Co się zmienia po wejściu KSeF?
Jak podkreśla Infor [link], w nowej rzeczywistości KSeF biura rachunkowe stają się pierwszą linią odpowiedzialności i muszą mieć dowód, że działają zgodnie z decyzjami klientów.
Nowy widok „Odebrane” eliminuje domysły i ryzyko błędów - każda decyzja przedsiębiorcy jest widoczna, zapisana i możliwa do udokumentowania. To pełne zabezpieczenie biura rachunkowego w codziennej pracy i podczas ewentualnej kontroli.
Scanye pozwala Ci bezpiecznie oprzeć się na decyzjach klienta, zachowując pełną historię i kontrolę bez konieczności wykonywania wielu telefonów bądź pisania maili.
To gwarancja spokoju w razie kontroli i dowód należytej staranności biura.
Zakładka Odebrane - czyli miejsce gdzie znajdziesz faktury z KSeF i spoza KSeF od Twoich klientów w Scanye
Wszystkie pliki trafiają do zakładki Odebrane - niezależnie od tego, czy pochodzą z KSeF, czy zostały dodane manualnie przez Twoich klientów. Zakładka "Odebrane" to pierwszy etap pracy z dokumentami, bufor dla wszystkich plików.
Kolumna "Źródło"
Jak rozpoznać które pliki skąd pochodzą?
Każdy dokument w zakładce Pliki ma przypisane źródło, które pokazuje, skąd trafił do Scanye. Dzięki tej kolumnie szybko odróżnisz faktury z KSeF od innych.
Import własny - dokumenty dodane przez Twojego klienta do Scanye, za pomocą aplikacji webowej lub mobilnej.
Fakturownia - faktury pobrane przez Twojego klienta za pomocą integracji z fakturownią.
KSeF test - faktury pobrane przez Twojego klienta z testowego środowiska KSeF (środowisko gdzie można testować KSeF anonimowymi danymi)
KSeF demo - faktury pobrane przez Twojego klienta z przedprodukcyjnego środowiska KSeF (środowisko gdzie można testować KSeF prawdziwymi danymi)
KSeF - faktury pobrane przez Twojego klienta z oficjalnego, produkcyjnego środowiska KSeF. Mają pełną moc prawną.
E-mail - dokumenty przekazane przez Twojego klienta mailem bezpośrednio do Scanye.
Scanye - faktury wystawione w Scanye.
Kolumna "Klient"
Jak rozpoznać od którego klienta pochodzą pliki?
zakładce Odebrane znajdziesz kolumnę o nazwie Klient. To właśnie tam zobaczysz, do którego przedsiębiorcy przypisany jest dany plik.
Dzięki temu:
łatwo zidentyfikujesz, od kogo pochodzi dokument,
możesz sortować i filtrować pliki po nazwie klienta,
zyskujesz pełen kontekst, zanim przystąpisz do pracy nad dokumentem.
To szczególnie pomocne w pracy z dokumentami przychodzącymi z różnych źródeł – np. z KSeF, importu własnego czy z aplikacji Scanye.
Kolumna "Akceptacja klienta"
Jak pracować ze statusami klienta?
Kiedy faktury zaczną wpadać z KSeF, klient musi dać znać, co trafia do księgowania, a co nie. Scanye daje na to bardzo prosty sposób - wystarczy, że przedsiębiorca oznaczy dokument odpowiednim statusem akceptacji.
Kolumna „Akceptacja klienta” pokazuje, jak klient ocenił dokument - czyli, czy możesz go spokojnie zaksięgować, czy coś wymaga wyjaśnienia, czy dokument w ogóle nie powinien trafić do ewidencji.
Statusy:
Do księgowania - dokument gotowy do zaksięgowania.
Do wyjaśnienia - klient ma wątpliwości, prawdopodobnie zostawił komentarz.
Nie księguj - dokument nie jest kosztem lub klient nie chce go ujmować.
👌 Praktyczna wskazówka od Scanye
Warto zacząć pracę od przefiltrowania dokumentów po statusach klienta.
Pozwoli Ci to:
od razu wyłapać pliki oznaczone jako „Do wyjaśnienia”,
uniknąć księgowania dokumentów niezaakceptowanych,
szybciej przejść do pozycji oznaczonych jako „Do księgowania”,
O dostępnych filtrach, piszemy w dalszej części instrukcji.
Kolumna "Komentarze"
Jeśli klient ma pytanie do danej faktury albo chcesz coś od niego doprecyzować - możesz skorzystać z funkcji komentarzy.
W kolumnie komentarzy widzisz, ile wiadomości znajduje się przy danym pliku. Kliknij ikonę dymku, aby otworzyć podgląd dokumentu i całą rozmowę.
Na dole po prawej stronie znajduje się pole, w które możesz wpisać swoją odpowiedź i wysłać ją jednym kliknięciem. W ten sposób łatwo dopytasz klienta o szczegóły albo dasz mu znać, co dalej z dokumentem.
💡Ważne: Cała historia komentarzy wraz ze statusami - może zostać wyeksportowana do pliku CSV. Łącznie ze zmianami statusów dokumentów stanowi pełną ścieżkę decyzyjną, którą można okazać np. w przypadku kontroli.
Kolumna "Opis"
W kolumnie „Opis” pojawiają się dodatkowe informacje przekazane przez klienta - na przykład kategoria kosztu, cel zakupu albo inna informacja, która pomoże przy księgowaniu. To dobre miejsce na hasła typu:
Paliwo
Delegacja Kraków
Zakup sprzętu IT
Do podziału na raty
👌 Praktyczna wskazówka od Scanye
Możesz zaprosić klienta, by uzupełniał opisy przy dodawaniu plików - szczególnie jeśli dotyczą wydatków, które wymagają doprecyzowania (np. prywatnych przejazdów, diet, podróży służbowych).
Jak zarządzać kolumnami?
W widoku Odebrane możesz samodzielnie zdecydować, które kolumny chcesz widzieć na liście dokumentów. Dzięki temu dopasujesz widok do swojego stylu pracy - możesz ukryć mniej potrzebne informacje i skupić się na tych najważniejszych.
Aby zarządzać kolumnami:
Kliknij w ikonę zębatki w prawym górnym rogu tabeli (nad kolumną „Akceptacja klienta”).
Zaznacz te, które chcesz wyświetlać, i odznacz te, które chcesz ukryć.
Gotowe! Widok odświeży się automatycznie.
Możesz też użyć opcji „Pokaż/ukryj wszystkie”, jeśli chcesz szybko zaznaczyć lub odznaczyć wszystkie kolumny.
💡 Niebawem planujemy również dodać kolumnę "Typ dokumentu", aby móc od razu zobaczyć czy dany plik zawiera faktury sprzedażowe czy zakupowe.
Filtry w zakładce "Odebrane"
W górnej części widoku znajdziesz zestaw filtrów umożliwiających wyszukiwanie dokumentów według różnych kryteriów, takich jak:
Klient
Nazwa pliku
Źródło
Data dodania
Akceptacja klienta
Opis
Filtry ułatwiają znalezienie konkretnych plików, ale są też pomocne w codziennej pracy - na przykład, aby szybko wyświetlić tylko faktury oznaczone jako "Do księgowania" lub takie które nie mają jeszcze statusu.
Jak edytować widoczne filtry?
Kliknij ikonę koła zębatego znajdującą się obok filtrów.
W nowym oknie możesz:
zaznaczać i odznaczać filtry, które chcesz widzieć,
przeciągać je, by zmienić kolejność wyświetlania,
Kliknij Zastosuj, aby zapisać zmiany.
Jak potwierdzić fakturę?
W poprzedniej wersji zakładki Odebrane, potwierdzanie dokumentów było możliwe po zaznaczeniu wybranych plików i kliknięciu przycisku Otwórz znajdującego się na dole ekranu.
Obecnie przycisk został przeniesiony na górę i zmienił nazwę na Edytuj. Po zaznaczeniu dokumentów i kliknięciu Edytuj, przejdziesz do edycji faktur, gdzie możesz je uzupełnić i potwierdzić.
💡 Możesz potwierdzić każdy dokument - niezależnie od tego, czy klient nadał mu status Do księgowania, czy nie. Zalecamy jednak współpracę z klientami w taki sposób, aby nadawali statusy dokumentom na bieżąco.
Odrzucanie dokumentów - nowa zakładka "Odrzucone"
W Scanye nie ma tradycyjnego „kosza”. Zamiast tego pojawiła się zakładka Odrzucone, która pełni nową, ważną funkcję w organizacji pracy z dokumentami.
Wprowadzenie zakładki Odrzucone pozwala księgowym świadomie zarządzać dokumentami, które nie powinny zostać ujęte w kosztach, jednocześnie zachowując te pliki z całą historią zmiany statusów czy komentarzy.
Co daje zakładka Odrzucone?
Wyraźne miejsce na dokumenty, które nie podlegają księgowaniu.
Historia odrzucenia - wiadomo, kto i kiedy przeniósł dokument oraz z jakiego źródła pochodzi.
Możliwość łatwego powrotu do dokumentu - w razie potrzeby można go przywrócić.
Kiedy odrzucać dokumenty?
Odrzucaj dokumenty, które na przykład:
nie mogą zostać ujęte w kosztach (np. prywatne zakupy klienta),
są duplikatem,
są nieczytelne lub błędne,
Jak odrzucić dokument?
Zaznacz pliki tak jak w przypadku potwierdzania.
Kliknij przycisk „Edytuj” w prawym górnym rogu.
Możesz dodać komentarz z powodem odrzucenia dokumentu np. dlaczego danej faktury nie można ująć w kosztach.
Kliknij przycisk Odrzuć w prawym dolnym rogu.
Potwierdź odrzucenie faktury w wyskakującym oknie, klikając Tak.
Po odrzuceniu plik automatycznie przeniesie się do zakładki Odrzucone. W każdej chwili możesz go stamtąd przywrócić.
Jak przywrócić plik z zakładki "Odrzucone"
Przejdź do zakładki Odrzucone.
Odszukaj dokument, który chcesz przywrócić.
Kliknij trzy kropki po prawej stronie wiersza.
Wybierz opcję Przywróć.
Plik automatycznie wróci do zakładki Odebrane.
Jak pobrać historię pliku do kontroli?
Dla każdego klienta możesz wygenerować i pobrać historię zmian w pliku CSV. Taki plik może się przydać na przykład podczas kontroli - zawiera wszystkie działania wykonane dla plików, łącznie z komentarzami i informacją, kto i kiedy podjął daną decyzję. To świetny sposób, aby pokazać należytą staranność i udokumentować proces weryfikacji faktur oraz decyzje.
Jak pobrać historię plików dla klienta
Przejdź do zakładki Klienci (ikona po lewej stronie).
Kliknij w nazwę klienta, którego historię chcesz pobrać.
Na karcie klienta znajdź sekcję Księgowość i kliknij przycisk Historia do kontroli.
Wybierz okres, za jaki chcesz pobrać historię (możesz ustawić konkretny dzień lub zakres dat). Kliknij Pobierz.
Po wygenerowaniu pliku pojawi się informacja w prawym górnym rogu – kliknij Pobierz, aby zapisać plik na dysku.
Co znajdziesz w pobranym do kontroli pliku?
Wygenerowany plik CSV zawiera szczegółową historię zdarzeń dla dokumentów tego klienta. Wśród danych znajdziesz m.in.:
numer faktury i numer KSeF (jeśli dotyczy),
datę i godzinę zdarzenia,
nazwę i adres e-mail osoby, która podjęła daną akcję,
typ użytkownika (księgowy / przedsiębiorca),
rodzaj zdarzenia (utworzenie, odrzucenie, komentarz, itp.),
źródło pliku (np. KSeF, wystawiony w Scanye, import własny),
aktualny status akceptacji dokumentu (np. Do zaksięgowania, Do wyjaśnienia, Nie księgować),
ewentualny komentarz dodany przez księgowego lub klienta,
opis faktury wprowadzony przez przedsiębiorcę.
Dzięki temu zyskujesz pełen obraz historii dokumentów: kto je przesłał, jakie były decyzje, jak wyglądała komunikacja i kiedy dokument został ostatecznie zaksięgowany lub odrzucony.