Integracja Scanye z KSeF
Faktury z KSeF pojawiają się w Scanye automatycznie, bez konieczności logowania się do rządowych aplikacji. System pobiera je co około 2 godziny zgodnie z limitami narzuconymi przez KSeF.
Dokumenty wystawione w Scanye mogą być również wysyłane bezpośrednio do KSeF, dzięki czemu cały proces - pobieranie, przeglądanie, oznaczanie i wysyłka - odbywa się w jednym miejscu i w pełni zgodnie z zasadami KSeF.
👉 Więcej na temat wysyłki do KSeF przeczytasz w instrukcji - Jak wystawiać faktury w Scanye
Połączenie Scanye z finalną wersją KSeF 2.0 (środowiskiem produkcyjnym) wykonujesz tylko raz. Wersja ta będzie dostępna od 1 lutego 2026.
Co musisz wiedzieć przed połączeniem?
Po zalogowaniu się do Scanye kliknij na przycisk "Połącz konto z KSeF" w prawym górnym rogu aplikacji.
Wybierz zakres od którego chcesz, aby pobrały się faktury z KSeF. Kliknij Dalej.
Po wybraniu zakresu, otworzy się okno Integracji z KSeF. Do lutego 2026 wybierz środowisko demo lub testowe. Czym różnią się te środowiska?
Demo - To „próba generalna” przed KSeF. Logujemy się prawdziwym podpisem lub profilem zaufanym, wszystko działa jak na produkcji, ale dokumenty są tylko testowe. ❗ Uwierzytelnienie w DEMO NIE przechodzi na produkcję - trzeba to zrobić jeszcze raz w PROD.
Produkcyjne KSeF 2.0 - finalna wersja KSeF, z którą możesz się połączyć dopiero od 1 lutego 2026,
Ważne: Jeśli nie pojawiło się żadne okno, sprawdź czy nie masz zablokowanych wyskakujących okienek.
Następnie, masz trzy różne opcje na synchronizację Scanye z KSeF. Możesz użyć profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub tokenu wygenerowanego w KSeF.
Jak połączyć Scanye z KSeF różnymi metodami
💡 Ważne
Od stycznia 2026 pojawi się również możliwość połączenia z KSeF przez certyfikat.
Połączenie za pomocą profilu zaufanego.
Połączenie za pomocą profilu zaufanego.
Obejrzyj wideo bądź przeczytaj instrukcję.
Na czarnym pasku kliknij "Połącz konto z KSeF".
Wybierz okres od którego chcesz rozpocząć pobieranie faktur. Po czym kliknij Dalej.
Wybierz środowisko, z którym chcesz się połączyć:
Demo - To „próba generalna” przed KSeF. Logujemy się prawdziwym podpisem lub profilem zaufanym, wszystko działa jak na produkcji, ale dokumenty są tylko testowe. ❗ Uwierzytelnienie w DEMO NIE przechodzi na produkcję - trzeba to zrobić jeszcze raz w PROD.
Produkcyjne KSeF 2.0 - finalna wersja KSeF, z którą możesz się połączyć dopiero od 1 lutego 2026,
Wybierz z listy Profil zaufany i postępujemy zgodnie z instrukcją:
Pobierz plik do podpisania. Nie musisz go otwierać, wystarczy tylko pobrać.
Po pobraniu i zapisaniu pliku, kliknij na kolejny krok: Przejdź do profilu zaufanego i podpisz -> Przejdź.
❗ Plik jest ważny przez 10 minut. Po upływie tego czasu plik trzeba wygenerować ponownie.
Zostaniesz automatycznie przeniesiony/a na rządową stronę. Klikając Dodaj plik, wgraj wcześniej pobrany plik.
Po poprawnym wgraniu pliku, kliknij Dalej.
Na kolejnej stornie kliknij Podpisz.
Na tym etapie możesz wybrać w jaki sposób chcesz podpisać dokument. W tej instrukcji pokażemy Profil zaufany.
Po kliknięciu na Profil Zaufany, zaloguj się Twoimi danymi do profilu zaufanego, bądź przy pomocy banku.
Po poprawnym zalogowaniu, otrzymasz kod SMSem, uzupełnij go aby móc kontynuować, po czym kliknij Potwierdź.
❗ Jeśli SMS nie dotarł, skorzystaj z opcji Wyślij ponownie. Jeśli jednak mimo to SMS nie przychodzi, skontaktuj się mailowo lub telefonicznie (zalecamy kontakt mailowy) z rządową pomocą techniczną. Dane do kontaktu znajdziesz na tej stronie https://www.gov.pl/web/profilzaufany/kontakt.
Po podpisaniu dokumentu zostaniesz automatycznie przeniesiony/a na stronę z potwierdzeniem podpisu.
Na dole strony kliknij przycisk Pobierz.
Po pobraniu i zapisaniu pliku, wróć do okna w Scanye z połączeniem KSeF i dodaj podpisany plik.
Po dodaniu podpisanego pliku, nastąpi łącznie z KSeF. Jeśli operacja przebiegnie prawidłowo - zobaczysz komunikat Konto zostało poprawnie połączone z KSeF.
Po wykonaniu wszystkich czynności faktury z KSeF zaczną pojawiać się w zakładce Pliki automatycznie, co 2h.
Połączenie za pomocą podpisu kwalifikowanego.
Połączenie za pomocą podpisu kwalifikowanego.
Aby połączyć Scanye z KSeF poprzez podpis kwalifikowany po uruchomieniu okna integracji klikamy na przycisk "Pobierz plik do podpisania".
Następnie przechodzimy do aplikacji, z której korzystamy do tego typu weryfikacji.
Tak przygotowany dokument dodajemy za pomocą przycisku "Dodaj podpisany plik" i czekamy na komunikat o pomyślnym połączeniu. Wideo instrukcja krok po kroku powyżej.
Połączenie za pomocą tokenu z KSeF.
Połączenie za pomocą tokenu z KSeF.
💡 Ważne
Tokenu można używać do końca 2026 roku. To szybki sposób połączenia się w testowych środowiskach KSeF. Warto jednak wiedzieć, że w finalnej wersji KSeF, token nie będzie działał w trybie offline.
Na czarnym pasku kliknij "Połącz konto z KSeF".
Wybierz okres od którego chcesz rozpocząć pobieranie faktur. Po czym kliknij Dalej.
Wybierz środowisko, z którym chcesz się połączyć:
Demo - To „próba generalna” przed KSeF. Logujemy się prawdziwym podpisem lub profilem zaufanym, wszystko działa jak na produkcji, ale dokumenty są tylko testowe. ❗ Uwierzytelnienie w DEMO NIE przechodzi na produkcję - trzeba to zrobić jeszcze raz w PROD.
Produkcyjne KSeF 2.0 - finalna wersja KSeF, z którą możesz się połączyć dopiero od 1 lutego 2026,
Wybierz z listy Token.
Zgodnie z instrukcją kliknij na Przejdź, wtedy otworzy się rządowa strona KSeF.
W tym korku musisz zalogować się do KSeF, wybierz pierwszą opcję Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wybierz jedną z form logowania, jeśli prowadzisz JDG wtedy najłatwiejszym sposobem jest Profil zaufany, jeśli jesteś spółką w zależności od tego czy jesteś osobą upoważnioną przez wniosek ZAW-FA wybierasz Profil zaufany lub jeśli Twoja firma posiada pieczęć elektroniczną wybierz Pobierz odcisk palca certyfikatu kwalifikowanego.
W tej instrukcji pokażemy jak zalogować się poprzez Profil zaufany. Po kliknięciu na pierwszą opcję, uzupełnij Twój numer NIP (jeśli korzystasz z testowego połączenia wpisz zmyślony numer, jeśli z demo lub produkcyjnego wpisz NIP Twojej firmy). Po czym kliknij na dole strony Uwierzytlenij.
Przejdź do zakładki Tokeny. Po czym Generuj token.
Nadaj nazwę tokenowi np. Token do Scanye [data], po czym nadaj uprawnienia. Wystarczą te do wystawiania faktur i przeglądania faktur. Po wykonaniu tej czynności kliknij na Generuj token.
Po wykonaniu tych czynności zostanie wygenerowany token. Skopiuj go.
❗ Ważne - nikomu nie podawaj tokenu.
Wróć do okna w Scanye Połącz z KSeF. Kliknij Dodaj.
Wklej token w wyznaczonym miejscu i kliknij Zatwierdź.
Jeśli operacja przebiegnie prawidłowo - zobaczysz komunikat Konto zostało poprawnie połączone z KSeF.
Jak rozłączyć Scanye z KSeF?
Ta opcja będzie szczególnie przydatna, jeśli do tej pory byłaś/-eś połączony z testowym lub demo środowiskiem KSeF.
Od 1 lutego 2026 r. trzeba połączyć Scanye z produkcyjnym środowiskiem KSeF – a to wymaga wcześniejszego rozłączenia starego połączenia.
Jak rozłączyć Scanye z dotychczasowym środowiskiem KSeF?
Na ekranie głównym kliknij swój adres e-mail w prawym górnym rogu.
Z rozwijanego menu wybierz Ustawienia.
Przejdź na sam dół, do sekcji Integracje, gdzie znajdziesz informację o aktualnym połączeniu z KSeF.
Kliknij przycisk Usuń integrację.
Co się stanie po rozłączeniu?
Scanye przestanie mieć dostęp do KSeF - nie będzie możliwe wysyłanie ani pobieranie faktur.
Możesz ponownie połączyć się z nowym środowiskiem (np. produkcyjnym) w dowolnym momencie.
Co jeśli nie możesz połączyć się z KSeF?
Status KSeF
💡 Funkcja dostępna od 30.01.2026
Status KSeF, który widzisz w lewym górnym rogu ekranu, informuje o bieżącym stanie działania rządowego systemu KSeF.
Może się zdarzyć, że połączenie między Scanye a KSeF zostało przeprowadzone prawidłowo, ale sama platforma rządowa nie jest dostępna.
Ten status ma jedno zadanie: pokazać Ci, czy system KSeF jest w pełni dostępny, działa częściowo, czy w danym momencie jest po prostu wyłączony lub ma awarię.
Jakie mogą być statusy?
Działa - Wszystko w porządku - KSeF działa i możesz z niego korzystać bez przeszkód.
Planowana przerwa - KSeF zapowiedział prace techniczne. W tym czasie system może działać wolniej, niektóre funkcje mogą być chwilowo niedostępne - albo wszystko może przestać działać.
Awaria - KSeF ma problem po swojej stronie. System nie działa i nie da się np. wysłać faktury ustrukturyzowanej. Nie zależy to od Ciebie ani od Scanye.
Co możesz zrobić?
Odśwież stronę i spróbuj ponownie za kilka minut.
Sprawdź swoje połączenie z internetem.
Nie udało się powiązać konta z KSeF.
Jeśli zauważysz taki komunikat, może być wiele przyczyn. Poniżej opisujemy najczęstsze.
Nieodpowiednie uprawnienia przy generowaniu tokenu.
Generując token w KSeF, pamiętaj aby zaznaczyć dwa najważniejsze uprawnienia:
wystawianie faktur
przeglądanie faktur
Jeśli nie jesteś pewny/a czy nadałeś/aś odpowiednie uprawnienia, rozłącz Scanye z KSeF i wykonaj połączenie ponownie, zaznaczając odpowiednie opcje.
❗ Ważne - jeśli niektóre uprawnienia są zablokowane to oznacza, to że nie masz uprawnień (nadanych przez odpowiednią osobę w firmie) do przyznawania dalszych uprawnień w KSeF. Wtedy najlepiej zgłosić się do administratora - osoby upoważnionej z prośbą o nadanie takich uprawnień.
Brak upoważnienia do łączenia się z KSeF.
Jeśli łączysz się ze środowiskiem demo lub później produkcyjnym, jako pracownik spółki, najpierw powinieneś/aś otrzymać odpowiednie uprawnienia do połączenia się z KSeF w ramach tej spółki. Tedy możesz wybrać jedną z metod połączenia - profil zaufany, certyfikat lub token. Jeśli Twoja firma posiada pieczęć elektroniczną, wybierz token lub certyfikat.
Inny NIP w Scanye i inny przy połączeniu z KSeF.
Przy łączeniu Scanye z KSeF (niezależnie od środowiska) numer NIP Twojej firmy w Scanye powinien być taki sam jak numer NIP którym uwierzytelniasz się do KSeF przy wykonywaniu tego połączenia.
Nieodpowiednie środowisko.
Do 1 lutego 2026 możesz testować połączenie Scanye z KSeF na środowisku demo.
Dopiero od 1 lutego 2026, możesz i powinieneś/aś (ponownie) połączyć się z produkcyjnym środowiskiem KSeF.
💡 Najlepsze środowisko do testów, to środowisko demo, gdyż jest najbliższe finalnej wersji KSeF.
Bezpieczeństwo integracji z KSeF
Bezpieczeństwo danych naszych użytkowników jest dla nas kluczowe, dlatego integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) została zaprojektowana z zachowaniem najwyższych standardów ochrony informacji.
Podczas procesu integracji, realizowanego z użyciem profilu zaufanego, generowany jest certyfikat umożliwiający bezpieczną komunikację z KSeF. Tokeny oraz certyfikaty są przechowywane w systemach Scanye w formie zaszyfrowanej, w odizolowanych bazach danych, które nie mają bezpośredniego dostępu do internetu. Dostęp do nich jest ściśle kontrolowany i ograniczony wyłącznie do niezbędnych procesów systemowych.
W najbliższym czasie planowane jest także wdrożenie dwuskładnikowego uwierzytelniania (2FA), które dodatkowo zwiększy poziom bezpieczeństwa dostępu do danych - również po stronie użytkowników.
Całość procesów jest zgodna z obowiązującymi przepisami, w tym RODO, oraz najlepszymi praktykami w zakresie ochrony danych. Dzięki temu mogą mieć Państwo pewność, że informacje finansowe i księgowe są odpowiednio zabezpieczone.
💡Sugestia
Jeśli masz jakiekolwiek dodatkowe pytania, zapraszamy Cię do rozmowy na naszym czacie, w lewym dolnym rogu aplikacji.