą certyfikatu KSEF będę musiała ten certyfikat wgrywać do scanye, czy integracja w środowisku produkcyjnym przebiegnie automatycznie tzn po uwierzytelnieniu profilem zaufanym?

Jako JDG nie ma takiej potrzeby - po uruchomieniu integracji w środowisku produkcyjnym będzie się Pani mogła połączyć z KSeF bezpośrednio przez Profil Zaufany, bez ręcznego dodawania certyfikatu.

Czy mogłabym prosić o wyjaśnienie jak przesłać kolejną fakturę(y) będąc już połączonym z KSEF? 1. krok loguję się za pomocą profilu zaufanego/tokena, ale potem jak już jestem połączona to co dalej, jak przesłać kolejne dokumenty? Czy te przesłane dokumenty, danego i kolejnego dnia po połączeniu widoczne będą w folderze pliki ? Razem z pozostałymi fakturami, które otrzymam tak?

Po połączeniu z KSeF nie trzeba już wykonywać żadnych dodatkowych kroków, aby „przesłać kolejne faktury”. Wszystkie dokumenty przypisane do Pani NIP będą automatycznie pojawiać się w Scanye w zakładce Pliki, razem z pozostałymi fakturami.

Jeśli wystawia Pani fakturę w Scanye, można wysłać ją do KSeF jednym kliknięciem - a numer KSeF pojawi się po kilku minutach. Taka faktura będzie widoczna zarówno w Sprzedaży, jak i w Plikach, z oznaczeniem „Scanye” w kolumnie Źródło.

W skrócie: po połączeniu wszystko trafia do Scanye automatycznie, a Pani widzi całość w jednym miejscu.

Przepraszam, mam jeszcze jedno pytanie, nie wiem może to jest spowodowane ze zmianą Scanye w związku z wymogami ksef, ale w tym miesiącu po raz pierwszy skanując faktury, przesyłając je na Państwa platformę zauważyłam, że dokument posiadający więcej niż jedną stronę widoczny jest w podglądzie jako plik jednostronicowy, kolejne strony są widoczne po pobraniu pliku.

Bardzo dziękujemy za pytanie, prosimy o kontakt z naszym działem wsparcia poprzez czat bądź e-mail pomoc@scanye.pl

Przy połączeniu Scanye z KSeF pojawił się błąd, jaka może być przyczyna?

Na etapie łączenia z KSeF pojawia się wiele czynników, które nie zależą od Scanye.

Żeby upewnić się, że wszystko jest wykonane poprawnie, warto zwrócić uwagę na dwa najczęściej problematyczne obszary:

Wiemy, że dla wielu firm samo pobieranie faktur z KSeF to za mało. Często potrzebna jest jeszcze wewnętrzna akceptacja, przypisywanie kosztów do właściwych kategorii, analiza rentowności projektów czy pełna kontrola nad obiegiem dokumentów.

Dlatego w Scanye tworzymy prosty, ale bardzo skuteczny obieg dokumentów, który działa tak:

1️⃣ Faktura wpada automatycznie z KSeF do Scanye.
2️⃣ System kieruje ją do właściwego pracownika - zgodnie z ustaloną regułą.
3️⃣ Pracownik akceptuje dokument i wybiera odpowiednie kategorie/koszty.
4️⃣ Księgowy widzi te kategorie razem z przypisanymi kontami księgowymi (które można zdefiniować w Scanye), więc zawsze wiadomo, co i gdzie zaksięgować. Zero zgadywania, zero maili, zero błądzenia po papierach.

Obieg pojawi się na przełomie lutego i marca, jeśli jednak chcą Państwo zdobyć rabat 20% wystarczy zgłosić się tutaj ➡️ [link]