Wstęp

W Scanye udostępniamy firmom narzędzie, które łączy przedsiębiorstwo z księgową i pracownikami - obieg dokumentów, dzięki któremu przepływ dokumentacji w firmie stanie się uporządkowany i przejrzysty.

Niezależnie od tego, czy już korzystasz ze Scanye, czy dopiero je odkryłeś/aś, to rozwiązanie zostało stworzone z myślą o różnych potrzebach. Dla jednych będzie uzupełnieniem codziennej pracy, dla innych głównym powodem wyboru Scanye. W tym artykule pokażemy, jak wykorzystać możliwości naszego obiegu dokumentów w praktyce.

Co zyskasz wprowadzając obieg dokumentów Scanye w swojej firmie?

Korzystanie z obiegu dokumentów Scanye przynosi wiele korzyści organizacyjnych i operacyjnych. Najważniejsze z nich to:

✔️ Wieloetapowa akceptacja dokumentów z KSeF - bez chodzenia po działach

✔️ Współpraca z księgową i Twoim zespołem - wszystko w jednym miejscu

✔️ Przejrzysta struktura przychodów i kosztów - dzięki kategoryzacji

✔️ Wystawianie i wysyłka faktur do KSeF - bezpośrednio z aplikacji

✔️ Automatyczne pobieranie faktur z KSeF - bez ciągłego logowania do systemów rządowych

✔️ Wygodna praca w terenie - możliwość bieżącego opisywania faktur z KSeF z dowolnego miejsca

Jak przygotować się do korzystania z obiegu dokumentów w Twojej firmie?

Aktywuj konto

Jeśli jesteś już naszym klientem, nie musisz zakładać nowego konta - obieg dokumentów włączysz na swoim dotychczasowym koncie.

Jeśli jeszcze nie posiadasz konta Scanye - pierwszym krokiem by zacząć korzystać z obiegu dokumentów będzie założenie konta.

Jeśli potrzebujesz wesprzeć się instrukcją znajdziesz ją tutaj.

Połącz Scanye z KSeF

W kolejnym kroku połącz Scanye z KSeF, dzięki temu będziesz mieć możliwość sprawnego otrzymywania i wysyłania faktur do KSeF, bez konieczności każdorazowego logowania się do aplikacji rządowych.

1. W pierwszej kolejności sugerujemy zapoznać się z artykułem - Czy masz odpowiednie uprawnienia w KSeF, aby połączyć Scanye? ponieważ może się okazać, że najpierw trzeba będzie nadać odpowiednie uprawnienia.

💡 Spółki posiadające pieczęć elektroniczną oraz JDG

nie muszą nadawać dodatkowych uprawnień.

2. Teraz można przystąpić do łączenia Twojego Scanye z KSeF. Poniżej znajdziesz instrukcje łączenia dla:

➡️ Spółek

➡️ JDG

3. Po prawidłowym połączeniu z KSeF faktury będą automatycznie pobierane co około 2 godziny. Znajdziesz je w zakładce Bufor.

Jak włączyć obieg dokumentów?

Kliknij na swoją nazwę użytkownika a następnie w Ustawienia.
Następnie odszukaj sekcję: Wewnętrzna akceptacja i kategoryzacja faktur.
Kliknij w szary przełącznik. Gotowe! Funkcja obiegu dokumentów została włączona. W menu pojawi się dodatkowa zakładka Zadania.

Jak zacząć korzystać z obiegu dokumentów?

Nadaj uprawnienia do funkcji

Zanim zaczniesz zapraszać pracowników do obiegu dokumentów radzimy zapoznać się z tym jakie uprawnienia możesz im nadać. W Scanye mamy trzy poziomy uprawnień:

Pracownik - domyślnie grupa z najwęższymi uprawnieniami. Tej grupie Admin możne dowolnie nadawać lub odbierać uprawnienia.
Sekretariat - domyślnie grupa z poszerzonymi uprawnieniami względem Pracowników. Tej grupie Admin możne dowolnie nadawać lub odbierać uprawnienia.
Admin - posiada pełną kontrolę nad funkcjami, uprawnieniami, widzi wszystkie dokumenty, jego uprawnienia nie mogą zostać ograniczone.

1. Żeby zobaczyć i ustawić Uprawnienia kliknij na swoją nazwę użytkownika i wybierz opcję Moja firma.

2. Następnie przejdź do karty Uprawnienia.

3. Zaznaczając lub odznaczając pola wyboru ustaw optymalne ustawienia dla grupy Pracowników i Sekretariatu. Gotowe!

Dodaj pracowników

Jako administrator konta możesz zapraszać do współpracy w obiegu dokumentów swoich pracowników, dzięki temu możesz przypisywać im dokumenty do akceptacji czy nadawać dostępy do przeznaczonych dla ich działu dokumentów.

💡 Do jednego adresu e-mail może być przypisany wyłącznie jeden pracownik. Ten sam adres e-mail nie może być również używany dla tego samego pracownika w więcej niż jednej spółce.

1. Żeby dodać pracownika przejdź do zakładki Pulpit, obszar Dodaj pracownika -> Dodaj.

2. Następnie kliknij w opcję Dodaj pracownika.

3. Wpisz dane pracownika, przypisz go do odpowiedniej grupy uprawnień (Pracownik, Sekretariat, Admin), wpisz dział np. Spedycja, Marketing, IT, wpisz służbowy email i kliknij Zapisz.

4. Do pracownika zostanie wysłane zaproszenie, które musi potwierdzić. Wysyłka zaproszenia zostanie potwierdzona komunikatem: Dodano użytkownika, a nowy pracownik pojawi się na liście ze statusem: Oczekujący.

5. Po zaakceptowaniu zaproszenia przez pracownika, jego status zmieni się na Aktywny. Gotowe, teraz możesz współpracować z tym pracownikem w obiegu dokumentów.

Jak korzystać z obiegu dokumentów?

Definiowanie kategorii

Rozpoczynając pracę z obiegiem dokumentów w Scanye, warto zacząć od zdefiniowania kategorii kosztów księgowych. Możesz je odwzorować zgodnie z układem stosowanym w Twojej księgowości - uwzględniając rodzaje kosztów, MPK czy konta księgowe, tak aby były spójne z systemem, z którego korzysta księgowa/y.

Możesz także podejść do tego bardziej projektowo i przypisać kategorie do konkretnych inwestycji lub działań. Na przykład: „Projekt 1 – budowa szeregówek w miejscowości X” czy „Projekt 2 – budowa domu jednorodzinnego w miejscowości Y”. Dzięki temu łatwiej uporządkujesz koszty i zyskasz lepszy wgląd w rentowność poszczególnych projektów.

1. Żeby zdefiniować kategorię kliknij na swoją nazwę użytkownika i wybierz opcję Moja firma.

2. Następnie przejdź do zakładki Kategorie i kliknij przycisk Dodaj kategorię.

3. Nazwij kategorię i zdecyduj czy dotyczy Przychodów, Kosztów czy Przychodów i kosztów. Kliknij zapisz.

4. Teraz należy Dodać wartość kategorii.

5. Podaj nazwę wartości, wybierz dział lub działy które będą miały dostęp do tej kategorii oraz konto księgowe. Kliknij zapisz.

6. Gotowe, kategoria oraz jej wartość zostały zapisane, postępuj analogicznie dodając kolejne kategorie i wartości do nich.

Kategoryzacja dokumentów

Żeby dodać kategorię do dokumentu przejdź do zakładki Bufor, następnie do kolumny Kategorie. Kliknij Dodaj.

2. Pojawi się widok dokumentu w polu Rodzaj kosztu wybierz z listy rozwijanej odpowiedni, analogicznie możesz postąpić z polem MPK.

3. Następnie kliknij Kategoryzuj.

4. Gotowe, dokument został skategoryzowany. Odpowiednie kategorie pokażą się w kolumnie Kategorie.

Wyszukiwanie po kategoriach

Możesz wyszukiwać dokumenty z wybraną kategorią lub kategoriami, dzięki temu łatwo zobaczysz np. ile kosztów generuje dana kategoria.

Żeby wyszukać dokumenty danej kategorii przejdź do zakładki Bufor w górnej cześci strony kliknij w filtr: Kategorie.

2. Wybierz z listy nazwę kategorii jaka Cię interesuje.

3. Kliknij Zatwierdź.

4. Gotowe, dokumenty danej kategorii zostały wyfiltrowane.

Przesyłanie plików

Żeby dodać pliki (dokumenty, faktury) z Twojego dysku kliknij w zielony prostokąt ze znakiem + i wybierz opcję Prześlij pliki.

2. Następnie wybierz folder i pliki które chcesz przesłać i naciśnij Wyślij.

3. Wybierz rodzaj dokumentu: Faktury zakupowe, Faktury sprzedażowe, Zakup i sprzedaż lub Inne dokumenty i kliknij Zapisz.

4. Gotowe, pliki zostaną załadowane do Scanye.

Wystawianie faktur

1. Żeby wystawić fakturę kliknij w zielony prostokąt ze znakiem + i wybierz opcję Wystaw fakturę.

2. Teraz wpisz dane do faktury i kliknij przycisk Zapisz fakturę.

3. Gotowe! Faktura została wystawiona - znajdziesz ją w zakładce Sprzedaż.

💡 Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o wystawianiu faktur zajrzyj tutaj.

Przypisywanie do akceptacji

Jedną z kluczowych funkcji obiegu dokumentów jest możliwość przypisywania akceptacji do konkretnych osób. Może to być zarówno jednorazowe przypisanie, jak i zdefiniowanie stałej reguły, na przykład określenie zestawu osób odpowiedzialnych za akceptację faktur od danego kontrahenta.

1. Żeby przypisać osobę do akceptacji, przejdź do zakładki Bufor i przy fakturze/dokumencie który chcesz przypisać w kolumnie Obieg wewnętrzny kliknij Przypisz do akceptacji.

2. Wyświetli się widok dokumentu, kliknij w pole Reguła a następnie Dodaj regułę.

3. Z listy rozwijanej wybierz odpowiednią osobę.

💡 Jeśli nie pojawia się rozwijana lista oznacza to, że nie zostali dodani pracownicy - przejdź do punku: Dodaj pracownika - tej instrukcji i postępuj zgodnie z wskazówkami.

4. W tym miejscu możesz też dodać warunek Pomiń jeżeli kwota (faktury) jest mniejsza niż wpisana wartość netto.

5. Analogicznie możesz przypisać kolejnych pracowników w hierarchii.

Ważne ❗ Jeśli do akceptacji faktury lub dokumentu dodajesz więcej niż jedną osobę, proces odbywa się hierarchicznie - dokument trafi do kolejnej osoby dopiero po zatwierdzeniu przez poprzednią.

6. Teraz jeśli chcesz możesz:

zaznaczyć opcję by system zapamiętał regułę dla danego kontrahenta - dzięki temu przy kolejnych fakturach od tego dostawcy ścieżka akceptacji zostanie automatycznie przypisana do wybranych osób,
i/lub możesz zapamiętać tę regułę by stosować ją przy innych dokumentach - wtedy nadaj jej nazwę. Na przykład: Do systemu trafia faktura z KSeF, której pozycje wskazują na koszty działu marketingu, możesz utworzyć odpowiednią ścieżkę akceptacji i zapisać ją jako „Faktury Marketing”.
jeśli natomiast chcesz, aby przypisanie było jednorazowe - nie zaznaczaj żadnego z pól.

7. Następnie kliknij Przypisz do akceptacji.

8. Gotowe. Akcja zostanie potwierdzona komunikatem na górze strony. Pierwsza osoba akceptująca otrzyma powiadomienie o nowym dokumencie do akceptacji i z poziomu zakładki Zadania będzie mogła zaakceptować lub odrzucić dany dokument.

Tak wygląda zakładka Zadania u pracowników.

💡 Jeśli chcesz zobaczyć funkcje subkonta pracownika przejdź tutaj.

Statusy akceptacji

Gdy już dany dokument zostanie przypisany do akceptacji, w zakładce Bufor w kolumnie Obieg wewnętrzny pojawią się inicjały osób przypisanych do dokumentu wraz w statusami graficznymi. Dzięki nim w szybki sposób zorientujesz się na jakim etapie jest akceptacja dokumentu.

Występują trzy statusy:

✅ dokument zaakceptowany przez daną osobę

🕔 dokument oczekuje na zaakceptowanie

🕔❗dokument oczekuje na akceptację od dłuższego czasu

Akceptacja dokumentu

🔎 Przypisane dokumenty i faktury do akceptacji

będą pojawiać się w zakładce Zadania.

1. Żeby zaakceptować dokument przejdź do zakładki Zadania.

2. Na liście wyszukaj dokument, który chcesz zaakceptować i kliknij przycisk Akceptuj.

3. Pojawia się widok dokumentu z kilkoma opcjami, możesz dodać:

kategorie do dokumentu
opis do faktury
komentarz do faktury

4. Możesz także zaznaczyć pole na dole strony i zapamiętać te ustawienia dla danego kontrahenta.

5. Jeśli wszytko zostało ustawione poprawnie, kliknij Akceptuj.

6. Gotowe. Dokument został zaakceptowany. Akcja zostanie potwierdzona komunikatem na górze strony, a status dokumentu zmieni się na Ukończone.

Odrzucenie dokumentu

💡 Podczas przeglądania dokumentów przypisanych do akceptacji,

może się zdarzyć, że dokument będzie należało odrzucić -

funkcja ta jest dostępna w widoku akceptacji dokumentu.

1. Żeby odrzucić dokument przejdź do zakładki Zadania.

2. Aby otworzyć dokument, kliknij Akceptuj, po czym w widoku dokumentu po lewej stronie znajdziesz przycisk Odrzuć.

3. Kliknij przycisk Odrzuć.

4. Teraz należy podać powód odrzucenia i kliknąć Odrzuć.

5. Gotowe, dokument został odrzucony, akcja zostanie potwierdzona komunikatem na górze strony.

Historia akceptacji

Możesz w łatwy sposób sprawdzić historię akceptacji każdego dokumentu m. in. kto utworzył dokument, jakie osoby zostały przypisane do akceptacji oraz kto już dokonał akceptacji.

1. Żeby zobaczyć historię akceptacji w widoku dokumentu kliknij w symbol trzech kropek.