Przesyłanie faktur mailem do księgowości jest dla Ciebie wygodne? Nie zawsze chcesz logować się do aplikacji aby wysłać fakturę?
Nie ma problemu! i dla Ciebie mamy rozwiązanie 🙂
Wystarczy, że podejmiesz trzy kroki i reszta zadzieje się automatycznie!
✅ Wygenerujesz bezpieczny adres e-mail na Twoim koncie w Scanye ➡️ nie masz jeszcze konta? Kliknij tutaj i sprawdź jak szybko możesz je założyć!
✅ Wygenerowany adres e-mail dodasz do reguły przekierowań na Twojej skrzynce mailowej.
✅ Wyślesz faktury w załącznikach do Twojej księgowej.
Jak wygenerować specjalny adres e-email?
2. Przejdź do sekcji Przekazywanie emalii do Scanye:
3. Kliknij na Dodaj nowy, po czym automatycznie utworzy się specjalny adres email.
E-mail gotowy! Poniżej pokażemy Ci jak przesyłać wiadomości email z fakturami do Scanye za pomocą wygenerowanego już adresu e-mail.
Jak automatycznie przesyłać wybrane wiadomości z fakturami do Scanye za pomocą specjalnego adresu email?
Chyba nie chcesz, aby załączniki ze wszystkich maili trafiały do księgowej?🕵️♀️
Przygotowaliśmy dla Ciebie instrukcje - jakie ustawienia wprowadzić, aby do księgowości trafiały tylko faktury i wybrane dokumenty.
Sprawdź zakładkę dla dostawcy Twojej skrzynki mailowej. Jeśli nie ma go wśród wymienionych napisz do nas na czacie, chętnie pomożemy wprowadzić odpowiednie ustawienia! 💬
Instrukcja dla poczty Gmail
Instrukcja dla poczty Gmail
Zaloguj się na swoją skrzynkę gmail.
Kliknij na symbol kółka zębatego w prawym górnym rogu - Ustawienia.
Wybierz opcję Wszystkie ustawienia.
Przejdź do zakładki Przekazywanie i POP/IMAP.
Teraz kliknij w Dodaj adres do przekazywania dalej. Po czym dodaj adres wygenerowany wcześniej na Twoim profilu w Scanye np.
dviixcng7@faktury.scanye.pl
Po dodaniu wygenerowanego w Scanye adresu e-mail, zadecyduj o tym jakie wiadomości chcesz przekazywać do Scanye (pamiętaj że wszystkie załączniki wysłane w wiadomości będą widoczne zarówno dla Księgowego, jak i Przedsiębiorcy)
Otworzy się okno z ustawieniami filtrów. Możesz wpisać tam na słowo klucz, dzięki czemu wszystkie wiadomości zawierające np. słowo Faktura zostaną automatycznie przekazane na wygenerowany adres email w Scanye (który dodałeś wcześniej). Oprócz słowa klucz, możesz użyć takie filtrów takich jak m. in. nadawca, temat czy zawiera załącznik. Poniżej przykładowe filtry:
Po uzupełnieniu pól w powyższym oknie, pojawi się informacja o konieczności weryfikacji adresu e-mail.
📣 Uwaga! Adres e-mail do weryfikacji przyjdzie na skrzynkę mailową na której ustawiasz przekierowanie. Czyli jeśli ustawiasz przekierowanie z adresu email test@test.pl na
dviixcng7@faktury.scanye.pl
, to e-mail do weryfikacji przyjdzie na test@test.pl.
Kliknij na link, który przyszedł do Ciebie w mailu weryfikacyjnym. E-mail powinien wyglądać jak ten poniżej:
Po kliknięciu w link otworzy się okno do potwierdzenia przekazywania maili na wygenerowany w Scanye adres e-mail. Kliknij Potwierdź.
Po dokonaniu weryfikacji, wszystkie załączniki znajdujące się w wiadomościach które obejmują wybrane przez Ciebie filtry zostaną automatycznie przekazane do Scanye.
Instrukcja dla poczty Outlook
Instrukcja dla poczty Outlook
W Outlooku kliknij przycisk Plik > Opcje > Organizuj wiadomości E-mail > Reguły skrzynki odbiorczej.
Kliknij na kafelek Zarządzaj regułami i alertami:
W oknie które się otworzy wybierz opcję nowa reguła.
Z listy wybierz Zastosuj regułę do odbieranych wiadomości. I kliknij na przycisk dalej w prawym dolnym rogu okna.
Otworzył się Kreator reguł gdzie możesz wybrać zasady przekazywania wiadomości. Możesz wybrać wiadomości tylko od danego nadawcy, bądź zawierające słowo "faktura". Wybierz tutaj takie filtry, które pozwolą na automatyczne przekazywanie wiadomości, które przychodzą do Ciebie z fakturami w załącznikach. Po czym kliknij Dalej.
Nadal w kreatorze reguł, wybierz co dalej ma się stać z Twoją wiadomością, czyli ma zostać przekazana na wygenerowany wcześniej w Scanye adres e-mail. W tym celu wybierz opcję Prześlij ją dalej do: osoby lub grupa publiczna.
W oknie adres dla reguły wpisz adres email wygenerowany w Scanye np. gvyrmu7lxy@faktury.scanye.pl po czym kliknij dalej.
Jeśli nie potrzebujesz nadawać wyjątków, w kolejny krok możesz pominąć i kliknąć ponownie Dalej.
W ostatnim kroku nadaj nazwę swojemu przekierowaniu np. "Przekierowanie Scanye" i kliknij Zakończ.
Tak uzupełniona reguła sprawi, że wszystkie załączniki znajdujące się w wiadomościach od wymienionego nadawcy, z ustawionymi przez Ciebie filtrami zostaną automatycznie przekazane do Scanye.
Instrukcja dla poczty Onet
Instrukcja dla poczty Onet
Zaloguj się do skrzynki e-mail w Onet Poczta.
Przejdź do sekcji Ustawienia > Reguły i przekierowania > Przekierowania.
Kliknij w prawym dolnym rogu na przycisk Dodaj przekierowanie.
Aby wybrane maile były automatycznie przekierowane na adres e-mail wygenerowany w Scanye, wypełnij odpowiednie pola. Przekierowanie zadziała gdy na twoją skrzynkę przyjdzie email spełniający choć jeden z podanych warunków. O tym na jaki adres email mają być przekierowywane maile decyduje pole "adres e-mail", wpisz adres wygenerowany w Scanye a wszystkie wiadomości będą na niego przekierowywane. Poniżej przykładowo uzupełnione pola.
5. Kliknij zapisz i zamknij.
Tak uzupełniona reguła sprawi, że wszystkie załączniki znajdujące się w wiadomościach od wymienionego nadawcy, które zawierają słowo "faktura" zostaną automatycznie przekazane do Scanye.
Faktury w załącznikach przekierowanych maili pojawią się automatycznie w Scanye w ciągu kilkudziesięciu sekund i będą dostępne - w zakładce Wysłane w Scanye dla Przedsiębiorcy oraz w zakładce Odebrane w Scanye dla Księgowego.
⭐Ważne
Do Scanye trafią tylko załączniki, nie widać treści maili. Nie obawiaj się, że ktoś dostanie dostęp do treści Twojej korespondencji
To wszystko! o nic więcej nie musisz się martwić. Jeśli Twój Księgowy nie jest jeszcze przekonany, prześlij mu tą instrukcję ➡️ https://help.scanye.pl/pl/articles/6683202-przesylanie-faktur-mailem-do-scanye
💡Sugestia:
Ta funkcja działa również dla Twoich współpracowników! Kliknij tutaj i sprawdź jak mogą wygenerować sobie specjalne adresy e-email do przekazywania dokumentów.