1. Sprawdź, czy masz dostęp do KSeF
1.1. Jeśli jesteś jednoosobową działalnością (JDG):
Upewnij się, że masz aktywny Profil Zaufany.
Jeśli nie masz - załóż go wcześniej (jest wymagany do uwierzytelnienia do KSeF i połączenia z Scanye).
1.2. Jeśli prowadzisz spółkę:
Sprawdź, kto zgodnie z KRS może reprezentować firmę.
Zdecyduj, kto będzie nadawał uprawnienia do KSeF (np. członek zarządu, wspólnik).
Nadaj uprawnienia osobom, które mają działać w KSeF (np. pracownikowi, księgowej lub biuru rachunkowemu).
W razie potrzeby złóż zawiadomienie ZAW-FA (upoważnienie osoby fizycznej do wystawiania lub dostępu do faktur).
💡 Spółka z o.o. może się uwierzytelnić pieczęcią kwalifikowaną. Jeśli jej nie ma, składa ZAW-FA podpisane przez osobę reprezentującą spółkę i wskazuje np. dyrektora finansowego. Ten, jako osoba wskazana w ZAW-FA, nadaje następnie kolejne uprawnienia (np. księgowym) elektronicznie - w KSeF, bez składania kolejnych ZAW-FA. - Źródło
2. Przygotuj sposób uwierzytelnienia do KSeF
W Scanye możesz połączyć się z KSeF na różne sposoby:
Profil zaufany
Podpis kwalifikowany
Token wygenerowany w KSeF
Certyfikat KSeF (dostępny od stycznia 2026)
3. Połącz Scanye z testowym KSeF (TEST lub DEMO) (do lutego 2026)
Zaloguj się do Scanye.
Kliknij: Połącz konto z KSeF.
Wybierz zakres dat pobierania faktur.
W oknie integracji wybierz środowisko TEST lub DEMO.
Uwierzytelnij się wybraną metodą (PZ / podpis / token).
Dzięki temu:
zobaczysz automatyczne pobieranie faktur co 20 min,
przetestujesz cały obieg dokumentów,
poznasz sposób pracy, zanim pojawi się produkcyjny KSeF.
Pełna instrukcja ➡️ Jak połączyć Scanye z KSeF
4. Wdróż mini proces oznaczania dokumentów zgodnie z KSeF
Po połączeniu z KSeF wszystkie faktury - sprzedażowe, kosztowe, z importu, z maila - trafiają do zakładki Pliki.
Oznaczaj każdą fakturę jednym z trzech statusów:
Do księgowania - chcesz ją ująć w kosztach
Do wyjaśnienia - masz wątpliwości i chcesz skonsultować
Nie księguj - nie powinna trafić w koszty
💡 Warto wiedzieć
Pliki nawet po potwierdzeniu przez księgowego nie znikają z zakładki Pliki.
Księgowy może Potwierdzić faktury, czyli przygotować je do księgowania lub oznaczyć statusem Odrzucono, jeśli np. nie można uwzględnić zakupu w kosztach.
Możesz łatwo dodawać komentarze i opisy.
Pełna instrukcja ➡️ Jak oznaczać pliki zgodnie z KSeF
5. Jeśli chcesz - ustaw automatyczne reguły
Ustaw, żeby faktury wystawione lub dodane przez Ciebie do Scanye były zawsze oznaczane jako Do księgowania.
To oszczędzi czas po starcie KSeF.
Pełna instrukcja ➡️ Automatyczne oznaczanie dokumentów
6. 26 lutego 2026 r. wykonaj finalne połączenie z produkcyjnym KSeF
Po uruchomieniu KSeF 2.0 (produkcji):
Wejdź do Scanye.
Kliknij Połącz z KSeF.
Wybierz środowisko produkcyjne.
Uwierzytelnij się (Profil Zaufany / podpis kwalifikowany / token / certyfikat).
To połączenie jest jednorazowe.
Od tego momentu wszystkie faktury z produkcyjnego KSeF będą pojawiać się w Scanye automatycznie.
💡 Ważne
Od stycznia 2026 pojawi się w Scanye również możliwość połączenia z KSeF przez certyfikat.
Zapisz się na szkolenie
Czujesz, że jednak nie wszystko jest jeszcze jasne? Chcesz, abyśmy pokazali Ci co i jak? Nie ma problemu! Wybierz termin z kalendarza i zapisz się na darmowe szkolenie.
(Opcjonalnie) Jeśli masz pracowników - przekaż im instrukcję
Omów, kto ma oznaczać faktury.
Ustal reguły „Do księgowania” / „Do wyjaśnienia”.
Upewnij się, że wiedzą, gdzie i jak dodawać komentarze.
Po uruchomieniu produkcji - po prostu pracujesz w Scanye
Faktury pobierają się automatycznie co 20 minut (limit KSeF).
Wystawiane w Scanye faktury wysyłasz bezpośrednio do KSeF.
Oznaczasz dokumenty w zakładce Pliki tak jak dotychczas.
Masz pełną historię i wszystkie dokumenty w jednym miejscu.